ऑफिस ऑटोमेशन के फायदे और नुकसान

कार्यालय स्वचालन आज एक टाइपराइटर और एक कॉपी मशीन से कहीं अधिक संदर्भित करता है। इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल जानकारी आधुनिक कार्यालय स्वचालन की जड़ है। इसमें पूरी तरह से आंतरिक कंप्यूटर शामिल हो सकते हैं या, अधिक संभावना है, इसमें इंटरनेट और ऑफ-साइट क्लाउड स्टोरेज के माध्यम से एक विश्वव्यापी डिजिटल नेटवर्क शामिल है। जैसे-जैसे आप 21वीं सदी में आगे बढ़ते हैं, आप कार्यालय स्वचालन में निहित लाभ और हानि दोनों का सामना इसके सभी क्रमपरिवर्तनों में करेंगे।

कार्यालय स्वचालन की शुरुआत के बाद से, उपकरण ने व्यवसायों को समय और धन बचाने की अनुमति दी है। किसी दस्तावेज़ के मेल द्वारा क्लाइंट तक पहुँचने की प्रतीक्षा करने के बजाय, आप इसे कुछ ही मिनटों में फ़ैक्स द्वारा शूट कर सकते हैं। अब, कंप्यूटर की प्रगति और इंटरनेट ने संचार को तत्काल बना दिया है। जब भी आप समय बचाते हैं, आप पैसे बचाते हैं। आप यात्रा पर खर्च किए गए संसाधनों की बचत करते हुए, भौगोलिक सीमाओं से सीमित नहीं हैं। इसके अतिरिक्त, भले ही आप अभी भी कई दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी बना सकते हैं, डिजिटल स्टोरेज आपको कागज़ और स्टोरेज स्पेस पर समय और पैसा बचाने की अनुमति देता है।

जबकि यह सच है कि एक मशीन केवल उतनी ही प्रभावी होती है जितनी कि इसे बनाने वाले इंसानों और सूचनाओं को डिजिटल रूप से इकट्ठा करने के रूप में ही इसे सबमिट करने वाले व्यक्ति की तरह सटीक, एक बार बग्स प्रोग्राम से बाहर हो जाने के बाद, वे असीम रूप से अधिक विश्वसनीय होते हैं मनुष्य। स्प्रैडशीट और बजट में संख्याओं को जोड़ने के लिए सॉफ़्टवेयर मौजूद है, उदाहरण के लिए, जो हमेशा सही संतुलन के साथ आते हैं और जोड़ने वाली मशीन पर बुककीपर की उंगलियों पर भरोसा नहीं करते हैं। मानक दस्तावेज़ीकरण में त्रुटियों से बचने के लिए टेम्प्लेट बनाए और उपयोग किए जा सकते हैं।

कंपनियां जो अपनी सूचना प्रणाली को संचालित करने और चलाने के लिए विशेष रूप से स्वचालन पर भरोसा करती हैं, जब वे सिस्टम विफल हो जाते हैं तो वे दहशत में आ सकते हैं। टूटे हुए सिस्टम को ठीक करने या बदलने की लागत अत्यधिक हो सकती है। आप केवल एक इरेज़र नहीं उठा सकते हैं और सुधार कर सकते हैं। आपको अपडेट और सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर मेल्टडाउन के साथ बने रहने के लिए या तो तकनीशियनों को नियुक्त करने की आवश्यकता है, या एक पल की सूचना पर कॉल करने के लिए एक विश्वसनीय सेवा होनी चाहिए। फिर आपके पास गोपनीयता और सुरक्षा का पूरा मुद्दा है। आप व्यापार रहस्य रख सकते हैं और केवल कुछ विश्वसनीय व्यक्तियों को बता सकते हैं, लेकिन यदि डेटा इसे वेब पर प्रकट करता है, तो इसे वापस नहीं लिया जा सकता है।

जैसे-जैसे कार्यालय स्वचालन विकसित होता रहता है और आप अपने सिस्टम में नई तकनीकों को शामिल करते हैं प्रतिस्पर्धी और लाभदायक बने रहें, नुकसान यह है कि आपको अपने पूरे कैडर को फिर से प्रशिक्षित करना होगा उपयोगकर्ता। आपके सचिव से लेकर ऑर्डर क्लर्क तक और आपके ग्राहकों से लेकर आपके उत्पाद या सेवा देने वाले सेल्सपर्सन तक सभी को नई प्रणालियों को सीखना चाहिए। बहुत से लोग नई प्रणाली को आसानी से नहीं सीखते हैं और अन्य लोग हमेशा की तरह चीजों को करने के लिए जिद्दी होते हैं। इसलिए जब आपके पास पुनर्प्रशिक्षण से संबंधित खर्च होते हैं, तो आपके पास अपने अंतिम उपयोगकर्ताओं का मुकाबला करने का दृष्टिकोण भी होता है।