माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेटर कैसे लिखें

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड उपलब्ध सबसे आम वर्ड प्रोसेसिंग विकल्पों में से एक है। .doc या .docx प्रारूप में दस्तावेज़ स्कूल और व्यवसाय में आदर्श हैं। यह वर्ड को पत्र लेखन का एक पसंदीदा तरीका बनाता है क्योंकि पत्र का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण अच्छी तरह से प्राप्त होता है और वर्ड का उपयोग करके आसानी से खोला जाता है। Word में एक पत्र लिखना या तो मैन्युअल रूप से या एक टेम्पलेट के साथ किया जाता है। चुनाव अंततः वांछित डिजाइन और प्रारूप की जटिलता पर निर्भर करता है। आप बिना किसी स्वरूपण के एक साधारण पत्र लिख सकते हैं या कंपनी लेटरहेड और संपर्क या पेशेवर जानकारी जोड़ना चुन सकते हैं।

पत्र-लेखन प्रक्रिया में कूदने से पहले, अपने पत्र के लक्ष्यों पर विचार करें। एक पेशेवर पत्र को लेटरहेड और आपकी व्यक्तिगत संपर्क जानकारी के साथ अच्छी तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए। एक व्यक्तिगत पत्र में डिज़ाइन विवरण पर कम ध्यान देने की आवश्यकता होती है और इसके बजाय सामग्री पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। एक व्यक्तिगत पत्र पर एक डिजाइन वैकल्पिक है, लेकिन यह उन पत्रों के लिए अच्छा खेलता है जो किसी पार्टी या अन्य कार्यक्रम के निमंत्रण के रूप में कार्य करते हैं। एक डिज़ाइन चुनने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संदेश स्पष्ट है, पत्र की सामग्री पर काम करें। अपना परिचय दें और पत्र में अपनी स्थिति, राय या लक्ष्य स्पष्ट करें। एक छोटा लेकिन प्रभावी समापन तर्क जोड़ें। वर्ड में अक्षर टाइप करें और अपनी बात को प्रभावी ढंग से रखने के लिए इसे कम से कम एक बार रिवाइज करें। पत्र आमतौर पर एक या दो पृष्ठ के होते हैं, लेकिन लंबे प्रारूप के पीछे कोई उद्देश्य होने पर वे लंबे समय तक जा सकते हैं। अन्यथा, एक पृष्ठ का पत्र सबसे अच्छा विकल्प है।

Microsoft Word में पत्र लिखते समय मौजूदा टेम्पलेट का उपयोग करना एक उत्कृष्ट विकल्प है। वर्ड कार्यक्रम में मुफ्त पत्र टेम्पलेट प्रदान करता है। कवर लेटर और लेटरहेड टेम्प्लेट व्यापक रूप से ऑनलाइन भी उपलब्ध हैं। मुफ़्त टेम्पलेट्स के लिए एक साधारण इंटरनेट खोज बहुत सारे परिणाम देती है। सशुल्क विकल्प उपलब्ध हैं और डिज़ाइनर के समर्थन के साथ आ सकते हैं। आप टेम्प्लेट की एक प्रति सहेजते हैं और मौजूदा डिज़ाइन में अपना टेक्स्ट, लोगो और कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी सम्मिलित करते हैं। एक कवर लेटर में हेडर में आपकी संपर्क जानकारी के साथ आपका लोगो या छोटा फोटो हो सकता है।

वर्ड में लेटर डिजाइन करने और लिखने के बाद, फाइल को अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव में सेव करें। Microsoft Word के बारे में एक अच्छी बात यह है कि आप पत्र को अनुलग्नक के रूप में ईमेल कर सकते हैं। आपके प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर Word होने की संभावना है और वह दस्तावेज़ को बिना किसी परेशानी के खोल सकता है। किसी भिन्न वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करते हुए भी, वर्ड डॉक्स को कनवर्ट करना या केवल-व्यू दस्तावेज़ को पढ़ना आसान है। यदि आप पत्र को संपादन से बचाना चाहते हैं, तो "इस रूप में सहेजें" चुनें और चुनें "पीडीएफ" प्रारूप विकल्पों में। एक पीडीएफ खोलना और पढ़ना आसान है, और पाठक दस्तावेज़ को संपादित नहीं कर सकता है। भौतिक स्वरूप में साझा करने के लिए आप पत्र को सीधे Word से प्रिंट भी कर सकते हैं।