इन वर्षों में, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक केवल एक ईमेल एप्लिकेशन से एक मजबूत व्यक्तिगत उत्पादकता सॉफ्टवेयर पैकेज में विकसित हुआ है। जबकि यह ईमेल भेजने और प्राप्त करने, कैलेंडर प्रबंधित करने और संपर्कों को प्रबंधित करने के लिए सबसे अच्छी तरह से जाना जाता है। हालांकि, आउटलुक में शामिल कम-ज्ञात अनुप्रयोगों में से एक, जर्नल, आपको यह ट्रैक करने में मदद कर सकता है कि आप परियोजनाओं पर कितना समय व्यतीत करते हैं ताकि आप अधिक उत्पादक बन सकें।
चरण 1
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2007 खोलें। स्क्रीन के नीचे बाईं ओर, आपको एक आइकन दिखाई देना चाहिए जो एक हरे रंग की नोटबुक जैसा दिखता है, जिस पर एक घड़ी के साथ एक चिपचिपा नोट, एक फ़ोल्डर और एक शॉर्टकट तीर जैसा आइकन दिखाई देता है। यदि आपको यह आइकन दिखाई नहीं देता है, तो बटन कॉन्फ़िगर करने के लिए आइकन के आगे नीचे तीर पर क्लिक करें और बटन जोड़ें या निकालें पर क्लिक करें | जर्नल।
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चरण 2
एप्लिकेशन को खोलने के लिए जर्नल आइकन पर क्लिक करें। जब आप पहली बार जर्नल खोलते हैं, तो आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप जर्नल को चालू करना चाहते हैं। हाँ क्लिक करें। एक अन्य स्क्रीन आपसे पूछती हुई दिखाई देगी कि आप अपने जर्नल के साथ कौन से आइटम, फ़ाइलें और संपर्क रिकॉर्ड करना चाहते हैं। ये चयन करें और ओके पर क्लिक करें।
चरण 3
नई जर्नल प्रविष्टि शुरू करने के लिए आउटलुक के शीर्ष पर स्थित न्यू बटन पर क्लिक करें। आउटलुक की पत्रिका स्वचालित रूप से आपके द्वारा चुनी गई फ़ाइल प्रकार बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी भी एप्लिकेशन को ट्रैक करती है जब आप अपना जर्नल सेट करते हैं। इन अनुप्रयोगों का उपयोग करते समय, आपको जर्नल प्रविष्टि बनाने की आवश्यकता नहीं होती है; यह आपके लिए किया गया है।
चरण 4
फ़ोन कॉल या मीटिंग जैसी किसी चीज़ को ट्रैक करते समय एक नई जर्नल प्रविष्टि खोलें। समय पर नज़र रखने के लिए टाइमर मेनू पर, "स्टार्ट टाइमर" पर क्लिक करें। ठहराव समय आपको ट्रैकिंग को होल्ड पर रखने की अनुमति देगा।
चरण 5
अपनी जर्नल प्रविष्टियों में कोई भी परिवर्तन सहेजें।
टिप
प्रोजेक्ट्स या फ़ोन कॉल्स पर खर्च किए गए समय को ट्रैक करना आपके क्लाइंट्स को इनवॉइस करने का एक सही तरीका है।
जर्नल विभिन्न प्रकार की आवश्यकताओं के लिए दस्तावेज़ीकरण प्रदान करने का एक उत्कृष्ट तरीका हो सकता है।
जर्नल का प्रभावी ढंग से उपयोग करने से आपको यह देखने में मदद मिल सकती है कि क्या आप कुछ परियोजनाओं या कार्यों पर बहुत अधिक समय या बहुत कम खर्च कर रहे हैं।
