व्यवसाय ईमेल के भाग

ईमेल व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य रूप बन गया है। हालांकि व्यक्तिगत ईमेल अनौपचारिक है, व्यवसाय के लिए ईमेल करने के लिए व्यावसायिकता और शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। एक कागजी व्यापार पत्र के मूल भाग इंटरनेट पत्राचार पर भी लागू होते हैं।

विषय पंक्ति को संक्षिप्त और सटीक बनाएं। उन पदनामों का उपयोग करने से बचें जो प्राप्तकर्ता के स्पैम फ़िल्टर को ट्रिगर कर सकते हैं, जैसे कि "Re," एक पारंपरिक कार्यालय मेमो संक्षिप्त नाम "संबंध" या "Fwd," जिसका अर्थ है एक अग्रेषित ईमेल संदेश। हमेशा विषय पंक्ति भरें; इसे खाली छोड़ने से आपका संदेश स्पैम फ़ोल्डर में भी आ सकता है।

व्यावसायिक ईमेल संदेशों के लिए पेशेवर अभिवादन का उपयोग करें। "प्रिय श्रीमान फोस्टर" "अरे, बॉब" की तुलना में बहुत बेहतर प्रभाव पैदा करता है और एक व्यावसायिक व्यक्ति के रूप में आपकी छवि को दर्शाता है। अभिवादन के बाद एक खाली लाइन छोड़ दें, फिर ईमेल का मुख्य भाग शुरू करें। यह पैटर्न प्राप्तकर्ता के लिए पूरे संदेश को पढ़ने में आसान बनाता है।

अपने ईमेल के मुख्य भाग के लिए मानक व्यावसायिक पत्र दिशानिर्देशों का पालन करें। अनुरोध करने या किसी बिंदु को समझाने के लिए विनम्र भाषा का प्रयोग करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि प्राप्तकर्ता आपको याद रखेगा या यदि आप पहली बार संपर्क कर रहे हैं, तो पहली पंक्ति में अपना परिचय दें। "जॉनसन अनुबंध के बारे में पिछले गुरुवार को मेरे साथ बात करने के लिए धन्यवाद" इससे पहले कि आप हाथ में व्यवसाय के विवरण प्राप्त करें, प्राप्तकर्ता की स्मृति को जॉग कर देगा।

आंखों पर संदेश को आसान बनाने के लिए ईमेल के मुख्य भाग के बाद एक रिक्त रेखा जोड़ें, फिर संदेश को a. के साथ समाप्त करें विनम्र साइन-ऑफ, जैसे "आपका सही मायने में," "ईमानदारी से" या यहां तक ​​कि "धन्यवाद।" अपने नाम के बाद अपना ईमेल पता, फ़ोन जोड़ें संख्या। कंपनी के साथ आपका शीर्षक और यदि वांछित हो तो कार्यालय का पता भी। यह प्राप्तकर्ता को आपकी सभी संपर्क जानकारी एक ही स्थान पर प्रदान करता है।

"भेजें" पर क्लिक करने से पहले, समस्याओं को खोजने के लिए ईमेल को फिर से पढ़ें: क्या प्राप्तकर्ता का ईमेल पता "प्रति" में सही है फ़ील्ड, क्या "विषय" फ़ील्ड में एक उपयुक्त पंक्ति है और क्या संदेश वर्तनी, संदर्भ या व्याकरणिक से मुक्त है त्रुटियाँ। अपने हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी को भी दोबारा जांचें।

सफ़ेद बैकग्राउंड पर सिर्फ़ काले टेक्स्ट का इस्तेमाल करें. टाइम्स न्यू रोमन या कूरियर जैसे व्यवसायिक फ़ॉन्ट चुनें। रंगीन, सुडौल फोंट, ग्राफिक्स-भारी पृष्ठभूमि, इमोटिकॉन्स या इंटरनेट स्लैंग, जैसे "LOL" (लाफिंग आउट लाउड) का उपयोग न करें। सभी बड़े अक्षरों में एक संदेश टाइप करने से बचें, जिसे पाठ के रूप में चिल्लाना माना जाता है। यदि आप बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को व्यावसायिक ईमेल भेज रहे हैं, तो ब्लाइंड कार्बन कॉपी (बीसीसी) विकल्प का उपयोग करें। इस तरह, प्रत्येक पाठक का ईमेल पता सुरक्षित रहता है और किसी की स्पैम सूची में समाप्त होने की संभावना कम होती है।