आउटलुक के टास्क आपकी महत्वपूर्ण टू-डू लिस्ट आइटम्स को मैनेज करने में आपकी मदद करते हैं।
छवि क्रेडिट: एंड्रियास रोड्रिगेज / आईस्टॉक / गेट्टी छवियां
आप डेविड एलन की गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली को Microsoft आउटलुक 2013 के साथ श्रेणियों, अनुवर्ती फ़्लैग और प्राथमिकताओं का उपयोग करके एकीकृत कर सकते हैं। जब आप जीटीडी पद्धति को लागू करने के लिए अपने पीसी पर आउटलुक को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, तो कई आउटलुक ऐड-इन्स उन्नत जीटीडी एकीकरण उपकरण प्रदान करते हैं। आप अपने अन्य आउटलुक आइटम्स, जैसे ईमेल और अपॉइंटमेंट से सीधे कार्य बना सकते हैं, और फिर उन्हें अपने इन-बॉक्स को अधिक कुशलता से संसाधित करने में मदद करने के लिए प्रोजेक्ट्स और एक्शन सूचियों को असाइन कर सकते हैं।
जीटीडी के लिए आउटलुक को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करना
चरण 1
आउटलुक में अपनी प्रत्येक परियोजना को श्रेणियों के रूप में दर्ज करें ताकि आप विशिष्ट परियोजनाओं के साथ वस्तुओं को जोड़ सकें। किसी ईमेल, अपॉइंटमेंट या कार्य पर राइट-क्लिक करें, "वर्गीकृत करें" और फिर "सभी श्रेणियां" पर क्लिक करें। "नया ..." बटन पर क्लिक करें। प्रत्येक प्रोजेक्ट का नाम जोड़ें और एक रंग असाइन करें।
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चरण 2
अन्य आउटलुक आइटम को कार्यों में परिवर्तित करें क्योंकि वे आपके ध्यान में आते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी ईमेल संदेश को कार्य में बदल सकते हैं। आइटम की सामग्री से स्वचालित रूप से एक नया कार्य बनाने के लिए नेविगेशन फलक में "कार्य" पर अपॉइंटमेंट, मेल संदेश, संपर्क या नोट को ड्रैग-एंड-ड्रॉप करें।
चरण 3
अपने कार्यों के लिए झंडे और प्राथमिकताएं सौंपें। कोई कार्य खोलें और फिर ध्वज जोड़ने के लिए कार्य में होम रिबन के अनुवर्ती समूह में आदेशों पर क्लिक करें। किसी आइटम को "उच्च महत्व" के रूप में चिह्नित करने के लिए टैग समूह में "प्राथमिकता" बटन पर क्लिक करें। आप इस सूचक का उपयोग जीटीडी पद्धति का पालन करते हुए अपने कार्य आइटम को चिह्नित करने के लिए कर सकते हैं।
चरण 4
परियोजना, तिथि या महत्व के आधार पर अपनी कार्य सूची देखें। नेविगेशन फलक में "कार्य" पर क्लिक करें। "देखें" टैब पर क्लिक करें। व्यवस्था समूह में ड्रॉप-डाउन बॉक्स में उपलब्ध दृश्य विकल्पों में से चुनें। उदाहरण के लिए, परियोजनाओं द्वारा अपने कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए "श्रेणियां" चुनें, अपने कार्यों को तिथि के अनुसार व्यवस्थित करने के लिए "प्रारंभ तिथि" या "देय तिथि", या प्राथमिकता के आधार पर अपने कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए "प्राथमिकता" चुनें।
नेटसेंट्रिक्स जीटीडी आउटलुक ऐड-इन का उपयोग करना
चरण 1
नेटसेंट्रिक्स द्वारा गेटिंग थिंग्स डन आउटलुक ऐड-इन का निःशुल्क परीक्षण डाउनलोड और इंस्टॉल करें। यह ऐड-इन डेविड एलन की कार्यप्रणाली के बाद आउटलुक आइटम्स को प्रोसेस करने की आपकी क्षमता को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
चरण 2
अपने आउटलुक आइटम को कार्यों में संसाधित करने के लिए नेटसेंट्रिक्स टूलबार में प्रमुख क्रियाओं में से चुनें। उदाहरण के लिए, होम रिबन के गेटिंग थिंग्स डन समूह से इनमें से किसी एक क्रिया का चयन करें: "कार्रवाई," "अगली कार्रवाई," "प्रतिनिधि," "स्थगित" या "किसी दिन।" जब आप मेल आइटम से इनमें से किसी एक कमांड का चयन करते हैं, तो उसके संबंधित फ़ोल्डर में एक कार्य दर्ज किया जाता है और कार्रवाई को सौंपा जाता है कार्य।
चरण 3
प्रोजेक्ट सेंट्रल का उपयोग करके अपनी सभी चल रही परियोजनाओं को प्रबंधित करें। होम रिबन के गेटिंग थिंग्स डन समूह में "प्रोजेक्ट सेंट्रल" बटन पर क्लिक करें। कार्यों को विशिष्ट परियोजनाओं में व्यवस्थित करने में आपकी सहायता के लिए आप इस विंडो का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 4
एक परियोजना रिपोर्ट तैयार करें। प्रोजेक्ट सेंट्रल में "प्रोजेक्ट" मेनू बटन पर क्लिक करें और फिर "रिपोर्ट बनाएं ..." पर क्लिक करें। अपनी रिपोर्ट में शामिल करने के लिए विकल्पों का चयन करें। उदाहरण के लिए, कार्यों को क्रमबद्ध करें ड्रॉप-डाउन से "देय तिथि" चुनें। अपनी रिपोर्ट जनरेट करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। अपनी रिपोर्ट को प्रिंट करने के लिए प्रिंट बटन पर क्लिक करें -- उस पर एक प्रिंटर जैसा दिखने वाला आइकन लगा होता है।
आउटलुक ऐड-इन के लिए टास्कक्रैकर का उपयोग करना
चरण 1
आउटलुक के लिए टास्कक्रैकर का मुफ्त 30-दिवसीय परीक्षण डाउनलोड और इंस्टॉल करें। टास्कक्रैकर ड्रैग-एंड-ड्रॉप इंटरफ़ेस के साथ आपके कार्यों और परियोजनाओं के दृश्य प्रतिनिधित्व का उपयोग करके आपके आउटलुक आइटम को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करता है।
चरण 2
टास्कक्रैकर रिबन के ओपन ग्रुप में "ओपन टास्कक्रैकर" कमांड पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, आप बाईं ओर फ़ोल्डर फलक के नीचे "टास्कक्रैकर" पर क्लिक कर सकते हैं।
चरण 3
अपने कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर व्यवस्थित करें। किसी कार्य पर क्लिक करें, उसे टास्कक्रैकर स्क्रीन के अंदर दूसरे चतुर्थांश पर खींचें और फिर उस प्राथमिकता को कार्य सौंपने के लिए इसे छोड़ दें। आप प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य को खोले बिना अपनी कार्य सूची में त्वरित रूप से कार्य सौंपने के लिए इस पद्धति का उपयोग कर सकते हैं।
