आप अपनी पता पुस्तिका को एक्सेस टेबल में व्यवस्थित कर सकते हैं।
Microsoft Access आपके पता पुस्तिका संपर्कों को संग्रहीत करने के लिए एक आदर्श स्थान प्रदान करता है। अपने ईमेल के भीतर या कागजी कार्रवाई के ढेर में संपर्कों को खोजने के बजाय, अपने संपर्कों को एक केंद्रीकृत स्थान पर रखें। एक्सेस में एड्रेस बुक बनाने के बाद, आप डेटाबेस से पत्र और ईमेल भेज सकते हैं। चाहे आप व्यक्तिगत रूप से या पेशेवर रूप से एक्सेस का उपयोग करें, आप एक नई तालिका बना सकते हैं और पता पुस्तिका बनाने के लिए इसे डेटा से भर सकते हैं।
स्टेप 1
एक नया Microsoft Access डेटाबेस बनाएँ, या पृष्ठ के शीर्ष पर रिबन के "फ़ाइल" टैब से एक मौजूदा डेटाबेस खोलें। मौजूदा एक्सेस डेटाबेस का उपयोग करके आप अपने डेटाबेस की क्षमताओं को अधिकतम करने के लिए अपनी पता पुस्तिका को अन्य तालिकाओं के साथ एकीकृत कर सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि डेटाबेस केवल आपके संपर्कों को संग्रहीत करे, तो नए सिरे से एक नया डेटाबेस बनाएँ।
दिन का वीडियो
चरण दो
रिबन के "बनाएँ" टैब का चयन करें और "टेबल डिज़ाइन" बटन पर क्लिक करें। यह एक रिक्त टेम्पलेट से एक तालिका बनाता है और आपको उपयुक्त फ़ील्ड और डेटा प्रकारों को इनपुट करने की अनुमति देता है। एक तालिका एक्सेल स्प्रेडशीट की तरह दिखती है, लेकिन इसकी एक परिभाषित आंतरिक संरचना होती है जिसे आप तालिका के "डिज़ाइन व्यू" में निर्धारित करते हैं।
चरण 3
तालिका डिज़ाइन ग्रिड के "फ़ील्ड नाम" कॉलम में वे फ़ील्ड टाइप करें जिन्हें आप उपलब्ध कराना चाहते हैं। आपके फ़ील्ड में "नाम," "फ़ोन नंबर," "सड़क का पता," "ईमेल" और अन्य सभी उपयुक्त फ़ील्ड शामिल होने चाहिए। "फ़ोन नंबर" जैसे किसी भी संख्यात्मक फ़ील्ड को छोड़कर, अपने अधिकांश फ़ील्ड के लिए "डेटा प्रकार" को "टेक्स्ट" के रूप में छोड़ दें।
चरण 4
विशिष्ट पहचानकर्ता पर राइट-क्लिक करें और "प्राथमिक कुंजी" चुनें। "प्राथमिक कुंजी" आपको तालिकाओं के बीच संबंध बनाने की अनुमति देती है। चूंकि "प्राथमिक कुंजी" फ़ील्ड में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए वर्णों का एक अद्वितीय सेट होता है, इसलिए वर्ण आपकी तालिका के भीतर रिकॉर्ड का पता लगाने में मदद करते हैं।
चरण 5
रिबन के "होम" टैब का चयन करें, "व्यू" पर क्लिक करें और "डेटाशीट व्यू" चुनें। तालिका में अपनी सभी पता पुस्तिका जानकारी दर्ज करें और ऊपरी-बाएँ कोने में "सहेजें" आइकन दबाएं। फ़ील्ड हेडर में तीर पर क्लिक करें और ऑर्डर को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए "सॉर्ट ए टू जेड" या "सॉर्ट जेड टू ए" चुनें।
टिप
अपने सभी फ़ोन नंबरों को एक समान प्रारूप में प्रदर्शित करने के लिए अपने "फ़ोन नंबर" फ़ील्ड को प्रारूपित करें। "डिज़ाइन व्यू" तालिका के "फ़ील्ड गुण" से "इनपुट मास्क विज़ार्ड" चुनें और "फ़ोन नंबर" चुनें।
