एक्सेल में दस्तावेज़ कैसे स्कैन करें

एक्सेल स्प्रेडशीट विशेष रूप से फ़ील्ड के बारे में हैं और वे डेटा से कैसे भरे जाते हैं। एक्सेल में दस्तावेजों को स्कैन करना संभव है, और आप कुछ उदाहरणों में पीडीएफ को एक्सेल में भी बदल सकते हैं। उस ने कहा, सभी दस्तावेज़ प्रकार एक्सेल स्प्रेडशीट में परिवर्तित नहीं होते हैं। आपको दस्तावेज़ में डेटा को सटीक रूप से स्कैन करना भी मुश्किल हो सकता है। कुछ क्षेत्रों को ठीक से काम करने के लिए मैन्युअल समायोजन की आवश्यकता हो सकती है। स्कैनिंग से काफी समय की बचत होती है क्योंकि आपके डेटा को मैन्युअल इनपुट की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन आपको जानकारी स्कैन करने के बाद कोई भी प्रासंगिक सूत्र सम्मिलित करने की आवश्यकता होती है।

किसी दस्तावेज़ को एक्सेल में स्थानांतरित करने से पहले उसे Microsoft Word में स्कैन करना अच्छा अभ्यास है। आप OneNote का भी उपयोग कर सकते हैं। डेटा को Word दस्तावेज़ में लाने से विशिष्ट पंक्तियों और स्तंभों को Excel में कॉपी और पेस्ट करना संभव हो जाता है। इनपुट विधि एक्सेल में सीधे आयात की तुलना में थोड़ा अधिक समय लेती है, लेकिन यह आपको डेटा के साथ काम करने की अनुमति देती है और सुनिश्चित करती है कि यह एक्सेल में इच्छित रूप से प्रवेश करती है। प्रत्यक्ष स्कैन-टू-एक्सेल स्थिति में, डेटा पंक्तियों और स्तंभों में ठीक से संरेखित नहीं हो सकता है। तथ्य के बाद आवश्यक समायोजन करना एक ताजा स्प्रेडशीट से शुरू करने और वर्ड से सामग्री खींचने की तुलना में अधिक कठिन है।

दस्तावेज़ कन्वर्टर्स एक निश्चित शर्त नहीं हैं, लेकिन ऑनलाइन मुफ्त संस्करण हैं, और वे काम कर सकते हैं। उस दस्तावेज़ को स्कैन करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं और इसे एक पीडीएफ के रूप में सहेजें। फिर एक मुफ्त दस्तावेज़ कनवर्टर खोजें। कई विकल्प आसानी से उपलब्ध हैं। पीडीएफ को कनवर्टर में लोड करें, और सॉफ्टवेयर रूपांतरण करता है। अधिकांश मुफ्त कन्वर्टर एक वेब ब्राउज़र में काम करते हैं और डाउनलोड के लिए एक स्प्रेडशीट जेनरेट करते हैं। दूसरे आपसे सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने के लिए कहते हैं। हालांकि यह विकल्प अनिवार्य रूप से खराब नहीं है, ब्राउज़र के अंदर काम करने से आपके ड्राइव पर जगह की बचत होती है और यह बेहतर मार्ग है।

आप Microsoft के माध्यम से भी सीधे एक्सेल में स्कैन का काम कर सकते हैं। Microsoft Office टूल तक पहुँचें और Microsoft Office दस्तावेज़ इमेजिंग खोलें। "फ़ाइल" और "खोलें" पर क्लिक करें और फिर दस्तावेज़ का चयन करें। स्क्रीन के निचले दाएं कोने में देखें और नेत्रगोलक आइकन ढूंढें। अपने माउस को इस आइकन पर होवर करें, और इसे "OCR" या "ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन" पढ़ना चाहिए। चरित्र पहचान प्रक्रिया के माध्यम से स्कैन चलाने के लिए आइकन पर क्लिक करें। इसके बाद, पूरे दस्तावेज़ को हाइलाइट करें, इसे कॉपी करें और फिर इसे एक्सेल में पेस्ट करें। आप एक्सेल में डेटा दर्ज करने से पहले डेटा के माध्यम से काम करने के लिए परिणामों को पहले Word दस्तावेज़ में पेस्ट करने का विकल्प चुन सकते हैं।