पारंपरिक फ़ाइल संगठन के लाभ और नुकसान

पारंपरिक फ़ाइल संगठन कंप्यूटर-आधारित या इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के दृष्टिकोण को संदर्भित करता है। कंप्यूटर डेटाबेस से पहले, कई व्यवसायों ने केवल फ़ोल्डर संरचना बनाकर फ़ाइलों को व्यवस्थित किया और श्रेणी या प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को फ़ोल्डर में रखा। इस पद्धति ने कई मामलों में डेटाबेस सिस्टम को रास्ता दिया है। हालाँकि, यदि आपके पास अपेक्षाकृत कम संख्या में फाइलें हैं, तो पारंपरिक फाइलिंग कभी-कभी फायदेमंद होती है।

पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम को स्थापित करना और उपयोग करना बहुत आसान है, यह मानते हुए कि आपके द्वारा बनाए रखी जाने वाली फाइलों की संख्या कम है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास दस्तावेज़ों की पाँच मूल श्रेणियां हैं और प्रत्येक में सीमित संख्या में फ़ाइलें हैं, तो आपको अपनी फ़ाइलों को आसानी से संग्रहीत करने, बनाए रखने और पुनः प्राप्त करने के लिए डेटाबेस सिस्टम की आवश्यकता नहीं है। आपको सॉफ़्टवेयर सिस्टम सीखने और कर्मचारियों को इसका उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित करने के बारे में भी चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

यदि आप एक पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको एक सॉफ्टवेयर डेटाबेस में निवेश करने की भी आवश्यकता नहीं है, जिसमें एक अग्रिम खरीद और चल रहे लाइसेंसिंग शुल्क शामिल हो सकते हैं। स्वाभाविक रूप से, आपको एक कंप्यूटर की आवश्यकता होती है, जो व्यवसाय में काफी सामान्य है चाहे आप फाइलों को स्टोर करें या नहीं। आपकी मूल फ़ाइल संरचना ठीक आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव में बनी रहती है। वैकल्पिक रूप से, आप एक बहुत सस्ती बाहरी हार्ड ड्राइव खरीद सकते हैं जो आपको फ़ाइलों को एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर ले जाने की अनुमति देती है।

पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम की एक बड़ी कमी यह है कि यह क्रॉस-फाइल डेटा इंटीग्रेशन या डेटा शेयरिंग को सक्षम नहीं करता है। सॉफ़्टवेयर-आधारित फाइलिंग सिस्टम के साथ, आप विभिन्न फ़ोल्डरों को बनाए रख सकते हैं लेकिन आप कई फाइलों में दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त करने के लिए खोजों को क्रॉस-मिलान कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप एक से अधिक कर्मचारियों को साझा डेटा फ़ाइलों के माध्यम से खोजने के लिए सक्षम कर सकते हैं। यह एकीकरण सभी व्यक्तिगत फ़ाइलों के माध्यम से खोजने के लिए समय कम करता है, एक लाभ जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप बड़ी मात्रा में फ़ाइलें बनाए रखते हैं या एक बड़ा ग्राहक आधार है।

यदि आप डेटाबेस के माध्यम से अपनी फ़ाइलों को एकीकृत नहीं करते हैं तो आप डेटा के दोहराव का भी जोखिम उठा सकते हैं। एक पारंपरिक प्रणाली में, आपका कंप्यूटर यह नहीं पहचानता है कि आप समान दस्तावेज़ बनाते हैं और उन्हें विभिन्न फ़ाइल स्थानों में संग्रहीत करते हैं। इसके अतिरिक्त, आपका पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम सुरक्षा के लगभग उस स्तर की पेशकश नहीं करता है जो सावधानीपूर्वक तैयार की गई डेटाबेस फाइलिंग सिस्टम करता है। एन्क्रिप्टेड डेटा और वर्तमान सुरक्षा प्रमुख विशेषताएं हैं क्योंकि कंपनी नियमित रूप से उन्नत डेटाबेस सिस्टम विकसित करती है।