एक्सेस में एक क्वेरी की परिभाषा

एक्सेस डेटाबेस सॉफ्टवेयर है जो उपयोगकर्ताओं को बड़ी मात्रा में जानकारी रखने की अनुमति देता है। डेटाबेस के घटक टेबल, क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट और मैक्रो हैं। टेबल्स उपयोगकर्ता को कच्चा डेटा रखने की अनुमति देता है। प्रश्न तालिकाओं में डेटा में हेरफेर करते हैं। प्रपत्रों का उपयोग तालिकाओं में डेटा दर्ज करने और डेटाबेस को नेविगेट करने के लिए किया जा सकता है। रिपोर्ट डेटा को एक प्रिंटर-अनुकूल प्रारूप में प्रस्तुत करने के लिए हैं और मैक्रोज़ डेटाबेस कार्यों को स्वचालित करने में मदद करते हैं। डेटाबेस का सबसे महत्वपूर्ण घटक प्रश्न हैं। जैसा कि नाम का तात्पर्य है, एक क्वेरी उपयोगकर्ता को तालिकाओं में डेटा के बारे में पूछताछ करने की अनुमति देती है।

एक्सेस में कई प्रकार के सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले प्रश्न मौजूद हैं: चयन करें, संलग्न करें, अपडेट करें, हटाएं, तालिका बनाएं। क्वेरी का लक्ष्य उपयोग करने के लिए क्वेरी के प्रकार को निर्धारित करता है। एक चुनिंदा क्वेरी उपयोगकर्ता को उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित आवश्यकताओं के आधार पर तालिका से केवल जानकारी खींचने में मदद करती है। उदाहरण के लिए, एक चुनिंदा क्वेरी "M" अक्षर से शुरू होने वाले ग्राहकों के नामों को अलग कर सकती है। तालिका में जानकारी जोड़ने के लिए एक परिशिष्ट क्वेरी बनाई जाती है। एक अद्यतन क्वेरी उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं के अनुसार तालिका रिकॉर्ड को संशोधित कर सकती है। क्वेरी हटाएं तालिका से रिकॉर्ड हटाएं। मेक टेबल क्वेरी उपयोगकर्ता को चयनित रिकॉर्ड से एक नई तालिका बनाने की अनुमति देती है।

क्वेरीज़ उपयोगकर्ता को अलग-अलग फ़ील्ड की गणना करने की अनुमति देती हैं। उपयोगकर्ता बुनियादी गणना कर सकता है जैसे कि क्षेत्रों का जोड़ या गुणा या इंजीनियरिंग या सांख्यिकीय आवश्यकताओं के लिए अधिक जटिल गणना। Access की बिल्ट-इन कैलकुलेशन वही होती है जो Microsoft Excel में पाई जाती है। एक क्वेरी के माध्यम से, आइटम को उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार समूहीकृत या क्रमबद्ध भी किया जा सकता है।

किसी क्वेरी में डेटा अक्सर डेटाबेस में तालिकाओं से खींचा जाता है। तालिका वर्तमान डेटाबेस में, किसी अन्य डेटाबेस में या किसी एंटरप्राइज़ सिस्टम जैसे AS/400 से हो सकती है। एक प्रश्न में एक से अधिक तालिकाएँ रखी जा सकती हैं। प्रश्न अन्य प्रश्नों से जानकारी भी खींच सकते हैं। दूसरे शब्दों में, प्रश्नों को प्रश्नों के भीतर एम्बेड किया जा सकता है। तालिकाओं के समान, एक प्रश्न में दो या अधिक प्रश्न हो सकते हैं। एक एक्सेस क्वेरी के भीतर, टेबल और क्वेरी प्रत्येक के लिए सामान्य फ़ील्ड से जुड़ी होती हैं।

विज़ार्ड (चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका) का उपयोग करके या खरोंच से एक क्वेरी बनाई जा सकती है। एक्सेस डेटाबेस में नए लोगों को आदर्श रूप से विज़ार्ड का उपयोग करना चाहिए। यह उपयोगकर्ता को प्रश्नों और डेटाबेस द्वारा उपयोग की जाने वाली तालिकाओं और प्रश्नों के बीच लिंक स्थापित करने के तरीके के साथ सहज होने की अनुमति देता है।

दोहराव को रोकने के लिए, एक तालिका फ़ील्ड चुनें जो प्राथमिक कुंजी होगी। यह प्राथमिक कुंजी एक ऐसा क्षेत्र है जिसमें प्रत्येक रिकॉर्ड में अद्वितीय जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, संग्रह डेटाबेस के लिए प्राथमिक कुंजी चालान संख्या या ग्राहक खाता संख्या हो सकती है। यदि प्राथमिक कुंजी का चयन किया जाता है, तो क्वेरी चलाते समय रिकॉर्ड दोहराव की संभावना कम होती है।