नाम दें और "फ़ाइल" टैब पर "नया" कमांड से एक नया डेटाबेस बनाएं। "होम" टैब चुनें, और एक नई तालिका खुल जाएगी। "डिज़ाइन दृश्य" पर स्विच करें।
पंक्ति 1 पर "फ़ील्ड नाम" कॉलम में "प्राथमिक कुंजी" का नाम दर्ज करें। "आईडी" "डेटा प्रकार" कॉलम में "ऑटोनंबर" के साथ डिफ़ॉल्ट है। इसे किसी अन्य विशिष्ट रिकॉर्ड पहचानकर्ता, जैसे कर्मचारी आईडी नंबर या सामाजिक सुरक्षा संख्या में रखा या बदला जा सकता है। "डेटा प्रकार" को "ऑटोनंबर" के रूप में रखा जा सकता है या मैन्युअल प्रविष्टि में बदला जा सकता है, जब तक कि "अनुक्रमित" संपत्ति "हां (कोई डुप्लिकेट नहीं)" पर सेट हो।
नए कर्मचारियों से आवश्यक सभी जानकारी के लिए फ़ील्ड बनाएँ। इसमें शामिल हैं: 1. प्रथम और अंतिम नाम, आद्याक्षर या मध्य नाम, यदि वांछित हो 2. घर का पता और डाक का पता 3. काम, घर और मोबाइल फोन नंबर 4. संघीय और राज्य आयकर विदहोल्डिंग के लिए कटौतियों की संख्या 5. सामाजिक सुरक्षा संख्या 6. चालक का लाइसेंस या अन्य राज्य पहचान संख्या 7. एक चेक बॉक्स यह सुनिश्चित करता है कि "रोजगार का प्रमाण" पात्रता सत्यापित की गई है। सत्यापित दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स 9. आधिकारिक रोजगार प्रारंभ तिथि 10. आधिकारिक रोजगार समाप्ति तिथि (कर्मचारी के जाने पर भरी जानी है) 11. मजदूरी दर 12. नौकरी का शीर्षक और नियोक्ता द्वारा वांछित अन्य जानकारी रिज्यूमे और आवेदनों को डिजीटल किया जा सकता है और यदि वांछित हो तो रिकॉर्ड से जोड़ा जा सकता है
प्रत्येक फ़ील्ड को डेटा प्रकार असाइन करें, संख्याओं को प्रारूपित करने के लिए आवश्यक गुण सेट करें, किसी फ़ील्ड में अनुमत वर्णों की संख्या निर्धारित करें और निर्धारित करें कि डेटा को अनुक्रमित किया जाना है या नहीं। डेटाबेस के निर्माण में, इसके उद्देश्य को परिभाषित करते हुए एक फ़ील्ड विवरण जोड़ना भी समझदारी है, बाद में जब डेटाबेस को संशोधित या संशोधित करने की आवश्यकता होती है, तो मेमोरी को जॉग करने के लिए एक क्रिया।
"बनाएँ" टैब का चयन करें और "फ़ॉर्म" समूह में "फ़ॉर्म" बटन पर क्लिक करें। प्रपत्र में सभी या कुछ फ़ील्ड जोड़ें और इसे सहेजें। तालिका गुणों से मेल खाने के लिए फ़ील्ड गुणों को प्रारूपित करें। "होम" टैब के "व्यू" बटन पर "फॉर्म व्यू" पर लौटने से पहले इसे एक बार फिर सेव करें। डेटा प्रविष्टि के लिए प्रपत्र का उपयोग करें।
"बनाएँ" टैब का चयन करें और "रिपोर्ट" समूह में "रिपोर्ट" बटन पर क्लिक करें। सभी या कुछ फ़ील्ड जोड़ें और फिर "लेआउट" दृश्य पर स्विच करें। कॉलम की चौड़ाई संशोधित करें और फ़ील्ड और लेबल को प्रारूपित करें। "डिज़ाइन" ड्रॉपडाउन बॉक्स से फ़ॉन्ट, रंग संशोधित करें या पूर्व-स्वरूपित डिज़ाइन का चयन करें। रिपोर्ट सहेजें। रिपोर्ट टेम्प्लेट आपको पेरोल रिपोर्ट प्रिंट करने देगा।
सुरक्षा के लिए डेटाबेस को एन्क्रिप्ट करें। डेटाबेस को बंद करें, "ओपन फाइल" विंडो के "ओपन" बटन पर डाउन एरो का उपयोग करके एक्सक्लूसिव मोड में फिर से खोलें और चयन करें "अनन्य खोलें।" "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें, जानकारी कमांड का चयन करें, और फिर "जानकारी" पर "पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें" पर क्लिक करें। फलक जब "डेटाबेस पासवर्ड सेट करें" संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो एक पासवर्ड सेट करें और इसे सत्यापन के लिए दूसरी बार टाइप करें। ओके पर क्लिक करें। अगली बार डेटाबेस खुलने पर पासवर्ड की आवश्यकता होगी। पासवर्ड बॉक्स में अपना पासवर्ड टाइप करें, इसे फिर से सत्यापित करें बॉक्स में टाइप करें, और फिर ठीक क्लिक करें।
टिप
मजबूत पासवर्ड कम से कम आठ वर्णों का होता है और इसमें संख्याएं, ऊपरी और निचले अक्षर शामिल होते हैं, और एक विशेष चरित्र, जैसे "!" या "&।" फ़ील्ड को सादा भाषा देने के लिए “कैप्शन” प्रॉपर्टी का इस्तेमाल करें names. फ़ील्ड नाम "फर्स्टनाम" को "फर्स्ट नेम" में बदलना रिपोर्ट पर अधिक पेशेवर लगता है। ऑनलाइन और ऑफ-द-शेल्फ पेरोल सॉफ्टवेयर पैकेज हैं जो टाइम कार्ड और पेचेक गणनाओं को संभालते हैं। एक्सेस में ऐसा करने के लिए सारांश आलेख की सामग्री से परे अत्यंत परिष्कृत प्रोग्रामिंग कौशल और समझ की आवश्यकता होती है।
