एक्सेल आपके खाते की निगरानी के लिए सरल स्प्रैडशीट बनाने में आपकी सहायता करेगा।
अपने डेस्कटॉप पर इसके आइकन पर डबल-क्लिक करके एक्सेल खोलें। प्रोग्राम स्वचालित रूप से "Book1" नामक एक नई कार्यपुस्तिका खोलता है। कार्यपुस्तिका को वांछित स्थान पर अपने कंप्यूटर पर सहेजने के लिए "फ़ाइल" मेनू में "सहेजें" पर क्लिक करें। वर्तमान माह और वर्ष के साथ स्प्रेडशीट को नाम दें। अगर आप हर महीने के लेन-देन को एक अलग स्प्रेडशीट में संग्रहित करते हैं, तो आप yyyy-mm-dd नामकरण परंपरा का उपयोग कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि जब आप किसी फ़ोल्डर में स्प्रैडशीट्स देखते हैं, तो उन्हें नवीनतम से सबसे पुराने दिनांक क्रम में क्रमबद्ध किया जा सकता है।
स्प्रेडशीट के ऊपरी-बाएँ कोने में पहले सेल पर क्लिक करें, जिसे सेल A1 के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक स्प्रेडशीट एक ग्रिड में व्यवस्थित सेल का एक संग्रह है। प्रत्येक सेल को ग्रिड के भीतर उसके स्थान से जाना जाता है, जिसे उसके कॉलम और रो कोऑर्डिनेट के रूप में निर्दिष्ट किया जाता है। सेल ए1 कॉलम ए, रो 1 में सेल है - यानी स्प्रेडशीट में पहला, या ऊपर-बाएं, सेल।
पहले सेल में "Date" टाइप करें। निम्न सेल पर क्लिक करें, जो कि B1 है, और "लेन-देन" टाइप करें। अपनी अकाउंटिंग स्प्रेडशीट के लिए शीर्षक बनाने के लिए सेल C1 में "राशि" और सेल D1 में "शेष" टाइप करें।
शीर्षकों को हाइलाइट करके शीर्षकों के लिए टाइपफेस बदलें। कक्ष A1 में क्लिक करें और कक्षों को हाइलाइट करने के लिए अपने माउस को पंक्ति 1 में अंतिम आइटम पर खींचें। शीर्षकों पर बोल्ड टाइप लागू करने के लिए "Ctrl" कुंजी दबाएं और "B" अक्षर को दबाते हुए इसे दबाए रखें। यह सुनिश्चित करेगा कि वे बाकी स्प्रैडशीट से नेत्रहीन रूप से अलग हैं।
"बैलेंस" के तहत पंक्ति 2 में अपने चालू बैंक खाते की शेष राशि दर्ज करें, जो सेल डी 2 है। यह वह शेष राशि है जिसमें से आप लेन-देन के प्रकट होने पर घटाएंगे और जोड़ देंगे।
"राशि" कॉलम में सभी कक्षों को हाइलाइट करें और प्रारूपित करें। किसी स्तंभ में सभी कक्षों का चयन करने का सरल तरीका स्तंभ शीर्षलेख (इस मामले में, "C") पर क्लिक करना है। अब, कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें और "फॉर्मेट सेल" विंडो खोलने के लिए पॉप-अप मेनू से "फॉर्मेट सेल" चुनें। आप विंडो के बाईं ओर उस विकल्प को चुनकर "मुद्रा" शैली लागू कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल आपके इलाके के आधार पर मुद्रा मूल्यों को प्रारूपित करता है। वैकल्पिक रूप से, आप सूची में दाईं ओर एक विकल्प चुनकर नकारात्मक मान प्रदर्शित करने के लिए एक प्रारूप का चयन कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप बाईं विंडो में "लेखा" शैली लागू कर सकते हैं। यह स्वचालित रूप से कॉलम के भीतर मुद्रा प्रतीकों और दशमलव बिंदुओं को संरेखित करेगा, और कोष्ठकों में ऋणात्मक संख्या प्रदर्शित करेगा: ($1,234.10)। यह स्पष्ट रूप से जमा से निकासी को अलग करेगा। प्रक्रिया को अंतिम रूप देने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
तीसरी पंक्ति में "दिनांक" कॉलम में पहले लेन-देन की तारीख दर्ज करें। जमा या निकासी का उद्देश्य तीसरी पंक्ति में "लेनदेन" कॉलम में सूचीबद्ध होना चाहिए। जमा या निकासी की राशि तीसरी पंक्ति में "राशि" कॉलम में होनी चाहिए। यदि आप निकासी दर्ज कर रहे हैं, तो राशि से पहले ऋण चिह्न (एक हाइफ़न) दर्ज करें।
वांछित पंक्ति के अंत में "बैलेंस" सेल पर क्लिक करें (पहले लेनदेन के लिए, यह सेल डी 3 होगा)। अपने कीबोर्ड पर, "=" चिह्न टाइप करें, फिर ऊपर के सेल पर क्लिक करें, D2, "+" चिह्न दर्ज करने के लिए शिफ्ट कुंजी का उपयोग करें, फिर बाईं ओर के सेल, C3 पर क्लिक करें, जिसमें नवीनतम लेनदेन की राशि शामिल है। फिर "एंटर" कुंजी दबाएं। यह एक सूत्र, "=D2+C3" दर्ज करेगा, जो पिछले शेष मूल्य में नवीनतम लेनदेन जोड़कर एक नई शेष राशि की गणना करेगा। यद्यपि आपने एक प्लस चिह्न का उपयोग किया है, एक्सेल नई शेष राशि की सही गणना करेगा, भले ही C3 में लेनदेन निकासी के लिए एक नकारात्मक मूल्य था।
अधिक लेन-देन जोड़ने के लिए चरण 8 और 9 दोहराएं। प्रत्येक नए लेन-देन के लिए, आप ऊपर दिए गए सेल को कॉपी करके कॉलम डी में नए बैलेंस की गणना कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप पंक्ति 4 में एक नया लेनदेन दर्ज कर रहे हैं, तो आप चाहते हैं कि सेल D4 पिछले बैलेंस (सेल D3) और नवीनतम राशि (सेल C4) के आधार पर एक नए बैलेंस की गणना करे। सेल D3 से फॉर्मूला को फिर से टाइप करने के बजाय सेल D4 चुनें, फिर "Ctrl" कुंजी दबाएं और "D" ("डाउन" के लिए) अक्षर टाइप करते हुए इसे दबाए रखें। यह सूत्र को D3 से D4 में कॉपी करेगा और इसे स्वचालित रूप से समायोजित करेगा ताकि यह अब कक्ष D3 और C4 में नवीनतम जानकारी को संदर्भित करता है।
