हो सकता है कि आप पुराने ईमेल एक्सेस करना चाहें, लेकिन उन्हें ढूंढना हमेशा आसान नहीं होता है। जब आउटलुक केवल कुछ हफ्तों के ईमेल दिखाता है, तो ऑटोआर्काइव फीचर को एडजस्ट करने की जरूरत होती है। इन पुराने ईमेल को अपने फोल्डर में देखने से उनका रेफरेंस तेजी से हो जाता है, जो काम के माहौल में सुविधाजनक होता है। AutoArchive के लिए सेटिंग बदलना मुश्किल नहीं है और दृश्य को कुछ हफ्तों से महीनों या एक वर्ष में बदलने के लिए केवल कुछ बदलावों की आवश्यकता होती है।
चरण 1
आउटलुक खोलें और टूलबार में "टूल्स" पर क्लिक करें। मेनू से "विकल्प" चुनें।
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चरण 2
"अन्य" टैब चुनें और "सामान्य" के अंतर्गत स्थित "ऑटोआर्काइव" बटन पर क्लिक करें। यह आपके परिवर्तन करने के लिए स्वतः संग्रह सेटिंग्स लाता है।
चरण 3
यदि आप अपने संदेशों को संग्रहीत नहीं करना चाहते हैं और अब तक भेजे गए प्रत्येक संदेश को देखना चाहते हैं, तो "हर __ दिन में स्वतः संग्रह चलाएँ" अचयनित करें। यदि आपको कई संदेश प्राप्त होते हैं, तो यह बड़ी मात्रा में स्मृति लेता है। अन्य सभी विकल्प धूसर हो जाते हैं और यदि आप इस विकल्प को चुनते हैं तो उन्हें बदला नहीं जा सकता।
चरण 4
"हर ___ दिनों में ऑटोआर्काइव चलाएँ" के लिए बॉक्स को चेक करने से आप सेटिंग्स में बदलाव कर सकते हैं, जिससे आप तीन सप्ताह से अधिक के ईमेल देख सकते हैं।
चरण 5
"ऑटोआर्काइव के दौरान" शीर्षक के अंतर्गत "पुरानी वस्तुओं को संग्रहित करें या हटाएं" के लिए चेक बॉक्स का चयन करें। "फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएँ" पर क्लिक करें।
चरण 6
"संग्रह के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग्स" शीर्षक के तहत, "___ से पुराने आइटम साफ़ करें" चेक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से महीने, सप्ताह या दिन चुनें। यह चयनित समय से पुराने संदेशों को संग्रह फ़ोल्डर में ले जाता है।
चरण 7
तय करें कि आप संदेशों को हटाना चाहते हैं या पुराने संदेशों को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर चुनें। "ऑटोआर्काइव" मेनू की पुष्टि करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें और फिर "विकल्प" मेनू में अपने चयन की पुष्टि करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
टिप
यदि स्वतः संग्रह सेटिंग्स इंगित करती हैं कि संदेश सूची में तीन सप्ताह से अधिक समय दिखाई देना चाहिए, तो छिपे हुए संदेशों को देखने के लिए पठन फलक के आकार को हटा दें या कम कर दें। यदि पठन फलक संदेशों को छुपाता है, तो आपको दाईं ओर एक स्क्रॉल बार भी दिखाई देगा।
चेतावनी
आपके कार्यालय की ईमेल नीतियां केवल तीन सप्ताह के ईमेल की दृश्यता की अनुमति दे सकती हैं। यह सत्यापित करने के लिए अपने नेटवर्क व्यवस्थापक से संपर्क करें कि यह मामला है, क्योंकि कंपनी नीति व्यक्तिगत स्वतः संग्रह सेटिंग्स को ओवरराइड करती है।
