आउटलुक से ईमेल को बचाने का सबसे अच्छा तरीका

अपने ईमेल खाते के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करते समय, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपने सभी संदेशों का ट्रैक रख सकें, और जब भी आपको आवश्यकता हो, आप उन्हें वापस संदर्भित कर सकते हैं। यही कारण है कि यह समझना महत्वपूर्ण है कि अपने आउटलुक खाते से अपने ईमेल संदेशों को सहेजने और संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है।

Microsoft के अनुसार, सबसे अच्छा अभ्यास उन संदेशों के लिए इनबॉक्स रखना है जिन्हें आपको पढ़ने और स्वयं संसाधित करने और अन्य फ़ोल्डर बनाने की आवश्यकता है जिनका उपयोग आप कुछ प्रकार के मेल के लिए कर सकते हैं। एक "1-संदर्भ" फ़ोल्डर बनाएँ। किसी भी संदेश को मैन्युअल रूप से छोड़ दें जिसे आपको बाद में वापस जाने की आवश्यकता है या आपके पास अभी तक पढ़ने का समय नहीं है। इसके सामने एक "1" रखें ताकि यह आपके इनबॉक्स के ठीक नीचे दिखाई दे। व्यक्तिगत ईमेल को दूर रखने के लिए "व्यक्तिगत" जैसे अन्य फ़ोल्डर बनाएं और उन्हें अपने कार्य ईमेल से अलग रखें। इस तरह, आपको अपने सहकर्मियों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी जो व्यक्तिगत संदेशों पर आपके कंधे पर नज़र रखते हैं। आप सूची ईमेल मेल करने के लिए फ़ोल्डरों का एक सेट बना सकते हैं, ताकि उन संदेशों को एक फ़ोल्डर में फिर से भेजा जा सके। इस तरह, आपको अपने इनबॉक्स में ढेर सारे संदेशों की भीड़ नहीं जमा करनी पड़ेगी, शायद आपको पढ़ने की भी जरूरत न पड़े।

अपने सभी फोल्डर को सालाना ऑटो-आर्काइव पर सेट करें। संग्रह प्रणाली आपको उन ईमेल को सहेजने की अनुमति देती है जो आपके बिना कुछ किए महत्वपूर्ण हैं। आउटलुक आपको जवाब देने के लिए कह सकता है कि क्या आप अपने सभी संदेशों को ऑटो-आर्काइव करना चाहते हैं। "हां" पर क्लिक करें और संग्रह प्रक्रिया शुरू हो जाएगी। आपके संदेशों को इनबॉक्स या अन्य फ़ोल्डरों से एक "संग्रह" फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, जिसे आप किसी भी समय एक्सेस कर सकते हैं। आपके सभी फ़ोल्डर "संग्रह" फ़ोल्डर में नकल किए जाएंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास संदर्भ, व्यक्तिगत और व्यावसायिक फ़ोल्डर हैं, तो आप "संग्रह" के अंतर्गत वही तीन फ़ोल्डर देखेंगे।

आउटलुक में "ऑटोआर्काइव" सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है, लेकिन आप संग्रह प्रणाली को भी अनुकूलित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "टूल" मेनू पर क्लिक करें। "विकल्प" पर क्लिक करें और "अन्य" टैब पर क्लिक करें। "स्वतः संग्रह" चुनें। "हर दिन स्वतः संग्रह चलाएँ" का चयन करें और निर्दिष्ट करें कि आप कितने होना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, प्रत्येक 14 दिन)। कोई अन्य विकल्प चुनें जिसे आप बदलना चाहते हैं। यदि आप परिवर्तनों को अपने सभी फ़ोल्डरों में लागू करना चाहते हैं, तो "इन सेटिंग्स को सभी फ़ोल्डरों पर लागू करें" चुनें।