आसान संपादन के लिए अपने अक्षरों को हस्तलिखित करने के बजाय टाइप करें।
प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, हाथ से पत्र लिखने और फिर उन्हें मेल करने के दिन चले गए हैं। अब, आप बस एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें, अपना पत्र टाइप करें और फिर उसे अपने प्रिंटर पर भेजें। आप इसे परियोजनाओं और दस्तावेजों, अपने रेज़्यूमे या मुद्रण के लिए किसी अन्य सामग्री के साथ कर सकते हैं। आप अपने पत्र को पुनर्मुद्रण करने के लिए या बाद में सेकंडों में परिवर्तन करने के लिए अपने कंप्यूटर पर सहेज भी सकते हैं।
चरण 1
अपने कंप्यूटर पर एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें। आप Microsoft Word जैसे व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं या Wordpad का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें उतनी सुविधाएँ नहीं हैं, लेकिन Windows के साथ मुफ़्त है। यदि आप Linux चला रहे हैं, तो OpenOffice एक मुफ़्त, ओपन-सोर्स उत्पादकता सॉफ़्टवेयर सूट है।
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चरण 2
अपने पत्र का शीर्षक पृष्ठ के शीर्ष पर लिखें। अधिकांश पत्र, दोनों व्यक्तिगत और पेशेवर, के लिए आपको अपना नाम और पता ऊपरी बाएँ कोने में रखना होगा।
चरण 3
अपने शीर्षक के नीचे दो पंक्तियों में अपने पाठक को अभिवादन के साथ संबोधित करें। एक दोस्ताना पत्र के लिए, आप "प्रिय" का उपयोग करना चाह सकते हैं, जबकि एक पेशेवर पत्र में "श्री जोन्स" या "किससे यह चिंता हो सकती है" शामिल हो सकता है।
चरण 4
पत्र का मुख्य भाग टाइप करें। पढ़ने और समझने में आसान बनाने के लिए उपयोगी जानकारी को पैराग्राफ में विभाजित करें।
चरण 5
एक समापन चुनें। अपने दर्शकों को ध्यान में रखें। उदाहरण के लिए, आप किसी पेशेवर या व्यावसायिक साझेदार के साथ "लव" के साथ पत्राचार या अपने सबसे अच्छे दोस्त को एक पत्र को बहुत अधिक औपचारिकता के साथ बंद नहीं करना चाहते हैं। पत्र को प्रिंट करने के बाद अपने नाम पर हस्ताक्षर करने के लिए डबल-स्पेस और पर्याप्त जगह छोड़ दें, फिर अपना पहला और अंतिम नाम टाइप करें।
चरण 6
शैली और वर्तनी की त्रुटियों की जाँच के लिए वर्तनी और व्याकरण जाँच सुविधा चलाएँ। स्पष्ट त्रुटियों वाला एक पत्र गैर-पेशेवर प्रतीत होता है और प्रतिक्रिया या उपेक्षा के बीच अंतर कर सकता है।
चरण 7
"फ़ाइल" पर क्लिक करें, फिर "प्रिंट करें" चुनें। यदि आप अपने पत्र को स्थिर या उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर प्रिंट करना चाहते हैं, तो पहले किसी भी दृश्य त्रुटि की जांच के लिए नियमित कागज पर एक प्रति प्रिंट करें, जैसे अनुचित मार्जिन या बीच में अंतर पैराग्राफ।
टिप
अपने पत्र को हमेशा कुछ समय के लिए अपने कंप्यूटर पर सहेजें, भले ही आपको नहीं लगता कि आपको बाद में इसकी आवश्यकता होगी। यह इसे फिर से टाइप करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। दस्तावेज़ इतने छोटे होते हैं कि उन्हें सहेजना आपके फ़ाइल संग्रहण को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित नहीं करता है।
