स्प्रेडशीट का उपयोग करने के लाभ

अंक हमारे जीवन के हर हिस्से पर हमला करते हैं। वे हमारे क्रेडिट कार्ड बिलों पर कई आरोपों में विस्फोट करते हैं, कॉर्पोरेट बजट के पन्नों पर मार्च करते हैं, और स्कूल से होमवर्क के पन्नों को आतंकित करते हैं। इन हमलों को पेन, पेपर और कैलकुलेटर से लड़ना बोरियत और त्रुटि को भड़काता है। अपने कई फायदों के कारण, स्प्रेडशीट इस संख्यात्मक आक्रमण के खिलाफ सबसे शक्तिशाली हथियार के रूप में उभरती है।

परिणामों की गणना करने के लिए आपको केवल एक बार स्प्रैडशीट में मान, चर और सूत्र दर्ज करने होंगे। यदि आप एक नंबर में कोई गलती देखते हैं, या यदि बाद में कोई स्थिति भिन्न होती है, तो आपको केवल विशिष्ट प्रविष्टि को अपडेट करना होगा। सभी संबंधित मान अपने आप बदल जाते हैं। यह आपको संपादन संख्याओं और फ़ार्मुलों को थकाऊ रूप से फिर से दर्ज करने के बजाय नए मूल्यों में प्रवेश करने या क्या-क्या परिदृश्यों की योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करने देता है।

स्प्रैडशीट के प्रत्येक भाग का प्रकटन आपके संपूर्ण नियंत्रण में होता है। आप संख्याओं और टेक्स्ट के लिए उपयोग की जाने वाली फ़ॉन्ट शैली और आकार निर्दिष्ट कर सकते हैं, बॉर्डर की चौड़ाई और तालिकाओं के सेल आकार को परिभाषित कर सकते हैं, चित्र जोड़ सकते हैं, और एक शानदार पैलेट के साथ सब कुछ रंग सकते हैं। आप अपनी रचना को विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों में भी निर्यात कर सकते हैं ताकि इसका उपयोग मुद्रित दस्तावेज़ों, समूह प्रस्तुतियों और वेबसाइटों से हर चीज़ में किया जा सके।

क्या आपने कभी फ़ोन नंबर में एक अतिरिक्त अंक लिखा है? या, अनजाने में एक दशमलव बिंदु को गलत स्थिति में ले जाया गया? एक स्प्रेडशीट डेटा अखंडता को लागू करके इन टाइपो को रोकता है। सबसे सरल स्तर पर, आप एक सेल प्रारूप निर्दिष्ट कर सकते हैं ताकि सभी प्रविष्टियां लगातार प्रदर्शित हों। अधिक जटिल आश्वासनों के लिए, आप मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं। इसकी अंतर्निहित प्रोग्रामिंग भाषा डेटा प्रविष्टि को आसान बनाने के लिए विजार्ड, फॉर्म और विकल्प प्रस्तुत कर सकती है। एक मैक्रो स्वचालित रूप से गलत प्रविष्टियों को अस्वीकार या सही कर सकता है, साथ ही उन्हें सही श्रेणियों में क्रमबद्ध कर सकता है।

चार्ट संख्यात्मक जानकारी को ग्राफिक के रूप में प्रस्तुत करके समझने योग्य बनाते हैं। उन्हें बनाने के लिए ऐसे ड्राइंग टूल्स की आवश्यकता होती थी जो केवल अनुमानित मूल्यों को ही प्राप्त कर सकते थे। स्प्रैडशीट के साथ, आप केवल उन नंबरों का चयन करते हैं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं और एक चार्ट प्रकार चुनें। प्रोग्राम स्वचालित रूप से सटीक मानों का उपयोग करके छवि बनाता है। आप आसानी से विकल्पों को बदल सकते हैं, जैसे कि प्रकार और रंग, चार्टिंग को संख्याओं के थकाऊ हेरफेर से कला को अनुकूलित करने में एक सुखद अभ्यास में बदलना।

एक स्प्रैडशीट केवल एक सही उपयोगकर्ता कोड और पासवर्ड के साथ फ़ाइल प्रकट करके संवेदनशील डेटा को चुभती आँखों से सुरक्षित कर सकती है। यह अलग-अलग सेल छिपा सकता है, जैसे कि थोक मूल्य दिखाने वाले, उपयोगकर्ताओं के आधार पर, ग्राहकों की तरह। यह संख्याओं और सूत्रों को भी लॉक कर सकता है ताकि डेटा प्रविष्टि के दौरान वे गलती से मिट न जाएं।