यह सुनिश्चित करके शुरू करें कि आपके पास उस व्यक्ति का सही ईमेल पता है जिसे आप ईमेल कर रहे हैं। यदि आप नहीं करते हैं, तो यह आपके पास वापस न आने योग्य के रूप में वापस आ जाएगा। "TO" बॉक्स में ईमेल पता टाइप करें।
ईमेल का विषय निर्धारित करें। विषय यह है कि "आरई" बॉक्स में क्या जाना चाहिए। विशिष्ट बनें, क्योंकि प्राप्तकर्ता आपको नहीं जानता होगा; यदि वह यह निर्धारित नहीं कर पाती है कि ईमेल किस बारे में है, तो वह डिलीट बटन दबा सकती है - या इससे भी बदतर, इसे स्पैम के रूप में फ़्लैग कर सकती है। ईमेल को छोटा और संक्षिप्त रखें। शीर्षक का पहला शब्द पूंजीकृत होना चाहिए; अन्य सभी शब्द - जब तक कि उचित संज्ञा - निचले मामले में न हों।
प्राप्तकर्ता को संदेश लिखना प्रारंभ करें। उचित व्याकरण नियमों का प्रयोग करें; यदि आशंका हो तो, www.drgrammar.org किसी भी प्रश्न का उत्तर देंगे। भले ही ईमेल अधिक आकस्मिक हो, जैसे किसी मित्र या परिवार के सदस्य को ईमेल, टाइपोग्राफिकल त्रुटियों को रोकने के लिए समय निकालें, उचित फॉर्म का उपयोग करें और वर्तनी-जांच का उपयोग करें। वर्तनी-जांच का उपयोग करने के लिए, "वर्तनी" या "वर्तनी जांच" के रूप में चिह्नित आइकन पर क्लिक करें और यह त्रुटियों के लिए ईमेल के मुख्य भाग की जांच करेगा और सुधार का सुझाव देगा। आपके द्वारा संदेश का मुख्य भाग लिखने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने उचित अंग्रेजी का उपयोग किया है और किसी भी पाठ को छोड़ा नहीं है, इसे अपने आप को ज़ोर से पढ़ें।
ईमेल को अंत के साथ समाप्त करें, जैसे "ईमानदारी से" या "सम्मानपूर्वक।" उसके तहत अपना नाम जोड़ें। यदि यह एक व्यावसायिक ईमेल है, तो आपको हमेशा अपना ईमेल पता और अपना टेलीफोन नंबर अपने नाम के नीचे टाइप करना चाहिए, साथ ही कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी जैसे कि आपकी कंपनी और आपका शीर्षक। एक बार जब आप अपने ईमेल से संतुष्ट हो जाएं, तो "भेजें" पर क्लिक करें।
टिप
क्या आप जानते हैं कि Yahoo मेल में आप अपने ईमेल को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ सेट कर सकते हैं जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल का अनुगमन करता है? अपने मेल सर्वर से, "विकल्प" और फिर "हस्ताक्षर" चुनें। अपना नाम टाइप करें, फिर यदि आप चाहें तो अपना ईमेल पता, फोन नंबर और यहां तक कि अपनी वेबसाइट का यूआरएल भी जोड़ें।
