आप Microsoft Word के साथ एक पेशेवर-गुणवत्ता वाली टेलीफोन निर्देशिका तैयार कर सकते हैं।
Microsoft Office लंबे समय से सामान्य कार्यालय कार्यों के लिए मानक उत्पादकता टूलकिट के रूप में व्यापार जगत पर हावी रहा है। वर्ड एक वर्ड प्रोसेसर है जिसमें टेबल सहित पेज पर टेक्स्ट को व्यवस्थित करने के लिए कई तैयार टेम्पलेट भी शामिल हैं। आप Word में तालिका का उपयोग करके अपने व्यवसाय या संगठन के लिए शीघ्रता से एक सुंदर दिखने वाली, प्रिंट करने के लिए तैयार टेलीफोन निर्देशिका बना सकते हैं।
स्टेप 1
Microsoft Word लॉन्च करें और एक नया दस्तावेज़ बनाएँ।
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चरण दो
विंडो के शीर्ष पर "फ़ॉन्ट" क्षेत्र में ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके फ़ॉन्ट आकार बढ़ाएं। Word के इंटरफ़ेस के इस ऊपरी क्षेत्र को रिबन कहा जाता है। व्यवसाय या संगठन के नाम सहित अपनी टेलीफोन निर्देशिका के लिए एक शीर्षक टाइप करें। "एंटर" दबाएं, फिर फ़ॉन्ट आकार को फिर से कम करने के लिए रिबन के "शैलियों" क्षेत्र में "सामान्य" पर क्लिक करें।
चरण 3
रिबन के ऊपर "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें। "सम्मिलित करें" टैब के ठीक नीचे, "तालिका" पर क्लिक करें। सफेद वर्गों का एक ग्रिड दिखाई देता है। दो-स्तंभ तालिका बनाने के लिए शीर्ष पंक्ति पर बाईं ओर से दूसरे पर क्लिक करें: एक व्यक्ति के नाम के लिए एक कॉलम, और दूसरा उसके टेलीफोन नंबर के लिए। यदि आपको अपनी निर्देशिका प्रविष्टियों में अतिरिक्त जानकारी जोड़ने की आवश्यकता है तो अधिक कॉलम निर्दिष्ट करें। तालिका आपकी निर्देशिका के शीर्षक के नीचे प्रकट होती है, और कर्सर स्वचालित रूप से पहले फ़ील्ड में रखा जाता है।
चरण 4
अपनी निर्देशिका में पहले व्यक्ति का नाम टाइप करें। आपको निर्देशिका को स्वयं वर्णानुक्रम में रखने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि जब आप समाप्त कर लेंगे तो Word आपके लिए ऐसा कर सकता है। "टैब" दबाएं, फिर व्यक्ति का टेलीफोन नंबर टाइप करें। तालिका में एक नई पंक्ति शुरू करने के लिए फिर से "टैब" दबाएं, अगले व्यक्ति का नाम टाइप करें, और पूरी होने तक निर्देशिका को इस तरह भरना जारी रखें।
चरण 5
तालिका में कहीं भी क्लिक करें, फिर यदि आप अपनी निर्देशिका को वर्णानुक्रम में बदलना चाहते हैं तो रिबन के ऊपर "लेआउट" टैब पर क्लिक करें। "क्रमबद्ध करें" पर क्लिक करें। दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि "कॉलम 1" "सॉर्ट बाय" ड्रॉप-डाउन मेनू में चुना गया है, और "टाइप" मेनू में "टेक्स्ट" चुना गया है। "ओके" पर क्लिक करें और आपकी निर्देशिका तुरंत वर्णानुक्रम में है।
चरण 6
तालिका में कहीं भी क्लिक करें, फिर अपनी निर्देशिका से किसी प्रविष्टि को निकालने के लिए "लेआउट" टैब पर क्लिक करें। हटाए जाने वाली प्रविष्टि में कहीं भी क्लिक करें, फिर रिबन के "पंक्तियों और कॉलम" क्षेत्र में "हटाएं" पर क्लिक करें। प्रविष्टि को हटाने के लिए "पंक्तियाँ हटाएं" चुनें। एकाधिक निर्देशिका प्रविष्टियों का चयन करें और उन सभी को एक साथ हटाने के लिए एक ही कमांड का उपयोग करें।
चरण 7
तालिका में कहीं भी क्लिक करें, फिर अपनी निर्देशिका के लिए दृश्य शैली चुनने के लिए रिबन के ऊपर "डिज़ाइन" टैब पर क्लिक करें। रिबन के "टेबल स्टाइल" क्षेत्र में दिखाई गई शैलियों में से किसी एक को चुनने के लिए उस पर क्लिक करें। कुछ शैलियाँ निर्देशिका की वैकल्पिक पंक्तियों में रंग जोड़ती हैं, जिससे इसे पढ़ना आसान हो जाता है।
चरण 8
"Ctrl-S" दबाएं, फिर अपनी निर्देशिका के लिए एक स्थान और नाम चुनें और "सहेजें" पर क्लिक करें।
