अंतर्वस्तु
- चरण 1: अपना डेटा तैयार करें
- चरण 2: एक अनुशंसा आज़माएँ
- चरण 3: अपनी पिवट तालिका को अनुकूलित करें
- चरण 4: शुरुआत से अपनी खुद की पिवट टेबल बनाएं
- चरण 5: कुछ सीखने में निवेश करें
शुरू करने से पहले, पिवट टेबल वास्तव में किसके लिए अच्छे हैं? सीधे शब्दों में कहें तो, पिवट टेबल आपको एक ही डेटा को अलग-अलग तरीकों से और अलग-अलग कोणों से देखने देती है, जिससे गहन विश्लेषण करना और महत्वपूर्ण रुझानों को पहचानना आसान हो जाता है। उदाहरण के लिए, जब आप बिक्री परिणामों का मूल्यांकन कर रहे हों, तो हो सकता है कि आप किसी व्यक्तिगत व्यक्ति, किसी विशिष्ट उत्पाद या किसी विशिष्ट समय-सीमा को देखना चाहें। पिवट टेबल के साथ, आप जानकारी का एक पूल बना सकते हैं और फिर आसानी से अपना ध्यान एक चीज़ से दूसरी चीज़ पर बदल सकते हैं - एक ऐसा विश्लेषण जिसे मैन्युअल रूप से करना कठिन होगा।
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ध्यान दें कि आपको इसकी आवश्यकता होगी एक्सेल 2016 का पूर्ण संस्करण पिवट तालिकाओं का उपयोग करने के लिए. यूनिवर्सल विंडोज़ प्लेटफ़ॉर्म (UWP) एक्सेल का विंडोज़ 10 संस्करण इसमें वह और कई अन्य शामिल नहीं हैं उन्नत एक्सेल सुविधाएँ. अंत में, यदि आप नई एक्सेल सुविधाओं को आज़माना चाहते हैं, तो इसमें शामिल हों ऑफिस इनसाइडर कार्यक्रम और शायद नए पिवट टेबल फ़ंक्शन का अनुभव करने वाले पहले व्यक्ति बनें।
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चरण 1: अपना डेटा तैयार करें
एक्सेल पिवट टेबल का उपयोग करने में शायद सबसे महत्वपूर्ण कदम अपने डेटा को सावधानीपूर्वक व्यवस्थित करना है। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका उपयोग करना है एक्सेल टेबल, जो आपको ऐसी पंक्तियाँ जोड़ने देता है जो जब भी आप रीफ्रेश दबाएँगे तो आपकी पिवट तालिका में शामिल हो जाएँगी। लेकिन कम से कम, आप चाहते हैं कि आपका डेटा जानकारीपूर्ण कॉलम हेडर और कॉलम के भीतर सुसंगत डेटा के साथ सारणीबद्ध रूप में हो।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपनी कंपनी के लिए बिक्री जानकारी का विश्लेषण करना चाहते हैं। आपके पास छह विक्रेता हैं जो कई क्षेत्रों में तीन उत्पाद बेचते हैं। आपके उत्पाद प्रत्येक ग्राहक के लिए तैयार किए गए हैं और इसलिए कीमतें अलग-अलग होती हैं। यहां काल्पनिक जानकारी के साथ एक नमूना तालिका दी गई है, जिससे आपको पता चल जाएगा कि पिवट तालिका को ध्यान में रखते हुए डेटा को कैसे व्यवस्थित किया जा सकता है।
तालिका केवल पहले डेटा दर्ज करके, फिर संपूर्ण श्रेणी का चयन करके और फिर सम्मिलित करें > तालिका पर जाकर बनाई गई थी। दोबारा, आपको यह कदम उठाने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन यदि आप बाद में डेटा की अधिक पंक्तियाँ जोड़ना चाहते हैं और अपनी पिवट तालिका को अपडेट करना आसान बनाना चाहते हैं तो इसकी अनुशंसा की जाती है।
मार्क कोपॉक/डिजिटल ट्रेंड्स
चरण 2: एक अनुशंसा आज़माएँ
एक्सेल डेटा के साथ काम करना आसान बनाने के लिए बेहतरीन तरकीबों से भरा है, और जब भी संभव होगा यह अनुमान लगाने की कोशिश करेगा कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं और फिर स्वचालित रूप से कुछ कदम उठाएंगे। इस सहायक प्रकृति को यहां अनुशंसित पिवोटटेबल्स टूल द्वारा प्रदर्शित किया गया है, जो आपके डेटा पर एक नज़र डालता है और चीजों का विश्लेषण और प्रस्तुत करने के तरीके पर कुछ तार्किक विकल्प प्रदान करता है।
अनुशंसित पिवट तालिका का उपयोग करने के लिए, बस सम्मिलित करें > अनुशंसित पिवोटटेबल्स पर जाएं। एक्सेल आपके विचार के लिए कुछ विकल्प प्रस्तुत करेगा। हमारे उदाहरण में, एक्सेल 10 अलग-अलग पिवट टेबल बनाने की पेशकश करता है जो हमारे बिक्री डेटा पर कई अलग-अलग कोणों पर नज़र डालते हैं। ध्यान दें कि आप अपने कॉलम को कैसे लेबल करते हैं, यह मायने रखता है; एक्सेल इन हेडर को पढ़ता है और ऐसी सिफारिशें पेश करता है जो सबसे ज्यादा मायने रखती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप बिक्री मूल्यों को देखना चाहते हैं, तो "लागत" शब्द का उपयोग न करें क्योंकि एक्सेल अपनी अनुशंसा को उसी के आधार पर बनाएगा।
एक अनुशंसा है "ग्राहक द्वारा कुल बिक्री का योग।" यदि हम वह विकल्प चुनते हैं, तो एक्सेल पिवट टेबल बनाने के लिए आगे बढ़ेगा।
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ध्यान दें कि पिवट तालिका केवल वही डेटा प्रदर्शित कर रही है जो हमारे वर्तमान विश्लेषण के लिए प्रासंगिक है। दाईं ओर, आपको वे मानदंड मिलेंगे जिनका उपयोग Excel ने PivotTable फ़ील्ड्स संवाद में इसे बनाने के लिए किया था। हम अनुकूलन पर अगले अनुभाग में इनमें से प्रत्येक फ़ील्ड का क्या अर्थ है, इसे कवर करेंगे।
चरण 3: अपनी पिवट तालिका को अनुकूलित करें
इस संवाद में प्रत्येक आइटम यह निर्धारित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि आपकी पिवट तालिका कैसे काम करेगी। इस संवाद के स्वरूप को आपके लिए सबसे अच्छा काम करने वाले में बदलने के लिए कॉन्फ़िगरेशन कॉग पर क्लिक करें।
फ़ील्ड चयन
यहां, आप चुन रहे हैं कि आपकी पिवट तालिका में कौन से कॉलम शामिल किए जाएं। वह डेटा पिवट तालिका में कैसे पॉप्युलेट होगा यह उस डेटा के प्रकार से निर्धारित होता है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है - एक्सेल आपके लिए यह तय करेगा कि आपको अपनी पिवट टेबल में एक कॉलम जोड़ना है या फ़ील्ड का डेटा उसके भीतर जोड़ना है मेज़। उदाहरण के लिए, यदि आप "आइटम" चुनते हैं, तो एक्सेल मानता है कि आप प्रत्येक ग्राहक के लिए आइटम की संख्या जोड़ना चाहते हैं।
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दूसरी ओर, यदि आप "तिथि" चुनते हैं, तो एक्सेल डेटा को तालिका में रखता है और बिक्री को उनके घटित होने के समय के अनुसार व्यवस्थित करता है।
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जैसा कि आप अपनी स्वयं की पिवट तालिकाओं पर काम कर रहे हैं, आप यह देखने के लिए प्रयोग कर सकते हैं कि फ़ील्ड जोड़ने और हटाने से प्रदर्शित डेटा पर क्या प्रभाव पड़ता है। आप पाएंगे कि एक्सेल सार्थक चयन करने का बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन अगर एक्सेल के विकल्प मायने नहीं रखते हैं तो आप चीजों को बदल भी सकते हैं।
फिल्टर
यदि आप दिखाए जाने वाले डेटा को सीमित करना चाहते हैं तो फ़ील्ड चयन सूची से आइटम को "फ़िल्टर" अनुभाग में खींचें। उदाहरण के लिए, यदि आप "ग्राहक" को "फ़िल्टर" अनुभाग में खींचते हैं, तो आप आसानी से केवल एक या चुनिंदा ग्राहकों का डेटा दिखा सकते हैं।
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कॉलम
फ़ील्ड को "कॉलम" अनुभाग में खींचकर, आप अपने डेटा की रिपोर्ट करने के तरीके का विस्तार कर सकते हैं। दोबारा, जब आप किसी फ़ील्ड को इस अनुभाग में खींचते हैं, तो एक्सेल यह पता लगाने का प्रयास करेगा कि आप डेटा को कैसे प्रस्तुत करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "दिनांक" को "कॉलम" अनुभाग में खींचते हैं, तो एक्सेल सबसे तार्किक समय सीमा के लिए बिक्री को संक्षेप में प्रदर्शित करेगा, जो इस मामले में प्रति माह है। यह मददगार होगा यदि आपकी प्राथमिक चिंता यह है कि ग्राहक खरीद पैटर्न पर नजर रखते हुए मासिक आधार पर कितना बेचा गया।
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पंक्तियों
इसी तरह, आप विभिन्न डेटा को पिवट तालिका पंक्तियों में एम्बेड करने के लिए फ़ील्ड को "पंक्तियाँ" अनुभाग में खींच सकते हैं। दोबारा, यदि हम "तिथि" को "पंक्तियों" अनुभाग में खींचते हैं, तो एक्सेल प्रति माह ग्राहक द्वारा बिक्री को तोड़ देगा, लेकिन डेटा को ग्राहक द्वारा सारांशित किया जाएगा, न कि पिछले उदाहरण की तरह। इस मामले में, आप अधिकतर इस बात को लेकर चिंतित रहते हैं कि आपने प्रत्येक ग्राहक को कितना बेचा, लेकिन आप किसी भी समय-आधारित रुझान को भी देखना चाहते हैं।
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मान
अंत में, "मान" अनुभाग यह निर्धारित करता है कि आप अपने डेटा का विश्लेषण कैसे कर रहे हैं। अब तक के हमारे सभी उदाहरणों में, हम कुल बिक्री को देख रहे हैं। यदि आप इस अनुभाग में नीचे तीर कुंजी पर क्लिक करते हैं, तो आप एक अलग संख्यात्मक गणना देखने के लिए अपनी मान फ़ील्ड सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
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उदाहरण के लिए, मान लें कि आप कुल बिक्री के बजाय बिक्री औसत देखना चाहते हैं। आप बस मूल्य फ़ील्ड सेटिंग्स संवाद में "औसत" का चयन करेंगे। आप संख्या प्रारूप भी सेट कर सकते हैं ताकि परिणाम सबसे अधिक समझ में आएं।
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अब, ग्राहक द्वारा कुल बिक्री पर विचार करने और फिर कुल योग की गणना करने के बजाय, हम कंपनी द्वारा औसत बिक्री और फिर कंपनी भर में औसत बिक्री देख रहे हैं। उदाहरण के लिए, यह मूल्यांकन करने में सहायक होगा कि कौन से ग्राहक बिक्री में औसत से ऊपर या नीचे हैं, और इसलिए कौन सबसे अधिक (या सबसे कम) ध्यान देने योग्य है। हमारे उदाहरण में, शायद एक्मे इंजीनियरिंग और जोन्स रूफिंग दूसरों की तरह बिक्री पर उतना ध्यान नहीं देते।
स्पष्ट रूप से, पिवट टेबल आपके डेटा को काटना और काटना आसान बनाने के लिए कई विकल्प प्रदान करते हैं। पिवट तालिकाओं का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की तरकीब यह है कि विकल्पों को लागू करना शुरू करने से पहले यह तय कर लें कि आप वास्तव में क्या देखना चाहते हैं। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका डेटा इस बात से मेल खाता है कि आपने अपनी तालिका कैसे बनाई है और आपने अपने हेडर को कैसे नाम दिया है। आप चीजों को स्थापित करने में जितना अधिक सावधान रहेंगे, आपकी पिवट टेबलें उतनी ही अधिक प्रभावी होंगी।
चरण 4: शुरुआत से अपनी खुद की पिवट टेबल बनाएं
एक बार जब आप पिवट टेबल सुविधा के साथ काम कर लेते हैं और यह समझ लेते हैं कि विभिन्न विकल्प आपके डेटा को कैसे प्रभावित करते हैं, तो आप स्क्रैच से पिवट टेबल बनाना शुरू कर सकते हैं। यह प्रक्रिया किसी अनुशंसा का उपयोग करने के समान है, केवल आप सम्मिलित करें > पिवोटटेबल पर जाएं और फिर अपने पहले चरण के रूप में मैन्युअल रूप से अपना डेटा चुनें।
हमारे मामले में, इसका मतलब तालिका 1 का चयन करना है, लेकिन हम डेटा की एक श्रृंखला का चयन भी कर सकते हैं या बाहरी डेटा स्रोत से खींच सकते हैं। हम यह भी तय कर सकते हैं कि क्या हम एक नई वर्कशीट बनाना चाहते हैं या मौजूदा वर्कशीट पर एक निश्चित स्थान पर अपने डेटा के बगल में पिवट टेबल रखना चाहते हैं।
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एक बार जब हम अपना चयन कर लेते हैं, तो हमें एक रिक्त पिवट तालिका और हमारा पिवोटटेबल फ़ील्ड संवाद प्रस्तुत किया जाता है।
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अपनी स्वयं की पिवट तालिका बनाना फ़ील्ड का चयन करना और यह निर्धारित करना मात्र एक साधारण मामला है कि हम डेटा की गणना और प्रदर्शन कैसे करना चाहते हैं। मान लीजिए कि हम यह देखना चाहते हैं कि साल भर की कुल बिक्री के साथ, बिक्रीकर्मियों ने प्रति माह कैसा प्रदर्शन किया। हम "विक्रेता," "तिथि," और "कुल बिक्री" फ़ील्ड का चयन करेंगे, "विक्रेता" फ़ील्ड को "फ़िल्टर" अनुभाग में खींचें, और मुद्रा के रूप में प्रदर्शित करने के लिए मानों को कॉन्फ़िगर करें। एक्सेल स्वचालित रूप से प्रासंगिक दिनांक आइटम को "पंक्तियों" अनुभाग में जोड़ता है और मानता है कि हम रकम देखना चाहते हैं।
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डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल सभी सेल्सपर्सन का सारा डेटा दिखाएगा। हम केवल उसका डेटा देखने के लिए किसी एक विक्रेता का चयन भी कर सकते हैं। इस मामले में, हम देखते हैं कि जूडी फ्रेंच की बिक्री केवल तीन महीनों में हुई, भले ही उसकी कुल बिक्री महत्वपूर्ण थी। इसका मतलब यह हो सकता है कि उसकी बिक्री प्रक्रिया लंबी थी क्योंकि वह मछलियों के बजाय व्हेल के पीछे जा रही थी - एक मूल्यवान निष्कर्ष, यदि सटीक हो। शायद जूडी को अपनी बिक्री अधिक तेजी से बंद करने में मदद करने के लिए एक सहायक में निवेश करना एक अच्छा विचार होगा।
मार्क कोपॉक/डिजिटल ट्रेंड्स
चरण 5: कुछ सीखने में निवेश करें
अगर आप पाना चाहते हैं वास्तव में एक्सेल पिवट टेबल का उपयोग करने में अच्छा, यह विभिन्न डेटा प्रकारों का उपयोग कैसे करता है, इसके बारे में थोड़ा और जानने में कुछ समय निवेश करें। Microsoft अपने स्वयं के प्रशिक्षण संसाधन प्रदान करता है और बहुत सारे हैं तीसरे पक्ष के प्रशिक्षक विचार करने के लिए।
हालाँकि, आम तौर पर इसका मतलब एक्सेल में इस तरह से खुदाई करना है जो इस गाइड के दायरे से परे है। फिर भी, उम्मीद है कि अब आप देखेंगे कि कैसे पिवट टेबल आपके डेटा का विश्लेषण करने में एक शक्तिशाली उपकरण हो सकते हैं, और जब तक आपने अपना डेटा सही प्रकार से कॉन्फ़िगर किया हुआ है, तब तक आरंभ करना अपेक्षाकृत आसान है मेज़। और हम इस बात पर अधिक जोर नहीं दे सकते कि शुरू करने से पहले यह जानना कितना महत्वपूर्ण है कि आप अपनी पिवट टेबल के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं।
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