ईमेल को अधिक उत्पादक और कम तनावपूर्ण कैसे बनाएं

ईमेल एक निर्विवाद रूप से उपयोगी संचार उपकरण है, लेकिन जब अनुचित तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह समय बर्बाद करने वाला, ध्यान चुराने वाला, हमेशा तनाव पैदा करने वाला उपकरण बन सकता है जो लाभ से अधिक बोझ है। यदि आप हर दिन अपने इनबॉक्स से डर रहे हैं, तो प्रो तकनीकों की इस सूची को देखें जो आपको स्क्रिप्ट को पलटने और ईमेल को उस उत्पादकता उपकरण में वापस बदलने में मदद कर सकती है जो उसे होना चाहिए।

अपने अवकाश के घंटे निर्धारित करें (और प्रसारित करें)।

ईमेल को आपके जीवन के गैर-कार्य घंटों में आने से रोकने के लिए, ऑफ-आवर्स स्थापित करना एक अच्छा विचार है - न कि केवल कुछ निश्चित समय के दौरान ईमेल की जाँच न करने के लिए मानसिक रूप से प्रतिबद्ध होना। दिन, या यहां तक ​​कि ईमेल सूचनाओं को ब्लॉक करने के लिए डू-नॉट-डिस्टर्ब सेटिंग्स को चालू करके (जो एक अच्छा विचार भी है), लेकिन काम के बाद अपने आउट-ऑफ़-ऑफिस उत्तर को चालू करने के लिए भी सेट करके। घंटे। यह अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में मदद करता है और आपके सहकर्मियों के साथ सीमाएं स्थापित करने में मदद करेगा, लेकिन अगर कोई जरूरी बात सामने आती है तो संचार को पूरी तरह से बंद किए बिना।

यदि आप दिन के सभी घंटों में ईमेल चेक करने के आदी हैं, तो शुरुआत में यह थोड़ा परेशान करने वाला हो सकता है, लेकिन समय के साथ, आप पाएंगे कि दिन के विशिष्ट घंटों के दौरान ईमेल की जाँच करना आपको ब्लॉक किए गए समय के दौरान अधिक केंद्रित और कुशल होने के लिए प्रोत्साहित करता है बंद।

ताल पर नियंत्रण रखें

ऑफ-आवर्स के दौरान अपने ईमेल की जाँच न करने के समान, पूरे दिन लगातार अपने इनबॉक्स की जाँच करना भी आदर्श नहीं है। ईमेल का उपयोग रीयल-टाइम चैट एप्लिकेशन के रूप में नहीं किया जाना चाहिए - यही स्लैक और है माइक्रोसॉफ्ट टीमें इसलिए है। इस प्रकार, यदि आपके लिए तुरंत ईमेल प्राप्त करना महत्वपूर्ण नहीं है, तो अपनी इनबॉक्स सेटिंग्स को समायोजित करना बुद्धिमानी हो सकती है ताकि नए संदेश केवल पूर्व निर्धारित समय पर ही आएं। इन दिनों अधिकांश लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट आपको यह अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं कि आपका इनबॉक्स कितनी बार नए संदेश लाता है, और आवृत्ति को डायल करने से आपकी उत्पादकता के लिए अद्भुत काम हो सकता है। ईमेल को कम विकर्षण बनाने के अलावा, रणनीतिक रूप से ताल निर्धारित करने से आप ईमेल पत्राचार के लिए अपने शेड्यूल के कुछ हिस्सों को अधिक प्रभावी ढंग से ब्लॉक कर सकते हैं।

यहां बताया गया है कि यह कैसे किया जाता है आउटलुक और मेल मैक के लिए।

सूचियों से आक्रामक रूप से सदस्यता समाप्त करें

मेलिंग सूचियों से अवांछित, अप्रासंगिक ईमेल जीवन का एक कष्टप्रद तथ्य हैं, लेकिन यदि उनसे निपटने का आपका तरीका सिर्फ डिलीट बटन दबाना है, तो आप अपना नुकसान कर रहे हैं। इन संदेशों को केवल हटाने के बजाय, मेलिंग सूची से पूरी तरह से सदस्यता समाप्त करने के लिए कुछ अतिरिक्त सेकंड लेना उचित है। इसमें थोड़ा अधिक समय लगता है, लेकिन वे अतिरिक्त क्लिक आपको भविष्य में आपके इनबॉक्स को अवरुद्ध करने वाली अवांछित ईमेल की बढ़ती संख्या को हटाने की परेशानी से बचाकर दस गुना लाभ देंगे।

कुछ आधुनिक ईमेल क्लाइंट आपके लिए इस प्रक्रिया को आसान बनाते हैं, और मेलिंग सूची संदेशों का स्वतः पता लगाएंगे और एक आसान-से-खोजने योग्य सदस्यता समाप्त बटन की पेशकश करेंगे। लेकिन भले ही आपके ईमेल क्लाइंट के पास यह सुविधा न हो, फिर भी संदेश के नीचे तक स्क्रॉल करना और मैन्युअल रूप से सदस्यता समाप्त लिंक की खोज करना उचित है। यदि बाकी सब विफल हो जाता है और कोई सदस्यता समाप्त करने का लिंक नहीं है, तो अक्सर एक संक्षिप्त उत्तर ईमेल भेजना उचित होता है जो प्रेषक से स्पष्ट रूप से पूछता है कि "कृपया मुझे अपनी सूची से हटा दें।"

एक स्वत: पूर्णकर्ता का उपयोग करें

स्वत: पूर्ण सुझाव (जैसे जीमेल का स्मार्ट कंपोज़) यकीनन उन सर्वोत्तम सुविधाओं में से एक है जिन्हें हाल ही में ईमेल सॉफ़्टवेयर में जोड़ा गया है। यदि आप परिचित नहीं हैं, तो वे मूल रूप से आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सामान्य शब्दों और वाक्यों की भविष्यवाणी करके काम करते हैं, फिर उन्हें सुझावों के रूप में पेश करते हैं जिन्हें आप एक ही कीस्ट्रोक के साथ दर्ज कर सकते हैं। अच्छे लोग आपकी लेखन शैली को उतना ही अधिक सीखते हैं जितना अधिक आप उनका उपयोग करते हैं, और समय के साथ लगभग बेहद सटीक हो सकते हैं।

पूरी तरह से ईमानदार होने के लिए, स्वत: पूर्ण सुझाव आपको प्रति सप्ताह कुछ अतिरिक्त मिनटों से अधिक बचाने की संभावना नहीं रखते हैं, लेकिन वे काम कर सकते हैं ईमेल लिखने में लगने वाले मानसिक प्रयास को कम करने के लिए आश्चर्य की बात है - खासकर यदि आप शब्दों का सही तरीका खोजने के लिए संघर्ष कर रहे हैं कुछ। सुझाव चीज़ों को संक्षिप्त और मधुर रखने के लिए एक सहायक अनुस्मारक के रूप में भी काम कर सकते हैं।

जानें कि कब ईमेल छोड़ना है और कब फ़ोन उठाना है

सबसे अच्छे ईमेल कौशलों में से एक जो आप संभवतः विकसित कर सकते हैं वह यह पहचानने की क्षमता है कि ईमेल कब है - और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह कब नहीं है - किसी भी स्थिति में उपयोग करने के लिए आदर्श संचार विधि। कई उदाहरणों में, ईमेल बेहतर है क्योंकि यह अतुल्यकालिक है, अधिक सुविचारित उत्तरों की अनुमति देता है, और यह एक पेपर ट्रेल छोड़ देता है - जो इसे कुछ प्रकार के संदेशों के लिए महान बनाता है। लेकिन कम औपचारिक बातचीत के लिए, ईमेल संचार का सबसे अच्छा स्थान नहीं हो सकता है। जब भी आपके संचार को लॉग करने की आवश्यकता नहीं होती है, तो एक संक्षिप्त स्लैक संदेश भेजना, या यहां तक ​​कि फोन उठाना अक्सर तेज़ और अधिक प्रभावी होता है। कुछ कामकाजी स्थितियों में लोगों को कॉल करना कभी-कभी नापसंद किया जाता है, लेकिन जब रणनीतिक रूप से उपयोग किया जाता है, तो लाभ होता है (अतिरिक्त गति, स्पष्टता, और जानकारी संप्रेषित करने के लिए स्वर और विभक्ति का उपयोग करने की क्षमता) से अधिक है लागत.

संपादकों की सिफ़ारिशें

• आपकी उत्पादकता को अधिकतम करने में सहायता के लिए 10 ब्राउज़र एक्सटेंशन
• यदि आपमें साहस है तो साधारण जीपीयू हैक आपके आरटीएक्स 3080 लैपटॉप को 20% अधिक शक्तिशाली बना देता है

अपनी जीवनशैली को उन्नत करेंडिजिटल ट्रेंड्स पाठकों को सभी नवीनतम समाचारों, मजेदार उत्पाद समीक्षाओं, व्यावहारिक संपादकीय और एक तरह की अनूठी झलक के साथ तकनीक की तेज़ गति वाली दुनिया पर नज़र रखने में मदद करता है।