स्प्रेडशीट के साथ काम करने के आदी बहुत से लोग Microsoft Excel का उपयोग अपनी महत्वपूर्ण जानकारी पर नज़र रखने से संबंधित कई कार्यों के लिए करते हैं। इन कार्यों में नियुक्तियों की अनुसूची को बनाए रखना शामिल हो सकता है। व्यक्तिगत जानकारी के प्रबंधन के लिए आउटलुक का उपयोग करते समय, एक्सेल में बनाए गए कैलेंडर को आयात करने का तरीका जानना आवश्यक हो जाता है। आउटलुक कहीं अधिक मजबूत शेड्यूलिंग टूल और अन्य आउटलुक उपयोगकर्ताओं के साथ आसानी से अपॉइंटमेंट साझा करने की क्षमता प्रदान करता है।
स्टेप 1
एक्सेल खोलें और उन नियुक्तियों वाली डेटा श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप अपने माउस को उन कक्षों पर खींचकर आउटलुक में ले जाना चाहते हैं जिनमें आपकी नियुक्तियां शामिल हैं।
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चरण दो
सूत्र विंडो के ठीक बाईं ओर स्थित फ़ील्ड में क्लिक करके और वांछित टेक्स्ट दर्ज करके डेटा श्रेणी को नाम दें।
चरण 3
मुख्य मेनू से "फ़ाइल" और "इस रूप में सहेजें" चुनें। इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, "इस प्रकार सहेजें" पुल-डाउन मेनू में "एक्सेल 97 - 2003 कार्यपुस्तिका" चुनें।
चरण 4
आउटलुक खोलें। कैलेंडर शॉर्टकट बटन पर क्लिक करें। "फ़ाइल" और फिर "आयात और निर्यात करें" चुनें।
चरण 5
आयात और निर्यात विज़ार्ड संवाद बॉक्स में "किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें" चुनें। अगला पर क्लिक करें।"
चरण 6
आयात करने के लिए फ़ाइल प्रकार के रूप में "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 97 - 2003" का चयन करें और "अगला" बटन पर क्लिक करें।
चरण 7
चरण 3 में सहेजी गई एक्सेल फ़ाइल का चयन करने के लिए "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक करें। अगला पर क्लिक करें।"
चरण 8
उस कैलेंडर को हाइलाइट करें जहां आप डेटा आयात करना चाहते हैं और "अगला" बटन पर क्लिक करें।
चरण 9
सूचीबद्ध कार्रवाई के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
चरण 10
अपने एक्सेल डेटा में परिभाषित फ़ील्ड्स को आउटलुक के कैलेंडर में उपलब्ध फ़ील्ड्स से मिलाएँ। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक्सेल कॉलम को शीर्षक देने के लिए "कहां" का उपयोग किया है जिसमें अपॉइंटमेंट कहां है, इसके बारे में डेटा शामिल है, तो आपको आउटलुक में "स्थान" फ़ील्ड का उपयोग करना होगा। आयातित फ़ील्ड का चयन करें और अपने माउस का उपयोग करके Excel फ़ील्ड को Outlook फ़ील्ड पर खींचें। समान नामों वाले फ़ील्ड स्वचालित रूप से मिलान किए जाएंगे (या "मैप किए गए")।
चरण 11
जब आप सभी क्षेत्रों की मैपिंग पूरी कर लें तो "ओके" बटन पर क्लिक करें और "फिनिश" बटन पर क्लिक करें। आपका अपॉइंटमेंट कैलेंडर अब आउटलुक में आयात किया जाएगा।
युक्तियाँ और चेतावनियाँ
- आउटलुक में आयात करने के लिए फ़ाइल को सहेजने से पहले अपने एक्सेल कैलेंडर की पहली पंक्ति में फ़ील्ड नामों का नाम बदलकर अपने एक्सेल कैलेंडर फ़ील्ड को आउटलुक से मैन्युअल रूप से मिलान करने से बचें। आउटलुक द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रिंसिपल अपॉइंटमेंट फील्ड नाम हैं: विषय, स्थान, प्रारंभ, समाप्ति और अवधि।
