स्प्रेडशीट पर डेटाबेस के लाभ

डेटाबेस एक प्रोग्राम है जो डेटा को फ़ील्ड और रिकॉर्ड में व्यवस्थित करता है। स्प्रैडशीट एक प्रोग्राम है जो डेटा को पंक्तियों और स्तंभों के ग्रिड में संग्रहीत करता है जिससे गणना और ग्राफ़ बनाने की अनुमति मिलती है। डेटाबेस और स्प्रेडशीट दोनों का उपयोग व्यवसायों, स्कूलों और अन्य संगठनों द्वारा स्टोर को व्यवस्थित करने और डेटा का उपयोग करने के लिए किया जाता है। जबकि दोनों मूल्यवान उपकरण हैं, एक स्प्रेडशीट पर एक डेटाबेस के कई फायदे हैं।

डेटाबेस कुछ चर को एकमात्र संभावित प्रविष्टियों के रूप में सेट करने की अनुमति देता है। मान लें कि केवल पुरुष और महिला विकल्प हैं - यदि आप "एलियन" इनपुट करते हैं, तो डेटाबेस डेटा को स्वीकार नहीं करेगा। स्प्रैडशीट्स मूल्य श्रेणियों जैसे संख्याओं की अनुमति देते हैं, लेकिन डेटाबेस के अनुकूलन की नहीं। विशिष्ट पहचानकर्ताओं जैसे कि रोगी संख्या को डुप्लिकेट होने से रोकने के निर्देश दिए जाने पर डेटाबेस कुछ क्षेत्रों की भी जाँच करता है। यह दोहराव जांच स्प्रैडशीट्स के साथ उपलब्ध नहीं है।

डेटाबेस, डिफ़ॉल्ट रूप से, एकाधिक स्रोतों से डेटा को एक डेटाबेस में एकीकृत करने की अनुमति देता है। कई अनुप्रयोगों और स्रोतों के डेटा को फ़ील्ड में एकीकृत किया जा सकता है ताकि सभी स्रोतों से डेटा व्यवस्थित और खोजा जा सके। इसे स्प्रैडशीट के साथ पूरा किया जा सकता है लेकिन इन सुविधाओं को अनुमति देने के लिए अन्य एप्लिकेशन या कस्टम प्रोग्रामिंग की आवश्यकता होती है।

एक स्प्रेडशीट को कंप्यूटर की रैंडम एक्सेस मेमोरी में संग्रहीत किया जाता है, जबकि इसका उपयोग किया जा रहा है। यदि स्प्रेडशीट में अत्यधिक मात्रा में डेटा है तो यह एक समस्या है। एक डेटाबेस को केवल रैम में काम किए जा रहे डेटा को लोड करना होता है जिसका अर्थ है कि किसी भी समय एक बड़े डेटाबेस के कुछ हिस्सों का उपयोग किया जाता है।

उपयोगकर्ता की आवश्यकता के आधार पर डेटा प्रदर्शित करने के लिए डेटाबेस को प्रोग्राम किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक रोगी डेटाबेस डॉक्टर को चिकित्सा इतिहास और रिसेप्शनिस्ट को बिलिंग डेटा दिखा सकता है। एक स्प्रैडशीट सभी डेटा प्रदर्शित करती है जिससे विशिष्ट जानकारी का पता लगाना अधिक कठिन हो जाता है।

बड़ी स्प्रैडशीट की तुलना में डेटाबेस उपयोग में अधिक कुशल होता है। दक्षता कार्यों पर कम समय और कम गलतियों की अनुमति देती है। यह मानव घंटों में बचत और व्यवसाय के लिए सटीकता में तब्दील हो जाता है क्योंकि इसके कर्मचारी अधिक उत्पादक और कुशल होते हैं।

जैसे ही डेटा को एक स्प्रेडशीट में दर्ज किया जाता है, स्प्रेडशीट का समग्र आकार एक तुलनीय डेटाबेस की तुलना में बहुत तेजी से बढ़ता है। जैसे-जैसे अधिक से अधिक जानकारी दर्ज की जाती है, नेटवर्क पर रिपोर्ट, ग्राफ़ और डेटा एक्सेस उत्पन्न करने में लगने वाले समय में काफी अंतर होता है।