आप एक आउटलुक कैलेंडर में कई कॉन्फ़्रेंस रूम शेड्यूल कर सकते हैं।
कई सम्मेलन कक्षों वाले व्यस्त कार्यालय में, यह पता लगाना मुश्किल हो सकता है कि कौन से सम्मेलन कक्ष किस समय उपयोग में हैं। Microsoft आउटलुक में कैलेंडर का उपयोग आपकी बैठकों, नियुक्तियों और घटनाओं को निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है और इसका उपयोग कार्यालय-व्यापी कार्यक्रमों के लिए भी किया जा सकता है, जैसे कि सम्मेलन कक्षों के लिए कार्यक्रम। आप सभी कॉन्फ़्रेंस रूम शेड्यूल करने के लिए एक कैलेंडर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, ताकि कर्मचारी किसी भी समय और तारीख के लिए कॉन्फ़्रेंस रूम की उपलब्धता आसानी से देख सकें।
स्टेप 1
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें। पसंदीदा पैनल पर "कैलेंडर" पर क्लिक करें। "कैलेंडर" पर राइट-क्लिक करें और "नया कैलेंडर" चुनें। नए कैलेंडर के लिए एक नाम दर्ज करें, जैसे "सम्मेलन कक्ष अनुसूची।"
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चरण दो
रिबन इंटरफ़ेस में "शेड्यूल व्यू" पर क्लिक करें। कैलेंडर में राइट-क्लिक करें और "नई नियुक्ति" चुनें।
चरण 3
रिबन में "वर्गीकृत करें" पर क्लिक करें और "सभी श्रेणियां" चुनें। एक रंग श्रेणी को हाइलाइट करें और "नाम बदलें" पर क्लिक करें। के लिए एक नाम दर्ज करें "सम्मेलन कक्ष 1" या "लॉबी सम्मेलन कक्ष" जैसी श्रेणी। अतिरिक्त रंग श्रेणियों का नाम बदलें, प्रत्येक सम्मेलन के लिए एक कमरा। ओके पर क्लिक करें।"
चरण 4
विषय टेक्स्ट बॉक्स में मीटिंग या ईवेंट शीर्षक दर्ज करें। स्थान टेक्स्ट बॉक्स में सम्मेलन कक्ष का नाम या संख्या दर्ज करें। सम्मेलन कक्ष के उपयोग के लिए दिन और प्रारंभ समय और उपयोग समाप्त करने का समय दर्ज करें। यदि कई दिनों के लिए एक सम्मेलन कक्ष की आवश्यकता है, तो आप समाप्ति तिथि भी बदल सकते हैं।
चरण 5
मुख्य विंडो में सम्मेलन कक्ष में निर्धारित बैठक का विवरण दर्ज करें। आप बैठक का विवरण और भाग लेने वालों की सूची शामिल कर सकते हैं।
चरण 6
रिबन में "श्रेणी" पर क्लिक करें और सम्मेलन कक्ष पर क्लिक करें जहां बैठक आयोजित की जाएगी। यह रंग कैलेंडर पर मीटिंग को कोड करता है और एक ही समय में उपयोग में आने वाले कई कॉन्फ़्रेंस रूम के बीच आसानी से अंतर करता है।
चरण 7
कॉन्फ़्रेंस रूम इवेंट को बंद करने और कैलेंडर पर लौटने के लिए "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करें।
