एक्सेल की बहुस्तरीय छँटाई आपको श्रेणी के अनुसार अपनी लाइब्रेरी की कल्पना करने में मदद करती है।
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हालांकि एक्सेल की कई विशेषताएं संख्याओं की गणना और चार्टिंग से संबंधित हैं, स्प्रेडशीट प्रोग्राम एक इंटरैक्टिव सूची बनाने के लिए भी अच्छा काम करता है। अपनी होम लाइब्रेरी को कैटलॉग करने के लिए वर्ड के बजाय एक्सेल का उपयोग करके, आप अपने द्वारा दर्ज किए गए किसी भी डेटा के आधार पर अपनी पुस्तकों को सॉर्ट कर सकते हैं, विशिष्ट लेखकों को प्रदर्शित करने के लिए दृश्य को संकीर्ण करें और पृष्ठ स्वरूपण को तोड़े बिना अतिरिक्त जानकारी जोड़ें और लेआउट। शुरू करने के लिए, एक पुस्तक कैटलॉग टेम्प्लेट लोड करें और अपना डेटा दर्ज करना शुरू करें।
चरण 1
एक पुस्तक संग्रह बनाएँ।
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एक्सेल 2013 में "फाइल" और "नया" पर क्लिक करें। "पुस्तक संग्रह" खोजें और "पुस्तक संग्रह सूची" चुनें। यदि आप चाहें, तो आप यहां से अपनी स्वयं की स्प्रैडशीट तैयार कर सकते हैं इसके बजाय स्क्रैच करें, लेकिन टेम्प्लेट का उपयोग करना अधिकांश स्वरूपण और कॉलम डिज़ाइन को स्वचालित करता है, और फिर भी इसके लिए अनुमति देता है अनुकूलन।
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चरण 2
अवांछित कॉलम हटाएं।
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आप जिस डेटा को ट्रैक नहीं करना चाहते हैं उसके ऊपर कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें और कॉलम को हटाने के लिए "हटाएं" चुनें।
चरण 3
कॉलम डालें और नाम बदलें
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अवांछित कॉलमों को चुनकर और टाइप करके, या कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करके और एक नया कॉलम बनाने के लिए "इन्सर्ट" चुनकर अपना खुद का डेटा कॉलम जोड़ें। कैटलॉग श्रेणियां बनाने के लिए जितने चाहें उतने कॉलम हटाएं, नाम बदलें और डालें।
चरण 4
कोशिकाओं को जोड़ें और उनका आकार बदलें।
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स्प्रेडशीट को अपनी पुस्तकों से भरें। आपको प्रत्येक सेल में डेटा दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है -- यदि कुछ पुस्तकों में जानकारी गुम है तो एक्सेल को कोई समस्या नहीं होगी। एक बार जब आप टेम्प्लेट में कमरे से बाहर हो जाते हैं, तो अधिक स्थान जोड़ने के लिए निचले-दाएं कोने में हैंडल को नीचे की ओर खींचें। यदि कोई स्तंभ बहुत संकीर्ण है, तो स्तंभ के शीर्षलेख के बाद बार पर डबल-क्लिक करें ताकि स्तंभ को सबसे लंबे पाठ में फ़िट करने के लिए विस्तृत किया जा सके।
चरण 5
स्तंभ शीर्षक दृश्यमान रखें.
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कॉलम टाइटल के नीचे पहली पंक्ति का चयन करें, "व्यू" टैब खोलें और पेज पर नीचे स्क्रॉल करने पर भी टाइटल को दृश्यमान रखने के लिए विंडो ग्रुप से "फ्रीज पैन" चुनें।
चरण 6
कैटलॉग को क्रमबद्ध करें।
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अपनी पंक्तियों को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए "डेटा" टैब के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग से "क्रमबद्ध करें" चुनें। क्रमित करने के लिए एक स्तंभ चुनें और यदि आप किसी अन्य स्तंभ द्वारा छँटाई को परिशोधित करना चाहते हैं तो "स्तर जोड़ें" पर क्लिक करें। [संदर्भ 4 देखें।] जब आप "ओके" दबाते हैं, तो एक्सेल आपकी पंक्तियों को स्थायी रूप से पुनर्व्यवस्थित करता है - यदि आप ऑर्डर की परवाह करते हैं आपने अपनी पुस्तकों में प्रवेश किया है, पहले से बढ़ती हुई संख्याओं के साथ "ऑर्डर जोड़ा गया" को दर्शाने वाला एक कॉलम बनाएं छँटाई
चरण 7
कैटलॉग को फ़िल्टर करें।
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कैटलॉग को फ़िल्टर करने के लिए कॉलम शीर्षक के तीर पर क्लिक करें। कॉलम से एक या अधिक आइटम जांचें और उन सभी प्रविष्टियों को छिपाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें जो चुने हुए आइटम से मेल नहीं खाती हैं। फ़िल्टरिंग आपके डेटा को स्थायी रूप से परिवर्तित नहीं करता -- फ़िल्टर को फिर से खोलें और संपूर्ण स्प्रेडशीट को फिर से प्रदर्शित करने के लिए "फ़िल्टर साफ़ करें" चुनें।
चरण 8
नई चादरें जोड़ें।
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यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ें, जैसे कि अपने कैटलॉग को "फिक्शन" और "नॉन-फिक्शन" स्प्रेडशीट में विभाजित करना। वर्तमान पत्रक के टैब पर राइट-क्लिक करें, "सम्मिलित करें" चुनें और दूसरा पृष्ठ जोड़ने के लिए पुस्तक संग्रह टेम्पलेट चुनें। किसी पृष्ठ का नाम बदलने के लिए, टैब के शीर्षक पर डबल-क्लिक करें।
टिप
सैकड़ों या हजारों पुस्तकें जोड़ते समय, प्रत्येक पुस्तक के ISBN को ऑनलाइन खोजने और कॉपी करने के लिए खोज कर समय बचाएं प्रत्येक पुस्तक में कॉपीराइट पृष्ठ के माध्यम से खुदाई करने और जानकारी टाइप करने के बजाय एक्सेल में पुस्तक का डेटा हाथ।
एक हैंडहेल्ड यूएसबी बारकोड स्कैनर प्रत्येक पुस्तक के आईएसबीएन को आपके कंप्यूटर पर आयात करके प्रक्रिया को और स्वचालित कर सकता है।
चेतावनी
यदि आपको अपनी पुस्तकों से संबंधित डेटा के कई संबंधित सेटों की तुलना करने की आवश्यकता है, जैसे कि यदि आप कोई स्टोर चलाते हैं और एक रखना चाहते हैं ग्राहकों का डेटाबेस, पुस्तकों की बिक्री और ख़रीदी, अपने को बेहतर ढंग से व्यवस्थित और ट्रैक करने के लिए एक्सेल के बजाय एक्सेस का उपयोग करने पर विचार करें सूची
