आप केवल तभी रिमाइंडर जोड़ सकते हैं जब आप ईमेल को फ़्लैग करते हैं।
Microsoft Outlook 2013 लॉन्च करें और एक नया ईमेल बनाने के लिए "नया ईमेल" बटन पर क्लिक करें। अपना ईमेल लिखें, संदेश टैब पर टैग समूह में "फॉलो अप" पर क्लिक करें और "रिमाइंडर जोड़ें" चुनें। कस्टम विंडो प्रकट होती है।
अपने लिए रिमाइंडर बनाने के लिए "फ्लैग फॉर मी" बॉक्स को चेक करें। "फ़्लैग टू" बॉक्स से फ़्लैग के प्रकार का चयन करें। आप "फॉलो अप," "आपकी जानकारी के लिए," "फॉरवर्ड," "कोई प्रतिक्रिया आवश्यक नहीं," "पढ़ें," "जवाब दें," "सभी को जवाब दें" या "समीक्षा" ध्वज चुन सकते हैं। "आरंभ तिथि" बॉक्स से ध्वज के लिए प्रारंभ तिथि और "देय तिथि" बॉक्स से नियत तिथि का चयन करें। झंडे लोगों को महत्वपूर्ण ईमेल का शीघ्रता से पता लगाने में सक्षम बनाते हैं; ईमेल को ध्वज की स्थिति के अनुसार क्रमबद्ध किया जा सकता है। "रिमाइंडर" बॉक्स को चेक करें और दो ड्रॉप-डाउन बॉक्स से रिमाइंडर के लिए दिनांक और समय चुनें।
प्राप्तकर्ताओं के लिए ईमेल को फ़्लैग करने के लिए "प्राप्तकर्ताओं के लिए फ़्लैग करें" बॉक्स और फिर "रिमाइंडर" बॉक्स को चेक करें और उनके लिए एक रिमाइंडर भी जोड़ें। "इस पर फ़्लैग करें" बॉक्स से फ़्लैग के प्रकार का चयन करें और फिर दो ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके रिमाइंडर के लिए दिनांक और समय सेट करें। ईमेल में रिमाइंडर जोड़ने के लिए "ओके" पर क्लिक करें और फिर संदेश भेजने के लिए "भेजें" पर क्लिक करें।
आउटलुक 2013 विंडो के निचले बाएं कोने में "कार्य" पर क्लिक करें और फिर अपने सभी कार्यों को देखने के लिए "कार्य" पर क्लिक करें। कार्यों को विषय, नियत तिथि, श्रेणी या ध्वज द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है।
नया कार्य बनाने के लिए होम टैब पर नए समूह में "नया कार्य" बटन पर क्लिक करें, फिर कार्य टैब पर कार्य समूह प्रबंधित करें में "कार्य असाइन करें" बटन पर क्लिक करें।
"आरंभ तिथि" और "देय तिथि" बॉक्स से कार्य के लिए प्रारंभ तिथि और नियत तिथि का चयन करें। "प्राथमिकता" सूची से कार्य के लिए प्राथमिकता चुनें। आप "उच्च," "सामान्य" या "निम्न" प्राथमिकता चुन सकते हैं।
"स्थिति" बॉक्स से कार्य की स्थिति का चयन करें। आप "शुरू नहीं हुआ," "प्रगति में," "पूर्ण," "किसी और की प्रतीक्षा कर रहे हैं" या "स्थगित" स्थिति चुन सकते हैं।
यदि आप कार्य को अपनी कार्य सूची में जोड़ना चाहते हैं और इसे स्वचालित रूप से अपडेट करना चाहते हैं तो "इस कार्य की एक अद्यतन प्रति मेरी कार्य सूची पर रखें" चेक करें। यदि आप प्राप्तकर्ता द्वारा कार्य पूरा करने पर अधिसूचित होना चाहते हैं, तो "मुझे एक स्थिति रिपोर्ट भेजें जब यह कार्य पूरा हो जाए" बॉक्स को चेक करें।
टिप
यदि "मेरे लिए फ़्लैग करें" और "प्राप्तकर्ताओं के लिए फ़्लैग" बॉक्स दोनों चेक किए गए हैं, तो आप एक ही ईमेल में अपने और प्राप्तकर्ताओं दोनों के लिए रिमाइंडर रख सकते हैं।
रिमाइंडर और फ़्लैग हटाने के लिए, ईमेल खोलें, "फ़ॉलो अप" पर क्लिक करें और फिर "रिमाइंडर जोड़ें" चुनें। फ़्लैग और रिमाइंडर निकालने के लिए "फ़्लैग फ़ॉर मी" और "फ़्लैग फ़ॉर रेसिपिएंट्स" बॉक्सेज़ को अनचेक करें। केवल रिमाइंडर निकालने के लिए, "रिमाइंडर" बॉक्स को अनचेक करें। ध्यान दें कि आप बिना ध्वज के रिमाइंडर नहीं लगा सकते।
यदि आप कोई मौजूदा कार्य भेजना चाहते हैं, तो उसे खोलें और फिर "कार्य असाइन करें" पर क्लिक करें। आप कार्य भेजने से पहले उसे संपादित कर सकते हैं।
आप पुनरावृत्ति समूह में "पुनरावृत्ति" बटन पर क्लिक करके और उपयुक्त पुनरावृत्ति विकल्प चुनकर किसी कार्य को दोहरा सकते हैं।
आवर्ती कार्य आपकी कार्य सूची में बने रहते हैं, लेकिन कभी भी अपडेट नहीं होते हैं। हालाँकि, यदि आप "यह कार्य पूर्ण होने पर मुझे एक स्थिति रिपोर्ट भेजें" बॉक्स चेक करते हैं, तो आप प्रत्येक पूर्ण घटना के लिए एक स्थिति रिपोर्ट प्राप्त कर सकते हैं।
चेतावनी
अपने ईमेल के साथ रिमाइंडर भेजते समय सावधान रहें। रिमाइंडर बंद होने पर कुछ लोग परेशान हो सकते हैं, खासकर तब जब वे काम पर हों। इस संभावित समस्या को हल करने के लिए, "अनुस्मारक" बॉक्स को चेक किए बिना प्राप्तकर्ता के लिए ईमेल को फ़्लैग करें।
आप कई लोगों को एक कार्य असाइन नहीं कर सकते हैं। हालाँकि, आप अपने कार्य को कई छोटे कार्यों में विभाजित कर सकते हैं और प्रत्येक को एक अलग व्यक्ति को सौंप सकते हैं।
