लेबल बनाने के लिए एक्सेल से डेटा कैसे निर्यात करें
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Microsoft Office सॉफ़्टवेयर सूट 1990 में पहली बार पेश किए जाने के बाद से महत्वपूर्ण रूप से विकसित हुआ है। एक्सेल और वर्ड जैसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर पैकेज एक-दूसरे के साथ सहजता से बातचीत करते हैं, ऐसे कार्यों और कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला खोलते हैं जिन्हें पूरा करना पहले मुश्किल था।
हालांकि एक्सेल को मुख्य रूप से एक डेटाबेस और स्प्रेडशीट प्रबंधन उपकरण माना जाता है, इस सॉफ्टवेयर पैकेज का उपयोग मेलिंग लेबल के निर्माण सहित अतिरिक्त कार्यों के लिए भी किया जा सकता है। आप एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अंदर मेल मर्ज फीचर का उपयोग कर सकते हैं जिसे मेलिंग लेबल में बदला जा सकता है। इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए कुछ चरणों की आवश्यकता होती है, लेकिन उन्हें सभी दक्षताओं और तकनीकी कौशल स्तरों के व्यक्तियों द्वारा पूरा किया जा सकता है।
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टिप
आप पता लेबल बनाने, अनुकूलित करने और प्रिंट करने के लिए Microsoft Word के साथ-साथ Microsoft Excel के उत्कृष्ट डेटा प्रविष्टि टूल का उपयोग कर सकते हैं। यद्यपि इस प्रक्रिया के लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है, यह तकनीकी ज्ञान और विशेषज्ञता की एक विस्तृत श्रृंखला वाले व्यक्तियों द्वारा पूरा किया जा सकता है।
एक्सेल से लेबल बनाने की तैयारी करें
मेल मर्ज करें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में शामिल फीचर मेलिंग लेबल बनाना शुरू करने के लिए आवश्यक डेटा को एकीकृत करना अपेक्षाकृत आसान बनाता है। हालाँकि, इससे पहले कि इस डेटा को एक्सेल में शामिल किया जा सके, आपको वर्ड में मेल मर्ज प्रक्रिया के विशिष्ट ढांचे से मेल खाने के लिए एक्सेल वातावरण में तालिका और सेल को प्रारूपित करना होगा।
प्रारंभ करने के लिए, Word से आयात किए जाने वाले डेटा को दर्शाने के लिए कॉलम हेडर बनाएं और लेबल करें। इनमें निम्नलिखित लेबल (या समान) शामिल होंगे:
- पहला नाम
- अंतिम नाम
- पता
- शहर
ध्यान रखें कि ये लेबल पहले से उपयोग किए जा रहे मूल कॉलम 1 से 4 शीर्षकों को बदल देंगे। यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आपको इनमें से प्रत्येक डेटा बिंदु के लिए एक अलग कॉलम का उपयोग करने की आवश्यकता है। ऐसा करने में विफलता के परिणामस्वरूप प्रक्रिया में बाद के चरण में कुछ संगठनात्मक समस्याएं हो सकती हैं।
तैयारी के इस चरण में, सुनिश्चित करें कि आपके कार्यक्षेत्र में कोई खाली पंक्तियाँ और स्तंभ न रहें। लेबल निर्माण प्रक्रिया के दौरान, ये रिक्त क्षेत्र स्वरूपण में त्रुटियाँ उत्पन्न कर सकते हैं और आपके सभी लेबलों को बनने से रोक सकते हैं।
अपनी पता सूची का नामकरण
आपके कार्यक्षेत्र को ठीक से स्वरूपित करने के बाद, प्रक्रिया का अगला चरण आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली पता सूची का पता लगाना है। आप सूची के लिए नाम को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके इसे पूरा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस संपूर्ण पता सूची का चयन करें जिसका आप उपयोग कर रहे हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि हेडर वाले सभी कक्ष शामिल हैं। इतना करने के बाद open करे सूत्रों टैब, ढूंढें परिभाषित नाम समूह और चुनें नाम परिभाषित करें विकल्प।
एक बार यह हो जाने के बाद, पता सूची के लिए एक कस्टम नाम टाइप करें। यह विशेष नाम आपके विवेक पर छोड़ दिया गया है। यदि आप एकाधिक पता सूचियों का प्रबंधन कर रहे हैं, तो कुछ ऐसा चुनें जो सूची में विशिष्ट नामों और उसके इच्छित कार्य से संबंधित हो। दबाने के बाद ठीक है, सूची के लिए नया नाम इसके साथ संलग्न है।
मर्ज की शुरुआत
इससे पहले कि आप एक्सेल से लेबल प्रिंट कर सकें, सुनिश्चित करें कि सभी पता जानकारी सफलतापूर्वक मर्ज हो जाती है। ऐसा करने के लिए, Microsoft Word में चरणों की अगली श्रृंखला को पूरा करें। एक खाली दस्तावेज़ खोलें और नेविगेट करें डाक से टैब। खोजें मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह और चुनें मेल मर्ज प्रारंभ करें टैब।
दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में, चुनें लेबल बटन पर क्लिक करें और अपने स्वयं के सेटअप से मेल खाने के लिए उपलब्ध विभिन्न लेबल विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें। उदाहरण के लिए, आप उस विशिष्ट प्रिंटर प्रकार का चयन कर सकते हैं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं और एक लेबल विक्रेता और उत्पाद संख्या की पहचान कर सकते हैं। यह जानकारी उस स्थिति में विशेष रूप से उपयोगी साबित हो सकती है जब आप a. के साथ सहयोग कर रहे हों तृतीय पक्ष जो इस डेटा का उपयोग आपके लिए उपयुक्त मुद्रण ढांचे को शीघ्रता से बनाने के लिए कर सकता है दस्तावेज।
इस चरण का एक महत्वपूर्ण तत्व लेबल शीट के लिए उपयुक्त आयामों का चयन करना है। में उत्पाद संख्या बॉक्स, चुनें विवरण विकल्प चुनें और सुनिश्चित करें कि सूचीबद्ध आयाम आपके लेबल और लेबल शीट से मेल खाते हैं। यदि वे ऐसा नहीं करते हैं, तो प्रक्रिया को आगे बढ़ाने से पहले इस जानकारी को ठीक कर लें। ऐसा करने में विफलता के परिणामस्वरूप आपके अंतिम लेबल गलत तरीके से मुद्रित हो सकते हैं।
यदि आप अपने स्वयं के आयाम इनपुट करते हैं और उन्हें सहेजते हैं, तो विशिष्ट लेबल पैरामीटर इसमें दिखाई देंगे अन्य/कस्टम इस विंडो के भीतर श्रेणी। अब जब आपने उपयुक्त लेबल पैरामीटर का चयन कर लिया है, तो दबाएं ठीक है अपने चयन की पुष्टि करने के लिए। Microsoft Word को स्वचालित रूप से एक नई तालिका बनानी चाहिए जो आपके द्वारा वर्णित लेआउट को उत्पन्न करती है।
एक्सेल से डेटा आयात करना
अब जबकि वर्ड और एक्सेल दोनों में उपयुक्त फ्रेमवर्क स्थापित हो गए हैं, यह मर्ज शुरू करने का सही समय है। ऐसा करने के लिए, आप पहले अपने लेबल और पिछले चरणों में आपके द्वारा बनाई गई और नामित पता सूची के बीच एक कनेक्शन स्थापित करते हैं। वर्ड के भीतर, चुनें विकल्प से फ़ाइल मेनू और चुनें उन्नत टैब। नाम का अनुभाग खोजें आम और चुनें फ़ाइल स्वरूप रूपांतरण की पुष्टि करेंखुला हुआ और उपलब्ध बॉक्स को चेक करें। फिर दबायें ठीक है जारी रखने के लिए।
अगला, चुनें डाक से टैब खोलें मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह, और क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें ड्रॉप-डाउन मेनू से विकल्प। अंत में, क्लिक करें मौजूदा सूची का प्रयोग करें प्रक्रिया को जारी रखने के लिए।
एक विंडो प्रकट होती है जिसमें आप उस विशिष्ट सूची का चयन करते हैं जिसे आप मर्ज के भाग के रूप में उपयोग करने की योजना बनाते हैं। इस बिंदु पर, आपके द्वारा पहले नामित सूची का पता लगाने के लिए समय निकालें और फिर क्लिक करें डेटा स्रोत का चयन करें डिब्बा। आपको एक विंडो के साथ प्रस्तुत किया जाता है जिसमें आप उस विशिष्ट डेटा स्रोत की पुष्टि करते हैं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। क्लिक करने के बाद सब दिखाओ बॉक्स, चुनें डीडी के माध्यम से एमएस एक्सेल वर्कशीट में विकल्प डेटा स्रोत खोलें दबाने से पहले बॉक्स ठीक है.
अंतिम चरण के रूप में, प्रकट होने वाले संवाद बॉक्स से उन सभी डेटा की विशेषता वाले कक्षों और/या कार्यपत्रक की विशिष्ट श्रेणी का चयन करें, जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं। फिर दबायें ठीक है.
अपने लेबल के साथ प्लेसहोल्डर शामिल करना
अब जब पता जानकारी वाली वर्कशीट की पहचान कर ली गई है और लेबल से लिंक कर दी गई है, तो विशिष्ट प्लेसहोल्डर जोड़ें जो यह निर्धारित करते हैं कि प्रत्येक पता एक लेबल पर कैसे दिखाई देगा। इन विशिष्ट प्लेसहोल्डर्स को के रूप में भी जाना जाता है मेल मर्ज फ़ील्ड. यदि कोई पाठ है जिसे प्रत्येक लेबल पर दोहराया जाएगा, तो आप इसे मैन्युअल रूप से भी इनपुट कर सकते हैं।
इन प्लेसहोल्डर्स को बनाने के पीछे का कारण महत्वपूर्ण है। यह विशिष्ट जानकारी पता सूची से तालिका में डेटा के स्थानांतरण को कोरियोग्राफ करेगी। प्लेसहोल्डर गाइड के रूप में कार्य करते हैं, सूचनाओं को विभाजित करते हैं और प्रत्येक तत्व को लेबल के ढांचे के भीतर रखते हैं।
लेबल निर्माण के साथ आगे बढ़ना
प्लेसहोल्डर बनाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांचें कि वर्ड ने प्लेसहोल्डर के प्रत्येक तत्व को सूची से संबंधित डेटा में ठीक से मैप किया है। यह का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है मैच फ़ील्ड संवाद बॉक्स। यहां, उपयोगकर्ता यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि प्रत्येक प्लेसहोल्डर पता सूची से प्राप्त डेटा से कैसे जुड़ा है। उदाहरण के लिए, आप मिलान कर सकते हैं पहला नाम के लिए प्लेसहोल्डर पहला नाम पता सूची के अंदर कॉलम, यह सुनिश्चित करता है कि यह डेटा लेबल पर उपयुक्त स्थान पर अपना रास्ता ढूंढता है।
ध्यान रखें कि कुछ सामग्री, जैसे अभिवादन या लोगो, को आपको मैन्युअल रूप से जोड़ना होगा क्योंकि यह मूल रूप से पता सूची का हिस्सा नहीं है। यह अपेक्षाकृत आसानी से पूरा किया जा सकता है। बस उस विशिष्ट टेक्स्ट को टाइप करें जिसे आप लेबल पर उपयोग करना चाहते हैं या वह छवि जोड़ें जिसे आप लोगो या अन्य मीडिया आइकन के रूप में शामिल करना चाहते हैं।
वास्तविक मर्ज शुरू करने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक समय लें कि आपका लेबल ठीक उसी तरह डिज़ाइन किया गया है जैसा आप इसे पसंद करते हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि यदि आप गलती से मुख्य डेटा शामिल करना भूल जाते हैं या लेबल को फिर से डिज़ाइन करना चाहते हैं, तो आपको किसी भी सामग्री को फिर से संशोधित करने के लिए मजबूर नहीं किया जाएगा।
जब आप लेबल के रंगरूप की पुष्टि कर लेते हैं और प्लेसहोल्डर्स की सटीकता और पता सूची के डेटा से उनके संबंध की दोबारा जांच कर लेते हैं, तो आप जारी रख सकते हैं।
मर्ज का शुभारंभ
मर्ज लॉन्च करने के लिए, खोलें घर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब करें और दबाएं मेल मर्ज करें बटन। यदि आप वर्तमान में केवल बड़ी पता सूची से विशिष्ट संपर्कों को एकीकृत करने की योजना बना रहे हैं, तो आप उन्हें यहां चुन सकते हैं। हालांकि, अगर आप पूरी सूची को एकीकृत करना चाहते हैं, तो दबाएं वर्तमान दृश्य में सभी संपर्क. यदि आप लेबल के लिए डिज़ाइन किए गए सभी प्लेसहोल्डर और फ़ील्ड का उपयोग करने के लिए तैयार हैं, तो क्लिक करें सभी संपर्क क्षेत्र बटन, जो अगले मेनू में दिखाई देता है।
यदि आप मर्ज के लिए एक पूरी तरह से नया वर्ड दस्तावेज़ बनाना पसंद करते हैं, तो आप इसे चुनकर ऐसा कर सकते हैं नया दस्तावेज़ बटन। हालाँकि, यदि आप मौजूदा दस्तावेज़ का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो दबाएं मौजूदा दस्तावेज़ इस बिंदु पर बटन।
उपयोग मेलिंग लेबल के अंदर पाया गया टैब दस्तावेज़ का प्रकार मेनू विशेष रूप से यह तय करने के लिए कि कौन से मर्ज फ़ील्ड तैयार लेबल पर आएंगे। यह निर्धारित करने के बाद कि अंतिम लेबल कैसा दिखेगा, दबाएं लेबल अपडेट करें बटन। जब डेटा अंततः प्रपत्र फ़ील्ड में आता है, तो उसके चारों ओर दृश्यमान कोष्ठक हो सकते हैं। यदि ऐसा है, तो कोष्ठक पर राइट-क्लिक करें और दबाएं फ़ील्ड कोड टॉगल करें उन्हें बंद करने के लिए बटन।
जब यह प्रक्रिया पूरी हो जाती है, तो आप लेबल का अंतिम पूर्वावलोकन बनाने और उन्हें प्रिंट करने के लिए तैयार होते हैं। दबाओ पूर्वावलोकन परिणाम टैब और का उपयोग कर रिकॉर्ड के माध्यम से स्क्रॉल करें अगला रिकॉर्ड तथा पिछला रिकॉर्ड तीर जब आप लेबल से संतुष्ट हो जाएं, तो यहां जाएं डाक से टैब, क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें में खत्म हो समूह, और फिर क्लिक करें दस्तावेज़ प्रिंट करें बटन। यदि आपके मुद्रित दस्तावेज़ आपकी पसंदीदा सामग्री या डिज़ाइन को नहीं दर्शाते हैं, तो आपको इस पर वापस जाने की आवश्यकता हो सकती है डाक से टैब और सुनिश्चित करें कि सभी आयाम और पेपर आकार आपके वर्तमान कॉन्फ़िगरेशन से मेल खाते हैं। यदि वे ऐसा नहीं करते हैं, तो बहुत अधिक संभावना है कि समस्याएँ उत्पन्न होंगी।
फिर आप उस दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं जिसमें आप काम कर रहे हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ये लेबल भविष्य में उपयोग के लिए उपलब्ध हैं।
