मैं एक्सेल फाइलों का आकार कैसे कम करूं?

डेटा की बड़ी रेंज, एम्बेडेड इमेज या जटिल फ़ॉर्मेटिंग जोड़ने से एक्सेल फ़ाइल का आकार थोड़ा बढ़ जाता है। हालांकि, कुछ मामलों में, एक्सेल फ़ाइल का आकार बिना किसी कारण के नियंत्रण से बाहर हो जाता है। अक्सर, यह समस्या एक्सेल द्वारा वास्तविक डेटा की सीमा से बाहर के कक्षों के लिए स्वरूपण सेटिंग्स संग्रहीत करने के कारण होती है। समस्या को ठीक करने के लिए, अपने डेटा के अंत के बाद की पंक्तियों और स्तंभों को हटा दें। आगे की जगह बचत के लिए, पुरानी एक्सेल फाइलों को एक्सएलएसएक्स प्रारूप या बाइनरी वर्कबुक प्रारूप में कनवर्ट करें।

कई कक्षों को स्वरूपित करते समय - जैसे कि संपूर्ण कार्यपत्रक के लिए पृष्ठभूमि का रंग बदलना - एक्सेल आमतौर पर केवल उन कक्षों के बारे में जानकारी संग्रहीत करता है जिनमें डेटा होता है, भले ही यह सभी चयनित पर परिवर्तन को नेत्रहीन रूप से लागू करता हो कोशिकाएं। कुछ मामलों में, जैसे कि यदि आपके पास दूर के कॉलम में कोई गलत मान है, तो एक्सेल अत्यधिक स्वरूपण डेटा सहेजता है और बड़ी फाइलें बनाता है। फ़ाइल का आकार कम करने के लिए, अपने अंतिम भरे हुए कॉलम के दाईं ओर के कॉलम का चयन करें, शेष कॉलम का चयन करने के लिए "Ctrl-Shift-Right" दबाएं, चयनित क्षेत्र में राइट-क्लिक करें और "हटाएं" चुनें। अपने डेटा के नीचे "Ctrl-Shift-Down" के साथ अतिरिक्त पंक्तियों का चयन करें और इसके लिए उपयोग किए गए चरणों को दोहराएं कॉलम..

2007 से पहले एक्सेल के संस्करणों के साथ बनाई गई फाइलें, जो एक्सएलएस एक्सटेंशन का उपयोग करती हैं, नए एक्सएलएसएक्स एक्सटेंशन वाले दोगुने से अधिक स्थान ले सकती हैं। जब तक आपको एक्सेल के पुराने संस्करणों के साथ पश्चगामी संगतता की आवश्यकता नहीं है, तब तक फ़ाइल को "इस रूप में सहेजें ..." निष्पादित करके और "इस प्रकार सहेजें ..." के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू में "एक्सेल वर्कबुक" चुनकर कनवर्ट करें। आप एक्सेल बाइनरी वर्कबुक फ़ाइल प्रकार का उपयोग करके फ़ाइलों को और भी कम कर सकते हैं और बचत गति में सुधार कर सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक स्प्रेडशीट प्रोग्राम को फ़ाइल लोड करने से रोकता है।