आउटलुक रीडायरेक्ट बनाम। आगे

कुछ परिस्थितियों में - जैसे कि जब आप कार्यालय से दूर हों, लेकिन आपको अपना ईमेल जांचना हो, या जब आप करतब दिखा रहे हों एकाधिक ईमेल खाते — Microsoft आउटलुक आने वाले संदेशों को अग्रेषित या पुनर्निर्देशित करने के लिए नियमों नामक आदेशों के एक सेट का उपयोग करता है खुद ब खुद। मेल अग्रेषण और पुनर्निर्देशन को नियम बनाए बिना एकल संदेशों पर भी लागू किया जा सकता है।

आउटलुक ईमेल को प्रबंधित करने, संदेशों को व्यवस्थित करने और कार्य पर बने रहने में मदद करने के लिए प्रोग्राम कमांड का उपयोग करता है, जिन्हें नियम या फिल्टर के रूप में जाना जाता है। अंतर्निहित नियम और अलर्ट विज़ार्ड उपयोगकर्ताओं को उन शर्तों को निर्दिष्ट करने में सक्षम बनाता है जिन पर आउटलुक स्वचालित रूप से एक या अधिक क्रियाएं या कार्य करेगा। लोकप्रिय नियमों में किसी विशेष व्यक्ति के संदेशों को निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाना, संदेशों को फ़्लैग करना शामिल है एक निश्चित प्रेषक से फॉलो-अप के लिए और कुछ युक्त ईमेल प्राप्त होने पर मोबाइल अलर्ट भेजने के लिए शब्दों। उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए नियमों में आने वाले संदेशों को स्वचालित रूप से अग्रेषित और पुनर्निर्देशित करने के आदेश हैं।

जब ईमेल अग्रेषित किया जाता है, तो विषय पंक्ति की शुरुआत में एक "एफडब्ल्यू:" दिखाई देता है और डिफ़ॉल्ट रूप से, ईमेल के मुख्य भाग में मूल संदेश और संदेश का इतिहास विवरण होता है। मूल संदेश आपके इनबॉक्स या उसके निर्दिष्ट फ़ोल्डर में रहता है। कुछ जानकारी होने पर संदेशों को स्वचालित रूप से या किसी विशेष खाते में अग्रेषित करने के लिए नियम बनाएं सहकर्मियों या अन्य पार्टियों के साथ नियमित रूप से साझा किया जाता है और आप यह बताना चाहते हैं कि आप संदेश का हिस्सा हैं इतिहास। उदाहरण के लिए, साप्ताहिक लंच मीटिंग के समन्वय के लिए प्रभारी सहायक एक नियम निर्धारित कर सकता है कंपनी कैटरर से स्वचालित रूप से "चालान" शब्द वाले ईमेल को लेखांकन में अग्रेषित करें विभाग।

त्रुटि में प्राप्त होने पर एक संदेश को अक्सर पुनर्निर्देशित किया जाता है। अग्रेषण और पुनर्निर्देशन के बीच मुख्य अंतर यह है कि अग्रेषण करते समय स्वचालित रूप से आपके ईमेल में परिवर्तन करता है और संदेश के बारे में विवरण शामिल करता है इतिहास, पुनर्निर्देशन विवेकपूर्वक इच्छित पक्ष को उसकी मूल लिखित स्थिति में ईमेल भेजता है, जिससे यह प्रतीत होता है कि यह सीधे मूल से प्राप्त हुआ था प्रेषक। यह एक उपयोगी सुविधा है यदि इच्छित पक्ष को यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आपको ईमेल प्राप्त हुआ है। आपके रिकॉर्ड के लिए, पुनर्निर्देशन आपके इनबॉक्स में या निर्दिष्ट फ़ोल्डर में संदेश की एक प्रति भी छोड़ देता है। यदि आपको नियमित रूप से अन्य पक्षों को संदेशों को फिर से भेजने की आवश्यकता है, तो मेल को स्वचालित रूप से पुनर्निर्देशित करने के लिए एक नियम निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, एक कॉलेज स्नातक, जो अभी भी अपने स्कूल के ईमेल खाते पर भेजे गए संदेशों को प्राप्त करता है, मेल को स्वचालित रूप से एक नए ईमेल पते पर रीडायरेक्ट करने के लिए एक नियम निर्धारित कर सकता है।

कभी-कभी प्रेषक सूचना अधिकार प्रबंधन का उपयोग करते हैं, एक Microsoft विकल्प जो ईमेल संदेशों पर अनुमति देता है, प्राप्तकर्ताओं को संदेश को अन्य तरीकों से अग्रेषित करने, पुनर्निर्देशित करने या साझा करने से रोकता है। इन मामलों में यह सबसे अच्छा अभ्यास है कि प्रेषक को सूचित किया जाए कि आप इच्छित प्राप्तकर्ता नहीं हैं, यदि आपको गलती से ईमेल प्राप्त हुआ है। प्रेषक अनुमतियों को हटा या बदल सकता है, या वे स्वयं संदेश को फिर से भेज सकते हैं। साथ ही, संदेश अग्रेषित करने वालों के लिए, विशेष रूप से यदि ईमेल में संवेदनशील डेटा है, तो पुन: रूटिंग आपकी कंपनी के नेटवर्क के बाहर किसी पते पर मेल आंतरिक नीतियों और गोपनीयता का उल्लंघन कर सकता है कानून।