एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट का महत्व

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रैडशीट से पहले, व्यवसाय बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित करने के लिए मेनफ़्रेम कंप्यूटर का उपयोग करते थे; संगठन छोटे डेस्कटॉप अनुप्रयोगों के लिए प्रोग्रामिंग की उच्च लागत को सही नहीं ठहरा सके। लेखाकारों ने अपने मेनफ्रेम प्रिंटआउट पर डेटा को पूरक करने के लिए जर्नल पैड और जोड़ने वाली मशीनों का इस्तेमाल किया। Visicalc और Lotus 1-2-3 सहित पहले पर्सनल कंप्यूटर इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट ने व्यवसाय में क्रांति ला दी क्योंकि वे तेज़, लचीले और कम लागत वाले थे। आज के सॉफ्टवेयर, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट का एक्सेल, पिछले कार्यक्रमों में अग्रणी उत्पादकता लाभों को जारी रखता है।

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर दैनिक लेखांकन कार्यों के श्रम को कम करके उत्पादकता में सुधार करता है। जैसे ही आप स्प्रेडशीट में डेटा टाइप करते हैं, सूत्र तुरंत एक ही समय में कई योगों की गणना करते हैं। उदाहरण के लिए, अब आपको मैन्युअल रूप से विक्रेता द्वारा और सप्ताह, महीने और वर्ष को अलग-अलग चरणों के रूप में जोड़ने की आवश्यकता नहीं है; स्प्रेडशीट यह स्वचालित रूप से करती है। यह औसत, न्यूनतम/अधिकतम कार्य और अधिक उन्नत सूत्र और आँकड़े भी करता है। एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, Microsoft के एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर कुछ माउस क्लिक के साथ ग्राफ़ और चार्ट बनाते हैं।

स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर की सर्वव्यापकता का मतलब है कि आप स्प्रेडशीट फ़ाइलों को अपने कार्यालय के सहयोगियों, व्यापार भागीदारों, लेखा परीक्षकों और अन्य लोगों के साथ साझा कर सकते हैं। आप स्थानीय नेटवर्क या ईमेल के माध्यम से कुछ ही सेकंड में स्प्रेडशीट फ़ाइलें भेज सकते हैं। मोबाइल पेशेवर नोटबुक कंप्यूटर, टैबलेट और मोबाइल फोन पर अपनी स्प्रेडशीट अपने साथ ले जाते हैं, क्षेत्र में जानकारी अपडेट करते हैं।

एक नई स्प्रैडशीट सेट करना अपेक्षाकृत आसान है, क्योंकि किसी मौजूदा में नई पंक्तियाँ, कॉलम और सूत्र जोड़ना है। एक स्प्रेडशीट एक साधारण ग्रिड सिस्टम का अनुसरण करती है, जिसमें प्रत्येक सेल में टेक्स्ट का एक टुकड़ा, न्यूमेरिक डेटा आइटम या फॉर्मूला हो सकता है। प्रोग्राम आपकी स्प्रैडशीट पर पंक्ति-स्तंभ ग्रिड के अलावा कोई संरचना नहीं लगाता है; आप जहां चाहें और किसी भी संयोजन में शीर्षक पाठ, पंक्तियों और डेटा के स्तंभों और सूत्रों को सेट अप कर सकते हैं।

स्प्रेडशीट की कीमत मुफ्त से लेकर कुछ सौ डॉलर तक होती है। Apache OpenOffice की Calc और Google स्प्रेडशीट नि:शुल्क उपलब्ध हैं; आप उनमें मानक Microsoft Excel स्प्रेडशीट आयात कर सकते हैं या उनके मूल स्वरूपों के साथ काम कर सकते हैं। इस प्रकाशन के समय, Microsoft के Office 2010 में एक्सेल, वर्ड, पॉवरपॉइंट और अन्य प्रोग्राम शामिल हैं जिनकी कीमत होम एडिशन के लिए $120 से लेकर पेशेवरों के लिए $500 संस्करण तक है। कम लागत से नवोदित व्यवसायों, गैर-लाभकारी संगठनों और स्टोरफ्रंट मालिकों को वैश्विक निगमों के समान स्प्रेडशीट लाभ प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।