फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली के लाभ

जैसे-जैसे आपका व्यवसाय डिजिटल वितरण के युग में आगे बढ़ता है, आपको यह तय करने की आवश्यकता होगी कि पेपर फाइलिंग सिस्टम से डिजिटल फाइल मैनेजमेंट सिस्टम में स्विच करना है या नहीं। पूरी तरह से कम्प्यूटरीकृत फाइलिंग सिस्टम में परिवर्तन करना डराने वाला लग सकता है, लेकिन डिजिटल फाइलिंग सिस्टम होने के स्पष्ट लाभों ने कई लोगों को संक्रमण करने के लिए प्रेरित किया है।

दस्तावेज़ीकरण को संग्रहीत करने के लिए संपत्ति के किराये की लागत के कारण, डिजिटल फाइलिंग लागू होते ही अपने लिए भुगतान करना शुरू कर देती है। चूंकि कोई भौतिक कागजी कार्रवाई नहीं है, इसलिए दस्तावेजों को आगे और पीछे संभालने और स्थानांतरित करने की लागत बहुत कम हो जाती है। यह उन दस्तावेजों को भी अनुमति देता है जिन्हें कागज के रूप में संग्रहीत किया जाना चाहिए और छोटे और कम खर्चीले स्थानों में दाखिल किया जाना चाहिए।

आज के हरित-दिमाग वाले उपभोक्ता आधार तक पहुँचने में आपके व्यवसाय के कार्बन पदचिह्न को कम करना एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है। यह कंपनी की छवि में काफी सुधार कर सकता है, कर लाभ दे सकता है और आपूर्ति की लागत को कम कर सकता है। एक डिजिटल फाइलिंग सिस्टम एक व्यवसाय के लिए संपूर्ण आधारभूत कार्य को सकारात्मक रूप से बदल सकता है, और "हरित" प्रणाली पर स्विच करने से पर्याप्त विज्ञापन अवसर मिल सकते हैं।

भौतिक रूप से दायर और संग्रहीत दस्तावेजों की हार्ड कॉपी प्राप्त करना एक लंबी प्रक्रिया हो सकती है जो मानवीय त्रुटि, सुरक्षा समस्याओं और शारीरिक नुकसान के लिए खुली है। डिजिटल सिस्टम में ऐसा नहीं है। कुछ ही क्षणों में, किसी दस्तावेज़ को उस व्यक्ति के डेस्क पर पहुँचा जा सकता है जिसे इसकी आवश्यकता है। इसका परिणाम कम कार्य अवधि में होता है, जिससे तेजी से प्रगति होती है और विकासशील परियोजनाओं के लिए अधिक समय मिलता है।

जबकि एक पारंपरिक पेपर फाइलिंग सिस्टम को खोला जा सकता है और इसकी पहुंच वाले किसी भी व्यक्ति द्वारा देखा जा सकता है, a डिजिटल फाइलिंग सिस्टम विभिन्न स्तरों की सुरक्षा प्रदान कर सकता है जो दस्तावेजों को रख सकता है गुप्त। पासवर्ड का उपयोग करना, विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए निर्दिष्ट फ़ोल्डर, डेटा एन्क्रिप्शन और ऑडिट ट्रेल्स जो आपको एक रखने की अनुमति देते हैं कौन कौन सी फाइलें और कब एक्सेस करता है, इसका रिकॉर्ड, एक फाइल मैनेजमेंट सिस्टम आपके दस्तावेज़ों को और अधिक सुरक्षित रख सकता है।

कागज के दस्तावेजों और फाइलों को ओवर हैंडलिंग, आग से क्षति, बाढ़ क्षति और अन्य प्राकृतिक आपदाओं के माध्यम से नष्ट किया जा सकता है। चूंकि डेटा को दुनिया में कहीं भी सर्वर पर संग्रहीत किया जा सकता है, आप संभावित संपत्ति क्षति पर जोर दिए बिना अपने व्यावसायिक दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। आप डिटैचेबल हार्ड ड्राइव, यूएसबी स्टिक और सीडी जैसी चीजों का उपयोग करके अपने संग्रहीत डेटा को पोर्टेबल भी बना सकते हैं।