कागजी कार्रवाई को एक समान प्रणाली में रखने का मतलब है कि यह अव्यवस्थित नहीं होगा।
एक फाइलिंग सिस्टम भंडारण के लिए कागजी कार्रवाई और दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का एक तरीका है। एक कैबिनेट या बॉक्स रखा जाता है जिसमें दस्तावेजों के हार्ड कॉपी संस्करण होते हैं, जबकि एक इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम कंप्यूटर पर डेटा रखता है। यह डेटा ईमेल, या स्कैन की गई कागजी कार्रवाई हो सकती है। एक बार सिस्टम स्थापित हो जाने के बाद यह महत्वपूर्ण है कि इसे बनाए रखा जाए, ताकि यह नियमित रूप से अद्यतन जानकारी के साथ क्रम में बना रहे। सिस्टम को बनाए रखने के लिए, आपको दोनों सिस्टम के उपयोग के लिए एक प्रक्रिया बनाने की आवश्यकता होगी।
हार्ड कॉपी फाइलिंग
स्टेप 1
प्रत्येक फ़ोल्डर, फ़ाइल और दराज या बॉक्स को लेबल करें। शीर्षक में दस्तावेज़ीकरण का विषय, साथ ही कागजी कार्रवाई शुरू होने की तारीख शामिल होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, "रसीद जून 2010 - वर्तमान" या "मानव संसाधन फ़ोल्डर फरवरी 2008।"
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चरण दो
जब आपके पास सहेजने के लिए कागजी कार्रवाई की एक नई श्रेणी हो, या जब पुराने फ़ोल्डर, फ़ाइलें और दराज भरे हों, तो नए फ़ोल्डर, फ़ाइलें और दराज या बक्से बनाएँ। वर्षों या महीनों के बीच अंतर करने के लिए कलर कोडिंग का उपयोग करें।
चरण 3
सबसे प्रासंगिक फ़ोल्डर या दराज में नए दस्तावेज़ जोड़ें। दस्तावेज़ों को यादृच्छिक रूप से फ़ोल्डरों में रखना, फाइलिंग सिस्टम को बर्बाद कर देगा, क्योंकि जानकारी को गलत जगह पर खोजा जाएगा। यदि सिस्टम वर्णानुक्रम में दस्तावेज़ों का आदेश देता है, तो किसी अन्य प्रारूप में स्विच करने के बजाय इस प्रक्रिया का उपयोग करना जारी रखें।
चरण 4
पुराने, अनावश्यक दस्तावेजों को सालाना हटा दें। जैसे-जैसे आप फाइलों में जोड़ना जारी रखेंगे, कुछ जानकारी अप्रासंगिक और पुरानी हो जाएगी। इसे काटें और अतिरिक्त संग्रहण स्थान खाली करें।
इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग
स्टेप 1
अपने कंप्यूटर पर फ़ोल्डर या निर्देशिका बनाएँ। डेटा को नियमित आधार पर समेकित करें ताकि यह अव्यवस्थित न हो। कई नेटवर्क ड्राइव या समान जानकारी वाले एकाधिक फ़ोल्डर्स डेटा को व्यवस्थित करने का एक प्रभावी तरीका नहीं है।
चरण दो
नियमित रूप से डेटा का बैकअप लें। ऐसा करने के लिए DVD, USB ड्राइव, बाहरी हार्ड ड्राइव या किसी बाहरी कंपनी का उपयोग करें। यह डेटा को नुकसान से बचाता है।
चरण 3
प्रत्येक फ़ाइल को लॉक करके, प्रत्यायोजित उपयोगकर्ताओं तक पहुँच प्रदान करके या फ़ाइल खोलते समय एक पासवर्ड जोड़कर डेटा को सुरक्षित करें। यह डेटा के दुरुपयोग, धोखाधड़ी या अनधिकृत पहुंच को रोकता है। साथ ही आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल वे लोग ही इसका उपयोग करते हैं जो यह जानते हैं कि सिस्टम कैसे काम करता है।
चरण 4
इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करने के लिए एक प्रक्रिया लिखें। डेटा को खोजने, संदर्भित करने, वर्गीकृत करने और संग्रहीत करने के तरीके के लिए चरण-दर-चरण निर्देश शामिल करें, ताकि प्रत्येक उपयोगकर्ता उसी तरह से सिस्टम का संचालन कर सके। यदि आप उपयोगकर्ताओं के बीच भ्रम की स्थिति को रोकने के लिए सिस्टम को परिष्कृत करते हैं तो इसे अपडेट रखें।
चरण 5
हर दो साल में फाइलिंग सिस्टम की समीक्षा करें। जांचें कि यह अच्छी तरह से काम करता है - इसे इस बात से परिभाषित किया जा सकता है कि फाइलिंग कितनी प्रभावी है, डेटा ढूंढना कितना आसान है, और यह कितना व्यवस्थित है। साथ ही, अवांछित फ़ाइलों को हटा दें और इलेक्ट्रॉनिक अव्यवस्था को कम करें।
चीजें आप की आवश्यकता होगी
फ़ाइल कैबिनेट या बॉक्स
फ़ोल्डर
खाली लेबल
पेन या मार्कर
संगणक
टिप
प्रत्येक फाइलिंग सिस्टम कैसे काम करता है, यह समझाने के लिए एक समूह प्रशिक्षण दिवस लें ताकि इसे दैनिक रूप से प्रबंधित और बनाए रखा जा सके।
फाइलिंग सिस्टम को कैसे विकसित किया जाए, इस पर फीडबैक मांगें ताकि यह अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल या बेहतर व्यवस्थित हो।
