स्प्रेडशीट के क्या लाभ हैं?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, गूगल डॉक्स और ओपनऑफिस कैल्क के लिए उपलब्ध मुफ्त टेम्प्लेट की श्रेणी पर एक नज़र डालने से पता चलता है कि स्प्रैडशीट्स सभी कौशल स्तरों के घरेलू और व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी हैं। एक अंतर्निहित लाभ, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उनका उपयोग कैसे करते हैं, सापेक्ष आसानी है जिसके साथ आप कच्चे डेटा को उपयोगी जानकारी में बदल सकते हैं।

स्प्रेडशीट में अंतर्निहित कैलकुलेटर, सूत्र और कार्य समय बचाते हैं और गणितीय सटीकता में सुधार करते हैं। आप टेक्स्ट स्ट्रिंग्स में हेरफेर करने के लिए सूत्रों और कार्यों का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप पहले और अंतिम नामों को पूर्ण नाम से अलग कर सकते हैं या स्ट्रिंग में शब्दों या वर्णों को किसी अन्य शब्द या वर्णों के सेट से ढूंढ और बदल सकते हैं। फ़ॉर्मूला स्प्रैडशीट में सेल को लिंक कर सकते हैं और तुरंत अपडेट कर सकते हैं, अगर सेल का मान बदल जाता है। यदि आप कोई गलती करते हैं, तो अंतर्निहित त्रुटि-प्रबंधन क्षमताओं को ध्वजांकित करें और गलत सेल मान के बारे में जानकारी प्रदान करें।

स्प्रैडशीट बुनियादी और उन्नत डेटा मॉडलिंग का समर्थन करते हैं, जिससे घरेलू और व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं दोनों को लाभ हो सकता है। एक घरेलू उपयोगकर्ता एक बुनियादी क्या-अगर परिदृश्य बना सकता है, यह देखने के लिए कि गैसोलीन या भोजन की कीमत जैसे एकल चर को बदलने से उनके बजट पर क्या प्रभाव पड़ेगा। एक व्यावसायिक उपयोगकर्ता एक जटिल परिदृश्य से अधिक लाभान्वित हो सकता है जो दर्शाता है कि एक से अधिक चर बदलने से ब्रेक-ईवन या लाभ-मात्रा-लागत विश्लेषण कैसे प्रभावित होता है। उन्नत डेटा मॉडलिंग तकनीक, जैसे कि पिवट टेबल और चार्ट, मूल डेटा लेआउट को बदले बिना डेटा को सॉर्ट करने और सारांशित करने के लिए उपयोगी हैं।

स्प्रैडशीट कई प्रकार के प्रस्तुतिकरण और स्वरूपण विकल्पों के साथ आते हैं जो न केवल पठनीयता में सुधार करते हैं, बल्कि बाहरी रिपोर्ट और प्रस्तुतियों में डेटा का उपयोग करना भी संभव बनाते हैं। स्टाइलिंग विकल्प आपको एक साफ-सुथरा रूप बनाने के लिए फोंट, फ़ॉन्ट आकार, पृष्ठभूमि और टेक्स्ट रंग और सेल बॉर्डर बदलने की अनुमति देते हैं। प्रिंट विकल्प आपको एक विशिष्ट प्रिंट क्षेत्र को परिभाषित करने और एक स्प्रेडशीट के सभी या एक निर्दिष्ट हिस्से को प्रिंट करने की अनुमति देते हैं। रिपोर्ट या स्लाइड शो प्रस्तुति में डेटा प्रदर्शित करने के लिए ग्राफ़ और चार्टिंग विकल्प उपयोगी होते हैं।

स्प्रैडशीट में ऐसी विशेषताएं होती हैं जो आपको अन्य स्रोतों से डेटा, टेक्स्ट और छवि फ़ाइलों को प्राप्त करने और उपयोग करने की अनुमति देती हैं, साथ ही वर्ड प्रोसेसिंग, ईमेल, डेटाबेस और प्रस्तुति कार्यक्रमों के साथ डेटा साझा करती हैं। आप मेल मर्ज में प्रपत्र पत्र बनाने या डेटाबेस प्रोग्राम में स्प्रेडशीट डेटा निर्यात करने के लिए संपर्क जानकारी स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार के सेव विकल्पों का अर्थ है कि आप एक से अधिक कंपनी के सॉफ़्टवेयर के साथ स्प्रैडशीट का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सेव ऑप्शन का मतलब है कि आप ओपनऑफिस प्रोग्राम में एक्सेल स्प्रेडशीट का इस्तेमाल कर सकते हैं और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम में ओपनऑफिस कैल्क प्रोग्राम का इस्तेमाल कर सकते हैं।