उपलब्ध कराई गई मुफ्त साइटों में से एक से उपलब्ध एक्सेल सामान्य लेज़र टेम्पलेट डाउनलोड करें। टेम्पलेट को सभी एक्सेल संस्करणों में काम करना चाहिए। एक सामान्य खाता बही आपके लेखा प्रणाली के भीतर प्रत्येक खाते के लेनदेन का एक रिकॉर्ड है। चूंकि एक सामान्य खाता बही और उचित लेखांकन तकनीकों के उपयोग के लिए दोहरी प्रविष्टि लेखांकन के उपयोग की आवश्यकता होती है, इसलिए दर्ज किया गया प्रत्येक लेनदेन दो खातों को प्रभावित करता है।
सेल में "1" के ठीक ऊपर और "ए" के बाईं ओर क्लिक करें। यह सामान्य लेज़र शीट पर संपूर्ण पृष्ठ को हाइलाइट करेगा। शीट को कॉपी करने के लिए "CTRL" और "C" कुंजियों को दबाए रखें। शीर्ष मेनू बार में "इन्सर्ट" बटन पर क्लिक करें और "वर्कशीट" बटन तक स्क्रॉल करें, फिर क्लिक करें। नई वर्कशीट में "1" के ऊपर और "ए" के बाईं ओर ऊपरी-बाएँ कोने के सेल में क्लिक करें और सामान्य लेज़र टेम्प्लेट को दूसरी शीट में पेस्ट करने के लिए "CTRL" और "V" कुंजियों को दबाए रखें। इस टेम्पलेट में नौ अलग-अलग खातों के लिए सामान्य खाता बही लेनदेन दर्ज करने की जगह है।
कम से कम पांच समान शीट बनाएं, जिससे आपको कुल 45 अलग-अलग खाते मिलते हैं, जिन पर आप नज़र रख सकते हैं। पहली शीट चेकिंग, बचत या पेरोल खातों के लिए होनी चाहिए; इसे "बैंक खाते" शीर्षक दें। आप "शीट 1" लेबल वाले निचले-बाएं कोने में टैब पर राइट-क्लिक करके और "नाम बदलें" बटन चुनकर शीर्षक बनाते हैं। दूसरी शीट "आय" खातों के लिए होनी चाहिए। इनमें बिक्री आय, सेवा आय और भुगतान की गई फीस की वापसी शामिल होगी।
तीसरी शीट "व्यय" खातों के लिए होनी चाहिए। इनमें भुगतान किया गया किराया, उपयोगिताओं, श्रम और लाइसेंस या कर शामिल होंगे। चौथी शीट "इक्विटी" खातों के लिए होनी चाहिए, जिसमें कंपनी शुरू करने के लिए प्रारंभिक निवेश, मालिक के लिए लिया गया कोई भी ड्रा और कंपनी में कोई पुनर्निवेश शामिल है। अंत में, पांचवीं शीट "देनदारियों" के लिए होनी चाहिए, जिसमें भवनों, वाहनों, उपकरणों और क्रेडिट कार्ड के लिए ऋण शामिल हैं।
उन क्षेत्रों के लिए अतिरिक्त पत्रक बनाएं जिनमें नौ से अधिक खाते हैं। यदि किसी अवसर से किसी एक श्रेणी में नौ से अधिक खाते हैं, उदाहरण के लिए, "व्यय", एक और बनाएं या दो और शीट और उनका नाम "व्यय 2" और "व्यय 3." आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक खाते को असाइन किया जाना चाहिए a संख्या। आम तौर पर, सभी बैंक खाते 10--, आय खाते 20--, व्यय खाते 30--, इक्विटी खाते 40-- और देयता खाते 50-- के साथ शुरू होंगे।
प्रत्येक सामान्य लेज़र प्रविष्टि पर कॉलम नोट करें। दिनांक और विवरण कॉलम स्व-व्याख्यात्मक हैं। "पोस्ट रेफरी।" कॉलम लाइन में लेनदेन से प्रभावित अन्य खाते की संख्या दर्ज करने के लिए है। शेष कॉलम "डेबिट," "क्रेडिट," और "बैलेंस" हैं।
अधिकांश समय किसी खाते में नामे करने से उस खाते में धन जुड़ जाता है, और क्रेडिट खाते से धन निकाल देता है। प्रत्येक डेबिट के लिए एक क्रेडिट होना चाहिए। इसके बारे में सोचने का एक और तरीका यह है: एक डेबिट "आपको क्या मिला" और एक क्रेडिट "यह कहां से है" है।
उदाहरण के लिए, आप अपने बिजली बिल के लिए $400 का भुगतान करते हैं। आप इसके लिए अपने व्यवसाय की जाँच के चेक से भुगतान करते हैं। अपने आप से पूछें, आपको क्या मिला? आपको $400 मूल्य की बिजली मिली है, इसलिए $400 के लिए यूटिलिटीज खाते (#3010) से डेबिट करें। अब अपने आप से पूछें, यह कहाँ से आया? यह आपके चेकिंग खाते से आया है, इसलिए बैंक खाते (#1010) में $400 जमा करें।
यूटिलिटीज अकाउंट में पोस्ट रेफरी के लिए #1010 और बैंक अकाउंट में अकाउंट नंबर के लिए #3010 डालें।
