फोन बुक डेटाबेस का एक सामान्य उदाहरण है।
फ़ील्ड और रिकॉर्ड एक डेटाबेस के दो बुनियादी घटक हैं, जो सूचना या डेटा का एक संगठित संग्रह है। शब्द "फ़ील्ड" कॉलम, या डेटा की लंबवत श्रेणियों को संदर्भित करता है; शब्द "रिकॉर्ड्स" अद्वितीय फ़ील्ड डेटा की पंक्तियों, या क्षैतिज समूहों को संदर्भित करता है। दोनों डेटाबेस घटकों के उदाहरण पुराने, मुद्रित डेटाबेस और आधुनिक, कंप्यूटर-आधारित डेटाबेस में भी देखे जाते हैं।
डेटाबेस संरचना
डेटाबेस के सामान्य उदाहरण फोन बुक, लाइब्रेरी कैटलॉग या रिटेल वेबसाइट का सर्च इंजन हैं। डेटाबेस आमतौर पर पंक्तियों और स्तंभों के साथ ग्रिड जैसे प्रारूप में बनाया जाता है। उदाहरण के लिए, एक टेलीफोन बुक में प्रत्येक प्रविष्टि के लिए एक उपनाम, पहला नाम, पता और फोन नंबर होता है; वे श्रेणियां डेटाबेस के "कॉलम" बनाती हैं। फोन बुक में प्रत्येक प्रविष्टि में एक विशिष्ट पहचान गुण होता है, जो व्यक्ति का नाम होता है; फोन बुक में प्रत्येक नामित प्रविष्टि एक पंक्ति बनाती है, जिसमें उन चार स्तंभों में से प्रत्येक में अद्वितीय डेटा होता है।
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डेटाबेस फ़ंक्शन
डेटाबेस को फ़ील्ड और रिकॉर्ड के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है ताकि उन्हें आसानी से खोजा जा सके। फ़ोन बुक में फ़ोन नंबर ढूँढ़ने के लिए, आपको बस उस व्यक्ति का नाम ढूँढ़ना होगा, जो अद्वितीय है; एक बार जब व्यक्ति का नाम पता चल जाता है, तो उसी पंक्ति के "फ़ोन नंबर" कॉलम में सही फ़ोन नंबर मिल जाता है। अधिकांश डेटाबेस इन बुनियादी आयोजन और कार्यात्मक सिद्धांतों का पालन करते हैं।
खेत
फ़ोन बुक उदाहरण में, अंतिम नाम, प्रथम नाम, पता और फ़ोन नंबर की चार डेटा श्रेणियों को "फ़ील्ड" कहा जाता है। एक फ़ील्ड डेटा की एकल इकाई है जो प्रत्येक प्रविष्टि/पंक्ति के भीतर अद्वितीय है, लेकिन समग्र डेटा श्रेणी सभी प्रविष्टियों के लिए समान है। उदाहरण के लिए, "पता" एक ऐसा क्षेत्र है जो फोन बुक में सभी नामित प्रविष्टियों के लिए सामान्य है; हालांकि, प्रत्येक नामित प्रविष्टि के लिए पता फ़ील्ड की सामग्री अद्वितीय होगी। दिशानिर्देश के रूप में, डेटाबेस फ़ील्ड कॉलम, या डेटा श्रेणियों को संदर्भित करता है, जो सभी प्रविष्टियों/पंक्तियों द्वारा उपयोग किया जाता है।
अभिलेख
एक रिकॉर्ड एक डेटाबेस की एक पंक्ति है, जो खेतों का एक क्षैतिज समूह है; उन क्षेत्रों की सामग्री उस पंक्ति के लिए अद्वितीय है। फोन बुक उदाहरण में, प्रत्येक अंतिम नाम एक रिकॉर्ड/पंक्ति शुरू करता है जिसमें नाम, पता और फोन नंबर फ़ील्ड में डेटा होता है। डेटाबेस खोज में अक्सर एक रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है क्योंकि प्रत्येक रिकॉर्ड में एक अद्वितीय, पहचान करने वाली गुणवत्ता (या मान) होती है। एक डेटाबेस रिकॉर्ड, मूल रूप से, एक पंक्ति है जिसमें प्रत्येक फ़ील्ड में अद्वितीय डेटा होता है। एक डेटाबेस में आमतौर पर बड़ी संख्या में रिकॉर्ड होते हैं लेकिन केवल कुछ ही फ़ील्ड होते हैं।
