एमएस एक्सेस रिपोर्ट का उपयोग करने के लाभ

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज के लिए एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है। उपयोगकर्ता आसानी से डिज़ाइन की गई रिपोर्ट में डेटाबेस बना सकता है और क्वेरी किए गए डेटा को प्रस्तुत कर सकता है। इन रिपोर्टों में अन्य कार्यक्रमों में रिपोर्ट कार्यों की तुलना में कई लाभ हैं।

Microsoft Access में एक रिपोर्ट डिज़ाइन करने के लिए, एक उपयोगकर्ता को केवल पॉइंट एंड क्लिक करना होता है। रिपोर्ट के लिए डेटा का चयन करके और शैली सुविधाओं के कई विकल्पों में से चुनकर, उपयोगकर्ता पूरी तरह कार्यात्मक रिपोर्ट बना सकता है।

एक्सेस (एक्सेस 2007) के हाल के संस्करणों के साथ, उपयोगकर्ता यह देखने में सक्षम है कि रिपोर्ट बनाते समय रिपोर्ट कैसी दिखेगी। उपयोगकर्ता को रिपोर्ट को पूरा करने और उसे देखने से पहले उसे चलाने की आवश्यकता नहीं है। यह उपयोगकर्ता को अधिक समय-कुशल तरीके से डिज़ाइन परिवर्तन करने में सक्षम बनाता है।

श्रेणी के आधार पर समूहीकृत डेटा के साथ रिपोर्ट बनाई जा सकती है। इसमें उप-योग, गणना और अन्य शक्तिशाली सूत्र शामिल हैं जो समय बचाते हैं और अधिक विश्लेषण प्रदान करते हैं।

यदि उपयोगकर्ता डेटाबेस में जानकारी अपडेट करता है, तो नई जानकारी को शामिल करने के लिए एक रिपोर्ट को फिर से बनाया जा सकता है। पिछला संस्करण सुसंगत रहेगा, जिससे उपयोगकर्ता संस्करणों की तुलना कर सकेगा।

अधिक उपयोगी कार्यों के लिए समय बचाने के लिए एक्सेस में रिपोर्ट बनाना बहुत आसान हो सकता है। एक्सेल जैसे कार्यक्रमों में बनाई गई रिपोर्ट बनाना मुश्किल और समय लेने वाला हो सकता है। साथ ही, यदि किसी एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा अन्य स्प्रैडशीट्स से जुड़ा हुआ है, तो एक मौका है कि डेटा अप-टू-डेट नहीं हो सकता है।