एक्सेल के साथ बेसिक इन्वेंटरी स्प्रेडशीट कैसे बनाएं

किसी भी खुदरा व्यापार के लिए इन्वेंटरी प्रबंधन आवश्यक है। यहां तक ​​​​कि गैर-खुदरा व्यापार मॉडल को उपकरण और उपकरणों को ट्रैक करने के लिए आंतरिक सूची प्रबंधन की आवश्यकता होती है। एक्सेल असाधारण रूप से उपयोगी है क्योंकि यह इन्वेंट्री को प्रभावी ढंग से ट्रैक करने का एक सस्ता साधन प्रदान करता है। एक बड़े, जटिल स्टोर को एंड-टू-एंड प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम से लाभ होगा लेकिन एक्सेल सरल इन्वेंट्री प्रबंधन की जरूरतों के लिए पर्याप्त है।

इन्वेंटरी प्रबंधन एक ऐसी प्रणाली है जो वस्तुओं को व्यवसाय में आने पर ट्रैक करती है और बेचने पर उन्हें लॉग आउट करती है। उदाहरण के लिए, एक कपड़ों की दुकान रैक पर ऑर्डर करने और स्टॉक करने के बाद सिस्टम में 100 शर्ट लॉग करेगी। जब कोई ग्राहक उन शर्टों में से एक खरीदता है, तो आइटम को सूची से बाहर कर दिया जाता है और बिक्री को लाभ मार्जिन के साथ जोड़ा जाता है। जब उनमें से 80 शर्ट बिक चुकी हों, तो प्रबंधक या मालिक इन्वेंट्री को फिर से स्टॉक करने के लिए एक नया ऑर्डर देने पर विचार कर सकते हैं।

एक प्रबंधन प्रणाली के बिना, इन्वेंट्री को ट्रैक नहीं किया जाता है और स्टोर को यह नहीं पता होता है कि प्रत्येक आइटम का कितना स्टॉक है। यह ऑर्डरिंग सिस्टम, वित्तीय लेखांकन और बिक्री की निगरानी करने की क्षमता को बाधित करता है और सबसे अच्छी और सबसे खराब बिक्री वाली वस्तुओं के आधार पर शिक्षित खरीद निर्णय लेता है।

एक्सेल सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की तुलना में कम स्वचालित है जो पॉइंट ऑफ सेल (पीओएस) सिस्टम से जुड़ता है। इन पीओएस सिस्टम का उपयोग लेन-देन को लॉग करने और क्रेडिट कार्ड को संसाधित करने के लिए किया जाता है। कई को इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए भी डिज़ाइन किया गया है। स्टोर मैन्युअल रूप से नई इन्वेंट्री में प्रवेश करता है और बिक्री पूरी होने पर प्रत्येक आइटम को इन्वेंट्री से हटा दिया जाता है। एक्सेल में इन्वेंट्री सॉफ्टवेयर स्टोर करें आम नहीं है लेकिन कई प्रोग्राम रिकॉर्ड रखने के लिए एक्सेल में निर्यात की अनुमति देते हैं।

स्प्रेडशीट बनाना काफी सरल प्रक्रिया है। इन्वेंटरी प्रबंधन एक्सेल फ़ार्मुले सिस्टम में लॉग इन किए गए इन्वेंट्री के कुल मूल्य को ट्रैक करने के लिए भी उपयोगी होते हैं। आरंभ करने के लिए, प्रत्येक व्यक्तिगत कॉलम के लिए श्रेणी शीर्षक बनाएं।

शीर्षक का प्रयोग करें मद पहले कॉलम के लिए, मात्रा दूसरे और के लिए यूनिट मूल्य तीसरे और के लिए कुल मूल्य चौथे के लिए। जबकि इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए कई अलग-अलग सिस्टम मौजूद हैं, यह एक सटीक गणना रखता है और स्टॉक में सभी इन्वेंट्री का कुल मूल्य दिखाता है।

कुल मूल्य कॉलम के लिए, प्रत्येक पंक्ति की इस संख्या को निर्धारित करने के लिए मात्रा को इकाई मूल्य से गुणा करें। स्टॉक में प्रत्येक आइटम के लिए मूल्य ट्रैक करने का सूत्र है = योग (बी * सी). इसे प्रत्येक पंक्ति पर लागू करें ताकि प्रत्येक वस्तु सूची वस्तु मात्रा और इकाई मूल्य के आधार पर एक अद्वितीय मूल्य उत्पन्न करे। उदाहरण के लिए, तीसरी पंक्ति में सूचीबद्ध एक टी-शर्ट उपयोग करेगी =योग (बी3*सी3) अपने पर कुल मूल्य निर्धारित करने के लिए एक्सेल में इन्वेंट्री शीट.

एक्सेल उपयोगी है लेकिन हमेशा सबसे अच्छा विकल्प नहीं होता है। स्प्रैडशीट सिस्टम केवल कुछ वस्तुओं के साथ काम करने वाली कंपनियों के लिए अच्छा काम करता है। उदाहरण के लिए, चिकित्सा उपकरण बेचने वाली कंपनी के पास इन्वेंट्री में केवल कुछ अलग बड़े-टिकट वाले आइटम हो सकते हैं। प्रत्येक इकाई के मूल्य की परवाह किए बिना 20 इकाइयों के साथ एक एक्स-रे मशीन मॉडल को ट्रैक करना आसान है। यह कम गिनती, कम इन्वेंट्री की स्थिति है जो ट्रैकिंग को बहुत आसान बनाती है।

हालांकि, धुंध पैड से लेकर मलहम तक सब कुछ बेचने वाली एक मेडिकल कंपनी को इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए एक अधिक मजबूत प्रणाली की आवश्यकता होगी। एक्सेल अभी भी एक संभावना है लेकिन जब हजारों आइटम सूचीबद्ध होते हैं तो स्प्रेडशीट पर सही जगह तक पहुंचने से प्रक्रिया अक्षम हो जाती है। एक खोज फ़ंक्शन वाला सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम सभी प्रासंगिक जानकारी प्रदर्शित करते हुए आइटम को तेज़ी से खींच सकता है उपलब्ध इन्वेंट्री, की गई बिक्री, बिक्री के मूल्य और शेष इन्वेंट्री के कुल मूल्य के संबंध में भण्डार।

बुनियादी इन्वेंट्री ट्रैकिंग के लिए एक्सेल को स्टार्टर प्रोग्राम के रूप में उपयोग करने पर विचार करें और उपयुक्त होने पर अधिक गंभीर सिस्टम में अपग्रेड करें। इन्वेंटरी ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर महंगा है लेकिन उच्च टर्नओवर वाली कई इकाइयों को ट्रैक करते समय लागत के लायक है।