Microsoft Access में विद्यार्थी उपस्थिति रोस्टर के साथ अपने विद्यार्थियों की अनुपस्थिति और सुस्ती पर नज़र रखें। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विभिन्न प्रकार की टेबल, क्वेरी और रिपोर्ट बनाने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। तालिकाओं और संबंधों का उपयोग करके एक साधारण उपस्थिति रोस्टर बनाएं। दो टेबल बनाएं जिसमें छात्र जानकारी और उपस्थिति की जानकारी होगी, और लुकअप फ़ील्ड का उपयोग करके उन्हें कनेक्ट करें। दो-तालिका प्रणाली का उपयोग करके, आप अतिरेक को कम करेंगे और दक्षता में सुधार करेंगे। प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक पूरा नाम टाइप करने के बजाय, आपके द्वारा कुछ ही अक्षरों में टाइप करने के बाद लुकअप फ़ील्ड स्वतः पूर्ण हो जाएगी।
चरण 1
पृष्ठ के शीर्ष पर रिबन के "बनाएँ" टैब पर क्लिक करके और "तालिका" का चयन करके "छात्र" तालिका बनाएं। में "डिज़ाइन दृश्य," छात्र के नाम, वर्ष, फ़ोन नंबर और किसी भी अन्य महत्वपूर्ण छात्र-संबंधी के लिए नए फ़ील्ड बनाएँ जानकारी। जब तक छात्रों के पास विशिष्ट छात्र आईडी संख्या न हो, प्राथमिक कुंजी के रूप में डिफ़ॉल्ट "आईडी" फ़ील्ड रखें।
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चरण 2
CTRL+S पर क्लिक करके तालिका को "छात्र" के रूप में सहेजें। रिबन पर "व्यू" बटन पर क्लिक करके और "डेटाशीट व्यू" का चयन करके "डेटाशीट व्यू" पर स्विच करें। तालिका में सभी छात्र नाम और संपर्क जानकारी टाइप करें। चूंकि यह तालिका केवल बुनियादी छात्र जानकारी के लिए है, इसलिए कोई तिथि या उपस्थिति जानकारी इनपुट न करें।
चरण 3
रिबन के "बनाएँ" टैब पर क्लिक करके और "तालिका" का चयन करके "उपस्थिति" तालिका बनाएं। डिफ़ॉल्ट "आईडी" फ़ील्ड को प्राथमिक कुंजी के रूप में रखें। "डिज़ाइन व्यू" पर स्विच करें और "छात्र" लेबल वाला एक नया फ़ील्ड बनाएं और फ़ील्ड प्रकार के अंतर्गत "लुकअप विज़ार्ड" चुनें।
चरण 4
अपने क्षेत्र को "किसी अन्य तालिका से डेटा" के साथ देखने का विकल्प सेट करें और "छात्र" तालिका का चयन करें जब "लुकअप विज़ार्ड" में संकेत दिया। लुकअप फ़ील्ड के रूप में "विद्यार्थी का नाम" चुनें और छँटाई क्रम को सेट करें आरोही। "लुकअप विज़ार्ड" को पूरा करें और फ़ील्ड को "छात्र" नाम दें।
चरण 5
एक "उपस्थिति" फ़ील्ड बनाएं और डेटा प्रकार के लिए फिर से "लुकअप विज़ार्ड" चुनें। इस बार, कुछ फ़ील्ड विकल्प सेट करने के लिए "मुझे जो फ़ील्ड चाहिए उसमें टाइप करें" विकल्प चुनें। निम्नलिखित विकल्पों में टाइप करें: क्षमा किया हुआ, क्षमा न किया हुआ, धीमा और वर्तमान।
चरण 6
"दिनांक" फ़ील्ड बनाएं और डेटा प्रकार को "दिनांक/समय" पर सेट करें और "नोट्स" फ़ील्ड बनाएं और डेटा प्रकार को इस प्रकार सेट करें "मूलपाठ।" CTRL+S क्लिक करके तालिका को सहेजें और "डेटाशीट दृश्य" पर स्विच करें। "डेटाशीट" में तालिका की समीक्षा करें और उसका परीक्षण करें राय।"
युक्तियाँ और चेतावनियाँ
- ग्रेड, माता-पिता का नाम और पता जैसे आपके उपयोग के लिए विशिष्ट नए फ़ील्ड जोड़कर अपनी आवश्यकताओं से मेल खाने के लिए तालिकाओं को अनुकूलित करें।
