इन तीन युक्तियों का उपयोग करने से पहले मेरा आउटलुक इनबॉक्स गड़बड़ था

किसी को भी ईमेल पसंद नहीं है, लेकिन हममें से कोई भी इसके बिना नहीं रह सकता। यदि आपको आने वाले ईमेल को प्रबंधित करने में कठिनाई हो रही है, तो मुझे ये तीन युक्तियाँ बेहद उपयोगी लगीं।

चाहे आप संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करना चाहते हों, एक क्लिक से कई क्रियाएं करना चाहते हों, या जिन ईमेलों पर ध्यान देने की आवश्यकता हो उन्हें बाकियों से अलग दिखाना चाहते हों, ये माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक टिप्स क्या आपने कवर किया है?

आने वाले ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए नियमों का उपयोग करें

ईमेल आते ही उन्हें व्यवस्थित करने के लिए, आप आउटलुक में नियम सेट कर सकते हैं। तो, आप किसी ईमेल को किसी फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं, फ़ॉलो अप करने के लिए उसे फ़्लैग कर सकते हैं, किसी संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। सबसे अच्छी बात यह है कि यह सब स्वचालित रूप से होता है।

स्टेप 1: पर जाएँ घर टैब, का चयन करें नियम ड्रॉप-डाउन तीर, और चुनें नियम बनाएं.

चरण दो: खुलने वाले बॉक्स में, आपके पास कुछ त्वरित विकल्प होंगे जिन्हें आप चयनित ईमेल के लिए चुन सकते हैं।

शर्त के लिए, आप प्रेषक, विषय पंक्ति या किसी विशिष्ट ईमेल पते पर भेजे गए पते में से चुन सकते हैं। कार्रवाई के लिए, आप अलर्ट विंडो प्रदर्शित करने, एक निश्चित ध्वनि बजाने या किसी फ़ोल्डर में ले जाने में से चुन सकते हैं।

चरण 3: यदि आप बॉक्स में जो देखते हैं वह आप जो करना चाहते हैं उससे मेल खाता है, तो बस अपनी इच्छित शर्तों और कार्यों के लिए बॉक्स चेक करें और चुनें ठीक.

एक उन्नत नियम का प्रयोग करें

वैकल्पिक रूप से, यदि आप चाहें तो आप बड़ी संख्या में स्थितियों और कार्रवाइयों में से चुन सकते हैं।

स्टेप 1: चुनना उन्नत विकल्प नियम बनाएं बॉक्स में.

चरण दो: इसके बाद आप 30 से अधिक शर्तों में से चुन सकते हैं जैसे कि ईमेल महत्वपूर्ण चिह्नित है, अनुलग्नक है, या स्वचालित उत्तर है।

जिन शर्तों का आप उपयोग करना चाहते हैं उनके लिए बॉक्स को चेक करें और फिर वेरिएबल को पूरा करने के लिए नीले लिंक किए गए टेक्स्ट का चयन करें। चुनना अगला.

चरण 3: फिर आप लगभग 20 कार्रवाइयां देखेंगे जो आप कर सकते हैं। आप जिन क्रियाओं का उपयोग करना चाहते हैं उनके लिए बॉक्स को चेक करके और आवश्यक विवरण भरने के लिए नीले टेक्स्ट का चयन करके भी ऐसा ही करें। चुनना अगला.

चरण 4: यदि आप जिस नियम में कोई अपवाद जोड़ना चाहते हैं, तो आप वह अगला कार्य कर सकते हैं। उन बक्सों को चेक करें, नीले टेक्स्ट के लिए विवरण पूरा करें और चुनें अगला.

चरण 5: अंत में, अपने नियम को एक नाम दें, चिह्नित करें कि आप नियम को तुरंत चलाना चाहते हैं या नहीं, और चुनें खत्म करना.

एक बार जब आप अपना नियम स्थापित कर लेते हैं, तो आप आराम से बैठ सकते हैं और आउटलुक को आपके लिए आने वाले ईमेल को व्यवस्थित करने दे सकते हैं। नियम बनाने में बस कुछ मिनट का समय लगाकर, आप लंबे समय में समय बचा सकते हैं।

किसी नियम को बाद में देखने, संपादित करने या हटाने के लिए, पर जाएँ घर > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.

दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए त्वरित चरण सेट करें

आउटलुक एक सुविधा प्रदान करता है इसे त्वरित कदम कहा जाता है जो आपके द्वारा बार-बार किए जाने वाले कार्यों में तेजी ला सकता है। नियमों के समान, त्वरित कदम आपको एक या अधिक कार्रवाइयां चुनने की सुविधा देते हैं जो आप ईमेल पर करना चाहते हैं। लेकिन उन क्रियाओं को स्वचालित रूप से निष्पादित करने के बजाय, आप केवल एक बटन के क्लिक से उन्हें स्वयं संभाल लेते हैं। साथ ही, आप एक ही समय में कई कार्य कर सकते हैं।

के पास जाओ घर टैब करें और जांचें त्वरित कदम रिबन के उस भाग में बॉक्स। आपको कई क्रियाएं दिखाई देंगी जैसे यहां ले जाएं, उत्तर दें और हटाएं, और हो गया।

आप पूर्व निर्धारित त्वरित चरणों में से किसी एक को चुनकर और आवश्यक विवरण पूरा करके उसका उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं करने के लिए कदम, फ़ोल्डर चुनें, और वैकल्पिक रूप से ईमेल को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करें। चुनना बचाना.

फिर अपने इनबॉक्स में किसी ईमेल पर त्वरित चरण का उपयोग करने के लिए, संदेश चुनें और चुनें करने के लिए कदम त्वरित कदम।

अपना स्वयं का त्वरित कदम बनाएं

यदि आप अपना स्वयं का त्वरित कदम बनाना चाहते हैं, तो इसमें केवल एक मिनट लगेगा।

स्टेप 1: चुनना नया निर्माण रिबन के त्वरित चरण अनुभाग में।

चरण दो: फिर, त्वरित चरण को नाम दें और अपनी इच्छित कार्रवाई का चयन करने के लिए ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करें। एक से अधिक प्रदर्शन करने के लिए, चुनें क्रिया जोड़ें और अगला चुनें.

चरण 3: एक बार जब आपके पास अपनी इच्छित सभी कार्रवाइयां हो जाएं, तो चुनें खत्म करना.

आपके इनबॉक्स में कोई ईमेल आने पर त्वरित चरण का उपयोग करने के लिए, संदेश का चयन करें और त्वरित चरण बॉक्स में उसके नाम पर क्लिक करें। आप ईमेल पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं, आगे बढ़ें त्वरित कदम, और पॉप-आउट मेनू से नाम चुनें।

यदि आप एक ही समय में ईमेल पर कई कार्य करना चाहते हैं, तो क्विक स्टेप्स एक सच्चा समय बचाने वाला है।

बाद में किसी त्वरित चरण को देखने, संपादित करने या हटाने के लिए, पर जाएँ घर > त्वरित कदम > त्वरित कदम प्रबंधित करें.

सशर्त स्वरूपण के साथ ईमेल को पॉप बनाएं

आउटलुक में एक और उपयोगी इनबॉक्स प्रबंधन उपकरण सशर्त स्वरूपण है। इसके साथ, आप आने वाले कुछ ईमेल को एक विशिष्ट फ़ॉन्ट शैली, आकार या रंग के साथ अलग दिखा सकते हैं। यह आपका ध्यान उन संदेशों की ओर आकर्षित करने का एक शानदार तरीका है जिन्हें इसकी सबसे अधिक आवश्यकता है।

स्टेप 1: पर जाएँ देखना टैब करें और चुनें दृश्य सेटिंग्स रिबन के बाईं ओर.

चरण दो: चुनना सशर्त स्वरूपण पॉप-अप विंडो में.

चरण 3: आपको अपठित संदेश और अतिदेय ईमेल जैसे आपके लिए पहले से ही सेट किए गए कुछ डिफ़ॉल्ट सशर्त स्वरूपण नियम दिखाई देंगे। अपना स्वयं का निर्माण करने के लिए, चुनें जोड़ना.

चरण 4: बॉक्स के नीचे, अपने सशर्त स्वरूपण नियम को एक नाम दें। फिर, चुनें फ़ॉन्ट अगले पॉप-अप बॉक्स में शैली, आकार और रंग का चयन करने के लिए बटन दबाएं और चुनें ठीक.

चरण 5: अगला, चुनें स्थिति बटन। आपको अपनी शर्तें सेट करने के लिए अगले पॉप-अप बॉक्स में तीन टैब दिखाई देंगे।

• संदेशों: कीवर्ड दर्ज करें, प्रेषक या भेजा गया ईमेल पता चुनें, या एक समय सीमा चुनें।
• और अधिक विकल्प: एक श्रेणी का चयन करें, वे आइटम चुनें जो पढ़े गए या अपठित हैं, संलग्नक हैं या नहीं हैं, प्राथमिकता या किसी अन्य विकल्प के साथ चिह्नित हैं।
• विकसित: कस्टम मानदंड सेट करें और शर्तों के लिए फ़ील्ड चुनें।

चरण 6: जब आप समाप्त कर लें, तो चुनें ठीक अगले पॉप-अप बॉक्स को सहेजने और बंद करने के लिए।

अब, आप उन ईमेलों को आपके द्वारा चुनी गई शर्तों और आपके द्वारा चुने गए फ़ॉन्ट के साथ देखेंगे, जिससे उन्हें आपके संदेशों की झड़ी में पहचानना बहुत आसान हो जाएगा।

बाद में किसी सशर्त स्वरूपण नियम को देखने, संपादित करने या हटाने के लिए, पर जाएँ देखना > दृश्य सेटिंग्स > सशर्त स्वरूपण.

यदि आप अपने ईमेल को प्रबंधित करने का कोई नया तरीका ढूंढ रहे हैं, तो आउटलुक आपके इनबॉक्स को नियंत्रण में रखने में मदद करने के लिए ये सुविधाएँ प्रदान करता है। उन्हें स्थापित करने में कुछ मिनट लग सकते हैं, लेकिन बाद में आप जो समय बचाएंगे वह लाभदायक होगा।

अधिक जानकारी के लिए, कैसे करें पर एक नज़र डालें आउटलुक में कार्यालय से बाहर उत्तर सेट करें.

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