किसी एप्लिकेशन में डेटाबेस के कार्य क्या हैं?

सभी ने किसी न किसी रूप में डेटाबेस का उपयोग किया है। एक टेलीफोन बुक भी एक के रूप में योग्य है। डेटाबेस सूचनाओं को संग्रहीत करते हैं और इसे व्यावहारिक रूप में व्यवस्थित करते हैं। सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, डेटाबेस के कार्यों को कम्प्यूटरीकृत करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता को अपने डेटा के साथ बहुत लचीलापन मिलता है। डेटाबेस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का तरीका सीखने के लिए समय निकालने वाले ऑपरेटर अंत में समय बचाएंगे।

डेटाबेस प्रोग्राम में संग्रहीत मूल जानकारी एक तालिका में दर्ज हो जाती है। Microsoft Excel या Lotus 123 जैसी स्प्रैडशीट के समान ही, तालिकाएँ जानकारी इनपुट करने का एक व्यवस्थित तरीका प्रदान करती हैं। उपयोगकर्ता नाम, पता और ग्राहक पहचान संख्या जैसे फ़ील्ड नाम बनाने की क्षमता रखते हैं। उपयोगकर्ता तालिका में फ़ील्ड को प्रारूपित भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, डॉलर या यूरो जैसे मौद्रिक स्वरूपण के साथ एक संख्यात्मक क्षेत्र दिखाई दे सकता है।

अधिकांश डेटाबेस सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में अक्सर उपयोग किए जाने वाले स्वरूपों के लिए टेम्पलेट उपलब्ध होते हैं, जैसे संपर्क प्रबंधन, बिक्री या इन्वेंट्री ट्रैकिंग। उपयोगकर्ताओं के पास इन टेम्पलेट्स को अपने विशिष्ट उद्देश्यों के लिए वैयक्तिकृत करने के लिए संशोधित करने की क्षमता है।

डेटाबेस सॉफ़्टवेयर में ऑपरेटर की नज़र में डेटा दर्ज करने के कार्य को आसान बनाने के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल प्रपत्र बनाने का विकल्प शामिल है। श्रमिकों के पास अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप रूपों को अनुकूलित करने की शक्ति होती है। प्रपत्रों के लिए अनुकूलन योग्य टेम्प्लेट का उपयोग करने से निर्माण प्रक्रिया तेज और आसान हो जाती है।

प्रपत्र में डेटा दर्ज करने वालों की मदद करने के लिए संदेशों का उपयोग मार्गदर्शन देता है। उदाहरण के लिए, जब डेटा दर्ज करने वालों को किसी दिए गए फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू से चुनने की आवश्यकता होती है, तो डेटाबेस का निर्माता उस फ़ील्ड के चयनित होने पर पॉप-अप संदेश जोड़ने का विकल्प होता है, जो उपयोगकर्ताओं को ड्रॉप-डाउन मेनू से चयन करने की याद दिलाता है।

डेटाबेस प्रोग्राम में रिपोर्ट निर्माण कार्य शामिल हैं। रिपोर्टें उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा में कई तरह से हेरफेर करने की अनुमति देती हैं। उपयोगकर्ता डेटा का विश्लेषण करने में सहायता के लिए रिपोर्ट में फ़ंक्शन सम्मिलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक बिक्री विभाग एक रिपोर्ट बना सकता है जो प्रत्येक महीने के लिए अलग-अलग योग देते हुए केवल पहली तिमाही का डेटा दिखाता है।

रिपोर्ट निर्माण आम तौर पर रिपोर्ट की उपस्थिति को डिजाइन करने में रचनात्मकता की अनुमति देता है। दृश्य पहलू, जैसे कि फ़ॉन्ट विकल्प, फ़ील्ड स्थान, ग्राफिक्स का सम्मिलन और रंगों में हेरफेर रिपोर्ट के डिजाइनर को इसे नेत्रहीन रूप से आकर्षक और पेशेवर बनाने की अनुमति देता है।

डेटाबेस सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं को उनकी जानकारी को सरल और विशेष रूप से व्यवस्थित करने के लिए सुविधाएँ प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, सॉर्टिंग फ़ंक्शंस का उपयोग करने से अल्फा या रिवर्स-अल्फ़ा अनुक्रम की अनुमति मिलती है, आमतौर पर केवल एक आइकन पर क्लिक करके। फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार जानकारी निकालने देता है।