उस व्यावसायिक प्रक्रिया को परिभाषित करें जिसका आप विश्लेषण करना चाहते हैं। यह एक शुरुआत और समाप्ति के साथ, इनपुट और आउटपुट के साथ एक पूर्ण व्यापार लेनदेन होना चाहिए, और इसके परिणामस्वरूप व्यवसाय की आवश्यकता को पूरा करना चाहिए। उदाहरण: "किराया कर्मचारी" एक पूरी प्रक्रिया है, जबकि "किराया फॉर्म भरें" प्रक्रिया के भीतर एक कदम है, लेकिन इसका कोई मतलब नहीं है अगर इसे अकेले किया जाए।
प्रक्रिया के भीतर भूमिकाओं की पहचान करें। एक भूमिका एक ऐसा हिस्सा है जो एक व्यक्ति या लोगों का समूह इस प्रक्रिया में निभाता है। भूमिकाओं को उनके द्वारा की जाने वाली कार्रवाई के प्रकार के साथ लेबल किया जाना चाहिए, न कि उनकी नौकरी या विभाग के शीर्षक के साथ। एक व्यक्ति जो किसी कर्मचारी के टाइम कार्ड को मंजूरी देता है उसे "टाइम एप्रूवर" कहा जाना चाहिए।
लेन-देन को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया चरणों की पहचान करें। प्रक्रिया में मूल्य जोड़ने वाले प्रत्येक विस्तृत चरण को कैप्चर करें, भले ही वह मान केवल समीक्षा करने के लिए हो और सुनिश्चित करें कि पिछले चरण सही ढंग से किए गए हैं।
प्रत्येक चरण, चरण को करने वाली भूमिका, और चरण-दर-चरण जानकारी को दर्शाने वाला आरेख बनाकर प्रक्रिया प्रवाह का दस्तावेज़ीकरण करें। प्रत्येक चरण को नंबर दें। प्रत्येक चरण से दूसरे चरण तक जाने वाले तीरों का उपयोग करके सूचना की दिशा निर्धारित करें। एक "क्रॉस-फ़ंक्शनल" फ़्लो चार्टिंग शैली लोगों के साथ-साथ प्रक्रिया चरणों के बीच भूमिकाओं और जानकारी के प्रवाह की पहचान करने के लिए सबसे अच्छा काम करती है। दस्तावेज़ के पाठ भाग में प्रत्येक चरण का विस्तार से वर्णन करें।
