डेटाबेस को कभी-कभी भौगोलिक जानकारी के अनुसार संग्रहीत किया जाता है।
टेक्सास स्टेट लाइब्रेरी के अनुसार, एक अव्यवस्थित फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली रखना आपदा के लिए एक नुस्खा है। जब आपको इसकी तत्काल आवश्यकता हो तो जानकारी प्राप्त करना कठिन होता है। निर्णय लेने के उद्देश्यों के लिए ऐसी असंगठित प्रणाली के भीतर सूचनाओं को व्यवस्थित और हेरफेर करना भी काफी असंभव है। किसी भी संगठन के लिए एक कुशल फाइलिंग सिस्टम अनिवार्य है जो अपने कब्जे में जानकारी से लाभ प्राप्त करने की अपेक्षा करता है। भौगोलिक फाइलिंग प्रणाली उपयुक्त है जहां भौगोलिक स्थिति सूचना का सबसे महत्वपूर्ण घटक है।
सुविधा
किसी विशिष्ट स्थान से संबंधित भौगोलिक रिकॉर्ड एक साथ संग्रहीत किए जाते हैं। यह त्वरित निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करता है क्योंकि समीक्षाधीन जानकारी केवल एक विशिष्ट भौगोलिक क्षेत्र से संबंधित है। भौगोलिक क्षेत्रों को इकाइयों या इकाइयों के समूहों के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। भौगोलिक फाइलिंग अभिलेखों को केवल एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करके उन्हें आसानी से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है।
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विश्लेषण लाभ
भौगोलिक फाइलिंग डेटा मदों की आसान तुलना की अनुमति देकर विश्लेषण की प्रक्रिया में सहायता करती है। उदाहरण के लिए, भवन के नाम और स्थान के अनुसार दर्ज किए गए अभिलेखों का विश्लेषण किसी विशेष भवन के रखरखाव रिकॉर्ड की पहचान करने में मदद कर सकता है।
जटिलता नुकसान
कई पहचानकर्ताओं का उपयोग करके संदर्भ की आवश्यकता के कारण भौगोलिक डेटा को संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने की प्रक्रिया समय लेने वाली है। उदाहरण के लिए, किसी विशेष भवन का पता लगाने के लिए किसी विशेष राज्य, शहर, सड़क और अंत में भवन के नाम के संदर्भ की आवश्यकता होगी। कुछ देशों में अनुरक्षित अभिलेख उनकी भाषा में लिखे जाते हैं। उदाहरण के लिए, इटली में फ्लोरेंस शहर इतालवी अभिलेखों में "फिरेंज़े" है। गैर-इतालवी उपयोगकर्ताओं को जानकारी को समझने में सक्षम बनाने के लिए अन्य भाषा के लिए क्रॉस संदर्भ इसलिए आवश्यक हो जाता है।
सूचकांक आवश्यकता नुकसान
अभिलेखों को समझने के लिए आपको भौगोलिक क्षेत्र से पर्याप्त रूप से परिचित होना चाहिए। उन्हें शीघ्रता से खोजने के लिए, आपको एक वर्णानुक्रमिक अनुक्रमणिका का उपयोग करने की आवश्यकता है। किसी रिकॉर्ड को संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने की प्रक्रिया के लिए दो क्रियाओं की आवश्यकता होती है: फ़ाइल के स्थान के लिए अनुक्रमणिका की जाँच करें, और अन्य जानकारी के बीच इसकी खोज करें।
