अपने इनबॉक्स को कैसे साफ़ करें और अव्यवस्था को कैसे दूर रखें

क्या आपका इनबॉक्स पुराने कार्य ईमेल से दबा हुआ है? क्या यह आपके द्वारा एक ही बार में खरीदी गई यादृच्छिक दुकानों से जंक मेल से भरा हुआ है? तो फिर निश्चित रूप से वसंत ऋतु में इसे साफ करने का समय आ गया है।

यदि आपके इनबॉक्स को गहन डिजिटल अव्यवस्था की आवश्यकता है, लेकिन आपको पता नहीं है कि कहां से शुरू करें, तो यह आपके लिए मार्गदर्शिका है। पढ़ते रहें और हम इसे अधिक प्रभावी ढंग से कैसे साफ़ करें और अवांछित मेल को आपके इनबॉक्स को फिर से अवरुद्ध होने से कैसे रोकें, इस पर सुझाव देंगे।

आगे बढ़ें और उन जंक ईमेल को बड़े पैमाने पर हटाएं

अव्यवस्था को कम करने का सबसे तेज़ तरीका (और ईमानदारी से कहें तो शायद सबसे संतोषजनक), बहुत सारे ईमेल को बड़े पैमाने पर हटाना है। और वाक्यांश "मास डिलीट" को मूर्ख मत बनने दीजिए: आप एक साथ ढेर सारे ईमेल हटा सकते हैं और फिर भी इसे विशिष्ट प्रकार के ईमेल पर लक्षित रख सकते हैं। बड़े पैमाने पर डिलीट करने का हमेशा यह मतलब नहीं होता कि आप बड़ी संख्या में ईमेल को बेतरतीब ढंग से हटा रहे हैं। (

सामान्यतया, यदि आप अपने बड़े पैमाने पर विलोपन के लिए एक विशिष्ट प्रकार के अवांछित ईमेल को लक्षित करना चाहते हैं (जैसे कि आपके पसंदीदा स्टोर से पुराने प्रचार ईमेल), तो आप आमतौर पर बस उसे खोज सकते हैं अपने इनबॉक्स के खोज बार के माध्यम से स्टोर का नाम या ईमेल पता, खोज परिणाम पृष्ठ से अपने मानदंडों से मेल खाने वाले सभी ईमेल का चयन करें, और फिर अपने ईमेल क्लाइंट के डिलीट या ट्रैश बटन को दबाएं। आपके द्वारा चुने गए ईमेल को ट्रैश में भेजा जा सकता है जहां वे एक निर्धारित समय के लिए रहेंगे और उसके बाद स्वचालित रूप से स्थायी रूप से हटा दिए जाएंगे। या आप स्थायी विलोपन प्रक्रिया को तेज़ करने के लिए स्वयं ही कचरा खाली कर सकते हैं।

यदि आपने सभी ईमेल को स्थायी रूप से बड़े पैमाने पर हटा दिया है, जिनसे छुटकारा पाना आपके लिए आसान है और आपका इनबॉक्स अभी भी अव्यवस्थित है, तो हमारी अगली युक्ति आपके लिए है।

उन ईमेल को संग्रहीत करें जिन्हें आपको अभी भी रखना है

कभी-कभी आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित हो जाता है, लेकिन इसमें वे सभी ईमेल होते हैं जिन्हें आपको अपने पास रखना होता है या किसी कारण से आप इसे छोड़ना सहन नहीं कर पाते हैं। (वह ठीक है। कोई निर्णय नहीं।) इस मामले में, यह ईमेल को हटाने के बारे में कम है और उन्हें आपके प्राथमिक इनबॉक्स से बाहर और दृष्टि से बाहर-लेकिन-फिर भी-सुरक्षित-और-सुलभ संग्रह में ले जाने के बारे में अधिक है। इस तरह, आप अपने इनबॉक्स में ईमेल की संख्या कम कर सकते हैं और जरूरत पड़ने पर संग्रहीत ईमेल तक पहुंचने में सक्षम हो सकते हैं।

इसका एक बड़ा उदाहरण जीमेल का आर्काइव फीचर है, जो आपको अलग-अलग संदेशों को संग्रहित करने, उनमें से एक समूह को सामूहिक रूप से संग्रहित करने या यदि आप चाहें तो उन्हें वापस अपने इनबॉक्स में भी ले जाएँ. जब आप जीमेल में संदेशों को संग्रहित करते हैं, तो वे ऑल मेल पर जाते हैं। यदि आप इन्हें खोजते हैं तो ये संदेश अभी भी खोज परिणामों में दिखाई देंगे। जीमेल में, केवल संदेश पर माउस ले जाकर और पर क्लिक करके संग्रह किया जा सकता है पुरालेख जो आइकन दिखाई देता है. यह आइकन एक 3डी बॉक्स जैसा दिखता है जिसके बीच में नीचे की ओर एक तीर है। आउटलुक में एक आर्काइव फीचर भी है।

कैलेंडर सूचनाएं: पुरानी सूचनाएं हटाएं और आने वाली सूचनाएं बेहतर ढंग से प्रबंधित करें

यदि आप एक कैलेंडर ऐप का उपयोग करते हैं जो आपके ईमेल पते से जुड़ा हुआ है, तो संभवतः आपको अपनी सभी निर्धारित बैठकों और कार्यक्रमों के लिए ईमेल सूचनाएं प्राप्त होंगी। हालाँकि ये सूचनाएं उपयोगी अनुस्मारक हो सकती हैं जो आपको अपनी प्रतिबद्धताओं के शीर्ष पर रखती हैं, लेकिन वे घटनाएँ समाप्त होने के बाद जल्दी ही अपनी उपयोगिता खो देती हैं और अव्यवस्था बन जाती हैं। इसलिए जब आपको उनकी आवश्यकता न रह जाए तो उन्हें हटा देना महत्वपूर्ण है। और यदि आप अभी तक उन्हें हटा नहीं रहे हैं, तो अब उन्हें बड़े पैमाने पर हटाने का अच्छा समय है।

लेकिन क्या होगा यदि आपको वास्तव में इन ईमेल सूचनाओं की आवश्यकता नहीं है? आप उन ईमेल सूचनाओं को भेजे जाने से बिल्कुल भी रोकने में सक्षम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप Google कैलेंडर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप किसी विशेष ईवेंट के लिए अधिसूचना सेटिंग्स को संपादित कर सकते हैं, जिसमें इसके लिए ईमेल सूचनाएं हटाना भी शामिल है। आप ईमेल अलर्ट को किसी भिन्न प्रकार के अनुस्मारक जैसे डेस्कटॉप या फ़ोन अधिसूचना से भी बदल सकते हैं। इस तरह, आपको अभी भी अपनी आगामी घटनाओं की याद दिलाई जा सकती है, लेकिन अनावश्यक ईमेल के बिना।

उन ईमेल सूचियों से सदस्यता समाप्त करें

यह टिप रोकथाम के बारे में अधिक है, जो आपके इनबॉक्स को साफ़ रखने (और प्रबंधित करने में आसान) के लिए महत्वपूर्ण है, जब आपने पहली बार में इसे साफ़ करने की सारी कड़ी मेहनत कर ली हो। आपका इनबॉक्स संभवतः प्रचारात्मक ईमेल और उन कंपनियों और संगठनों की ईमेल सूचियों के संदेशों से भरा हुआ है जिनके साथ आप शायद अब अधिक बातचीत नहीं करते हैं। अब उनसे सदस्यता समाप्त करने का समय आ गया है। कई मामलों में, उनसे सदस्यता समाप्त करने की कुंजी स्वयं आपत्तिजनक ईमेल में निहित है: संदेश के नीचे एक छोटा सा सदस्यता समाप्त लिंक। इसलिए इसे खोलने से पहले सुनिश्चित करें कि ईमेल वैध है (मैलवेयर और घोटालों से सावधान रहें)। यदि ऐसा करना सुरक्षित है, तो संदेश खोलें और उसके नीचे तक स्क्रॉल करें और खोजें सदस्यता रद्द बटन या टेक्स्ट लिंक. उस लिंक पर क्लिक करें. अधिकांश मामलों में आपको इससे अधिक कुछ नहीं करना चाहिए।

जीमेल इस प्रकार के ईमेल के लिए अपना स्वयं का सदस्यता समाप्त बटन भी प्रदान करता है (हमेशा नहीं, लेकिन अधिकांश समय)। इसका उपयोग करने के लिए, बस उन ईमेल सूचियों में से एक संदेश खोलें और संदेश के ऊपर प्रेषक का ईमेल देखें। जीमेल का सदस्यता रद्द बटन प्रेषक के ईमेल पते के दाईं ओर होना चाहिए।

अवांछित प्रेषकों को ब्लॉक करें

एक और इनबॉक्स अव्यवस्था निवारण युक्ति: हर किसी को आप तक पहुंच की आवश्यकता नहीं है। यदि आप व्यक्तियों को आपको ईमेल भेजने से रोकना चाहते हैं, तो ऐसा करने के लिए अपने ईमेल क्लाइंट की ब्लॉकिंग सुविधा का उपयोग करें। आप आमतौर पर इसे कुछ ही क्लिक में पूरा कर सकते हैं।

यहां एक और जीमेल उदाहरण दिया गया है किसी अवांछित प्रेषक के ईमेल को कैसे ब्लॉक करें: जिस प्रेषक को आप ब्लॉक करना चाहते हैं उसका संदेश खोलें, और संदेश के दाईं ओर लंबवत तीन-बिंदु वाले आइकन पर क्लिक करें। पॉप अप होने वाले मेनू से चुनें [प्रेषक का नाम] ब्लॉक करें. अवरुद्ध प्रेषकों के संदेश आमतौर पर स्पैम पर भेजे जाएंगे।

जिन ईमेल को आप रखना चाहते हैं उन्हें व्यवस्थित करने के लिए फ़िल्टर बनाएं

आप फ़िल्टर का उपयोग करके अपने आने वाले ईमेल को बेहतर ढंग से प्रबंधित भी कर सकते हैं। प्रत्येक संदेश को अपने इनबॉक्स में आने देने के बजाय, आप ऐसे फ़िल्टर बना सकते हैं जो आपके लिए इन संदेशों को स्वचालित रूप से हटा देंगे या संग्रहीत कर देंगे। इस तरह आप बिना ज्यादा कुछ किए अपना इनबॉक्स साफ़ रख सकते हैं।

जीमेल में आप इसके सर्च बॉक्स के जरिए एक फिल्टर बना सकते हैं। बस पर क्लिक करें खोज विकल्प दिखाएँ खोज बॉक्स के भीतर आइकन. यह आइकन एक दूसरे के ऊपर रखे गए तीन टॉगल जैसा दिखता है। दिखाई देने वाले फॉर्म में, अपना खोज मानदंड दर्ज करें और क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं. संकेत मिलने पर, आपके खोज मानदंड से मेल खाने वाला ईमेल प्राप्त होने पर आप जीमेल से जो कार्रवाई करवाना चाहते हैं उसके बगल में स्थित बॉक्स पर टिक करें। फिर क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं बटन। इस पद्धति का उपयोग करके, आप जीमेल को आपके सूचीबद्ध मानदंडों से मेल खाने वाले आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने या संग्रहीत करने के लिए कह सकते हैं।

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