इलेक्ट्रॉनिक मेल के भाग

इलेक्ट्रॉनिक मेल, या ईमेल, संचार के सबसे लोकप्रिय रूपों में से एक बन गया है। ईमेल न केवल समय और धन बचाता है, बल्कि यह व्यक्तिगत और व्यावसायिक संचार के लिए भी एक बेहतरीन उपकरण हो सकता है। एक मूल ईमेल संदेश सात भागों से बना होता है।

ईमेल लिखते समय सबसे पहले आपको प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करना होगा। यह आपके द्वारा ईमेल के मुख्य भाग की रचना करने से पहले दर्ज किया जाता है। यह फ़ील्ड आमतौर पर संदेश के ऊपर किसी एक स्थान पर पाई जाती है। ईमेल पते का एक उदाहरण है: [email protected]. एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजते समय सभी पतों को अल्पविराम से अलग करना सुनिश्चित करें।

एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजते समय एक अन्य विकल्प सीसी, या कार्बन कॉपी, और बीसीसी, ब्लाइंड कार्बन कॉपी फ़ील्ड का उपयोग करना है। Cc सुविधा का उपयोग करते समय, सभी प्राप्तकर्ता उन सभी के ईमेल पते देख सकते हैं जिन्हें संदेश भेजा गया था। यदि आप चाहते हैं कि आपका संचार अधिक निजी हो, तो गुप्त प्रतिलिपि चुनें और अन्य प्राप्तकर्ताओं की पहचान नहीं दिखाई जाएगी।

ईमेल भेजने की तिथि और समय आमतौर पर संदेश में कहीं न कहीं अपने आप शामिल हो जाता है।

विषय पंक्ति आपके ईमेल का पहला भाग है जिसे प्राप्तकर्ता देखेगा। विषय पंक्ति में प्रवेश करते समय महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें जैसे कि ईमेल किस बारे में है। यदि आप बहुत अस्पष्ट हैं या किसी विषय पंक्ति को बिल्कुल भी शामिल नहीं करते हैं, तो आपके संदेश को गलती से स्पैम समझ लिया जा सकता है और बिना पढ़े ही हटा दिया जा सकता है।

शरीर वह जगह है जहाँ आप वास्तव में वह संदेश लिखते हैं जिसे आप भेजना चाहते हैं। आपका संदेश पेशेवर मेमो से लेकर मित्र या परिवार के किसी सदस्य को नोट तक कुछ भी हो सकता है। ईमेल में बहुत अधिक लिखने से बचने की कोशिश करें और इसे एक स्क्रीन की लंबाई तक सीमित रखें। यदि आपके पास बहुत सी जानकारी है जिसे भेजने की आवश्यकता है तो उसे संलग्न फ़ाइल के रूप में शामिल करें।

अनुलग्नक पारंपरिक मेल में संलग्नक के समान हैं। यदि आपके पास ऐसी फ़ाइलें हैं जिन्हें आप अपने प्राप्तकर्ता के साथ साझा करना चाहते हैं, तो आप उन्हें ईमेल में संलग्नक के रूप में शामिल कर सकते हैं। आपको भेजे गए अनुलग्नकों को खोलते समय सावधानी बरतें क्योंकि उनमें वायरस हो सकते हैं, और किसी ऐसे व्यक्ति का अनुलग्नक कभी न खोलें जिसे आप नहीं जानते हैं।

कुछ ईमेल सिस्टम आपको एक हस्ताक्षर दर्ज करने की अनुमति देते हैं जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश के नीचे स्वचालित रूप से दिखाई देगा। यह सुविधा वैकल्पिक है और इसे आवश्यकतानुसार बंद और चालू किया जा सकता है।