Microsoft Excel में एकाधिक IF स्टेटमेंट का उपयोग कैसे करें

एक्सेल में एक आईएफ स्टेटमेंट एक लॉजिकल टेस्ट चलाता है जो एक शर्त पूरी होने पर एक मान देता है और दूसरा मान अगर ऐसा नहीं होता है। एकल एक्सेल आईएफ स्टेटमेंट का उपयोग केवल बुनियादी संचालन को समायोजित कर सकता है, लेकिन यदि आप कई आईएफ स्टेटमेंट को नेस्ट करते हैं, तो आप जटिल कार्य कर सकते हैं। केवल नकारात्मक पक्ष यह है कि त्रुटियों से बचने के लिए सूत्र का निर्माण करते समय आपको सावधान रहना होगा। वैकल्पिक एक्सेल फ़ंक्शन त्रुटि के कम जोखिम के साथ समान कार्य कर सकते हैं। एक्सेल में नेस्टेड आईएफ स्टेटमेंट की मूल बातें और अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम दृष्टिकोण खोजने के विकल्प जानें।

एक्सेल में IF फ़ंक्शन अनिवार्य रूप से कहता है "यदि यह सत्य है, तो x मान लौटाएँ, लेकिन यदि ऐसा नहीं है, तो y मान लौटाएँ।" उदाहरण के लिए, यदि आप यह देखने के लिए जाँच कर रहे थे कि आपके व्यवसाय में विभिन्न विभाग हैं या नहीं बजट से कम या अधिक थे, आप फ़ंक्शन का उपयोग करके उनके बजट के साथ उनके व्यय की तुलना कर सकते हैं और यदि विभाग ने बहुत अधिक खर्च किया है या "बजट के भीतर" यदि यह "बजट से अधिक" वापस कर सकता है नहीं किया। सामान्यतया, आप अपना विवरण बनाने के लिए तुलना ऑपरेटरों का उपयोग करते हैं, जैसे:

• = (बराबर)

• (से अधिक)

• = (इससे बड़ा या इसके बराबर)

• <= (इससे छोटा या इसके बराबर)
• <> (बराबर नहीं)

एक्सेल आईएफ स्टेटमेंट के सिंटैक्स को समझना इसे ठीक से उपयोग करने के लिए सीखने की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम है। समारोह के लिए प्रारूप है IF(लॉजिकल_टेस्ट, value_if_true, [value_if_false]) जहां वर्ग कोष्ठक इंगित करते हैं कि यह अंतिम तर्क वैकल्पिक है। इनकी व्याख्या करना आसान है: The तार्किक परीक्षण इसका मतलब है कि आप जिस कथन का परीक्षण करना चाहते हैं, value_if_true यदि परीक्षण सही है, तो आप एक्सेल को यह दिखाना चाहते हैं कि वह स्थान है, और [value_if_false] यदि परीक्षण गलत है तो आप एक्सेल को क्या दिखाना चाहते हैं, इसके लिए वैकल्पिक स्थान है।

अगर-तब के बयानों के लिए एक्सेल फॉर्मूला का उपयोग करने के लिए यह आपके लिए पर्याप्त है, जिसे पहले से "बजट से अधिक/बजट के भीतर" उदाहरण का उपयोग करके प्रदर्शित किया जा सकता है। कल्पना कीजिए कि आपके पास कॉलम बी में विभिन्न विभागों द्वारा खर्च की गई राशि और दूसरी पंक्ति से शुरू होने वाले मूल्यों के साथ कॉलम सी में बजट की गई राशि है। सेल D2 में, आप टाइप करेंगे =IF(B2>C2, "बजट से अधिक", "बजट के भीतर") आप जिस परिणाम की तलाश कर रहे हैं उसे वापस करने के लिए (यह ध्यान में रखते हुए कि आपको पाठ को वापस करने के लिए उद्धरण चिह्नों का उपयोग करने की आवश्यकता है)। पहला भाग कहता है "यदि B2 में मान C2 के मान से अधिक है" (यदि व्यय बजट से बड़ा है), तो दूसरा भाग कहता है "फिर पाठ वापस करें बजट पर और तीसरा भाग कहता है "यदि नहीं, तो वापस आ जाओ" बजट में."

एक्सेल IF स्टेटमेंट टूल का अधिकतम लाभ उठाने का मतलब है कि जब आपके पास कोई ऐसा कार्य हो जो इसके लिए उपयुक्त हो, तो कई IF स्टेटमेंट्स को संयोजित करने में सक्षम होना। आप अपने मूल IF स्टेटमेंट में दूसरा IF स्टेटमेंट शामिल कर सकते हैं, और आप उसमें एक और IF स्टेटमेंट शामिल कर सकते हैं और इसी तरह। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप किसी एक सूत्र का उपयोग करके कई समूहों में से किसी एक को वर्गीकृत करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप नेस्टेड IF स्टेटमेंट का उपयोग किसी परीक्षा में छात्रों द्वारा प्राप्त अंकों को ग्रेड में बदलने के लिए कर सकते हैं।

एकाधिक IF कथनों का सही ढंग से उपयोग करने के लिए, उस तर्क के बारे में सोचें जो आप Excel से करने के लिए कह रहे हैं। अनिवार्य रूप से, आपकी स्थिति (फ़ंक्शन में पहला तर्क) के बाद, आप एक और IF स्टेटमेंट जोड़ सकते हैं value_if_true या value_if_false रिक्त स्थान, एक्सेल को यह बताने के लिए कि आगे क्या करना है। इस बारे में सोचें कि एक्सेल को दूसरे मानदंड के खिलाफ सेल की जांच करने के लिए मिल रहा है यदि प्रश्न में सेल नहीं है पहले मानदंड को पूरा करें (या वास्तव में, यदि यह पहले वाले को पूरा करता है), और आप इस प्रक्रिया को लंबे समय तक जारी रख सकते हैं समय। दूसरे शब्दों में, आप "यदि यह, तो वह" को "यदि यह" में बदल रहे हैं तथा यह, फिर वह" या "यदि यह नहीं लेकिन यह, तो वह।"

कल्पना कीजिए कि आपने छात्रों को एक ऐसी परीक्षा दी है जिसमें 85 प्रतिशत या उससे अधिक अंक प्राप्त करना A है, 70 से 85 प्रतिशत के बीच एक बी है, 55 और 70 प्रतिशत के बीच एक सी है, 40 प्रतिशत और 55 प्रतिशत के बीच एक डी है और कुछ भी कम है a विफल। स्कोर कॉलम बी में पंक्ति 2 से पंक्ति 11 तक हैं। आप छात्रों के अंकों को वर्गीकृत करने के लिए कई शर्तों के साथ सावधानीपूर्वक निर्मित एक्सेल आईएफ फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

पहला भाग आसान है (बी2 में स्कोर के लिए, इस उदाहरण में): =IF(B2>=85, "ए") यदि छात्र ने 85 या अधिक अंक प्राप्त किए हैं तो एक्सेल को ए वापस करने के लिए कहता है। नेस्टिंग आपको तीसरे तर्क का उपयोग करके अन्य ग्रेड जोड़ने में सक्षम बनाता है (यदि शर्त गलत है तो क्या करें) अतिरिक्त शर्तें जोड़ने के लिए: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B")), जो एक्सेल को 85 या उससे अधिक के स्कोर के लिए ए को वापस करने के लिए कहता है, लेकिन यदि नहीं, तो स्कोर 70 से अधिक होने पर बी लौटाएं। हर बार एक नए IF स्टेटमेंट के लिए तीसरे तर्क का उपयोग करके फॉर्मूला को पूरा करने के लिए इस तरह से जारी रखें: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Fail")) ))

यह जटिल लग रहा है, इसलिए इसे तोड़कर विचार को मजबूत करना चाहिए। पहले दो तर्क कहते हैं, "यदि बी 2 में स्कोर 85 या अधिक है, तो छात्र को ए मिलता है," और तीसरा कहता है, "अन्यथा, निम्न स्थिति की जांच करें।" दूसरा IF इस कथन की ओर ले जाता है, "(85 से कम स्कोर करने वाले छात्रों के लिए) यदि B2 में स्कोर 70 या अधिक है, तो छात्र को B मिलता है, और यदि नहीं तो चेक करें निम्नलिखित शर्त।" तीसरा आईएफ कहता है, "(70 से कम स्कोर करने वाले छात्रों के लिए) यदि बी 2 में स्कोर 55 या अधिक है, तो छात्र को सी मिलता है, और यदि नहीं, तो जांचें निम्नलिखित शर्त" और चौथा कहता है "(55 से कम स्कोर करने वाले छात्रों के लिए) यदि बी 2 में स्कोर 40 से अधिक है, तो छात्र को डी मिलता है, यदि नहीं, तो छात्र विफल रहता है।"

बशर्ते आप अपने IF स्टेटमेंट के लिए फॉर्मूला ठीक से दर्ज करें, यह आपके द्वारा एक्सेल को दिए गए विकल्पों में से एक को वापस कर देगा। हालाँकि, यदि आप कोई गलती करते हैं, तो सूत्र वापस आ सकता है a 0 या #नाम? आपके सूत्र वाले सेल में।

ए 0 त्रुटि का अर्थ है कि या तो value_if_true या value_if_false तर्क खाली है। यह सुनिश्चित करके इस समस्या को ठीक करें कि दोनों तर्कों में, या कम से कम, में एक मान दर्ज किया गया है value_if_true तर्क। value_if_false तर्क को पूरी तरह से हटाया जा सकता है, और यदि आप इसके बाद दूसरा अल्पविराम नहीं लगाते हैं तो यह FALSE वापस आ जाएगा value_if_true खेत।

ए #नाम? त्रुटि आपको बताती है कि आपने शायद सूत्र में कुछ गलत लिखा है या गलत टाइप किया है। इसे ठीक करना थोड़ा कठिन हो सकता है क्योंकि यह सूत्र का कोई भी हिस्सा हो सकता है, लेकिन सबसे अच्छी सलाह यह है कि सब कुछ दोबारा जांचें या सूत्र को फिर से लिखें।

पिछले उदाहरण नेस्टेड आईएफ फ़ंक्शन फॉर्मूला काफी लंबा हो गया, जो एक्सेल में एकाधिक आईएफ स्टेटमेंट्स का उपयोग करने के प्रमुख डाउनसाइड्स में से एक है। वे जटिल हो सकते हैं, और गलती करना आसान है क्योंकि आपको यह सुनिश्चित करने के लिए तर्क का सावधानीपूर्वक पालन करना होगा कि सब कुछ आपके इरादे से काम कर रहा है। Microsoft बताता है कि गलत तरीके से नेस्टेड फॉर्मूला ज्यादातर समय सही परिणाम दे सकता है, लेकिन दुर्लभ अवसरों पर गलत परिणाम देता है। इन्हें पहचानना मुश्किल है।

शर्तों को सही क्रम में न रखना एक सामान्य गलती है। श्रेणीबद्ध परीक्षण उदाहरण में, यदि आपने कम स्कोर के साथ शुरुआत की है =आईएफ(बी2>=40, "डी", …" और अन्य को आरोही क्रम में सूचीबद्ध करने के लिए आगे बढ़े, यहां तक ​​कि 100 का स्कोर भी एक डी लौटाएगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि पहली शर्त को पहले चेक किया जाता है, इसलिए यदि आपने "यदि सेल B2 40 या उससे अधिक है, तो वापसी a. से शुरू किया है डी" यह 40 या उससे अधिक के किसी भी स्कोर को डी के रूप में वर्गीकृत करेगा बिना किसी और चीज की जांच किए क्योंकि यह पहले से मिलता है स्थिति। यह एक आदर्श उदाहरण है कि आपको अपने सूत्र के तर्क का पालन करने की आवश्यकता क्यों है।

आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि आप सूत्र को ठीक से बंद करने के लिए एकाधिक IF कथनों के अंत में कोष्ठकों की सही संख्या जोड़ते हैं। जब आप काम करते हैं तो एक्सेल रंग समन्वय और ब्रैकेट को हाइलाइट करके इसमें मदद करता है।

तकनीकी रूप से आप एक सूत्र में 64 IF फ़ंक्शन तक नेस्ट कर सकते हैं, लेकिन Microsoft उपरोक्त कारणों से इस तरह के फ़ंक्शन का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं करता है। चीजें जल्दी जटिल हो जाती हैं, और संभावना है, यदि आप 10 से अधिक IF स्टेटमेंट्स को नेस्ट करने का प्रयास कर रहे हैं, तो संभवतः एक्सेल में पहले से ही शामिल नौकरी के लिए एक बेहतर टूल है।

IF फ़ंक्शन का सबसे सुविधाजनक विकल्प IFS फ़ंक्शन है, जो कि का एक संस्करण है फ़ंक्शन जो एक ही फ़ंक्शन में नेस्टिंग के समान कार्य करता है और 127. तक संभाल सकता है शर्तेँ। IFS फ़ंक्शन का एक सरल सिंटैक्स है: =आईएफएस (लॉजिकल_टेस्ट 1, वैल्यू_आईएफ_ट्रू 1, [लॉजिकल_टेस्ट 2, वैल्यू_आईएफ_ट्रू 2], [लॉजिकल_टेस्ट 3, वैल्यू_आईएफ_ट्रू 3]…) और इसी तरह। अनिवार्य रूप से, यह नेस्टेड IF स्टेटमेंट्स की तरह काम करता है, सिवाय इसके कि बाद के IF स्टेटमेंट्स "वैल्यू इफ ट्रू" के बाद फंक्शन को फिर से लाने की आवश्यकता के बिना स्पेस पर कब्जा कर लेते हैं।

परीक्षण ग्रेड उदाहरण में सूत्र IFS फ़ंक्शन के साथ बहुत सरल लिखा जा सकता है। के बजाय:

=IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Fail")) ))

बस लिखो

=IFS(B2>=85, "A", B2>=70, "B", B2>=55, "C", B2>=40, "D", TRUE, "Fail")

सच अंतिम स्थान से पहले कहता है "यदि कोई अन्य मान पूरा नहीं होता है, तो अगला मान लौटाएं।"

यह सुविधा केवल Excel 2019 या Office 365 के लिए Excel में उपलब्ध है।

एक्सेल में VLOOKUP फ़ंक्शन अक्सर कई IF स्टेटमेंट का एक सरल विकल्प होता है और 2007 से एक्सेल के किसी भी संस्करण पर उपलब्ध होता है। यह सभी स्थितियों के लिए आदर्श नहीं है क्योंकि यह या तो एक सटीक मिलान के लिए या के लिए परिणाम देता है निकटतम संख्या, इसलिए इसका उपयोग पिछले उदाहरण की तरह ग्रेड के लिए नहीं किया जा सका। हालाँकि, कई स्थितियों में, यह आपको एक सूत्र लिखने में बहुत काम बचा सकता है, हालाँकि आपको एक में संभावित मानों के साथ एक तालिका बनानी होगी कॉलम, जैसे आपके स्टोर द्वारा बेचे जाने वाले उत्पाद, और आप क्या चाहते हैं कि फ़ंक्शन वापस आए, जैसे उत्पाद की कीमत, दूसरे कॉलम में, के लिए उदाहरण।

VLOOKUP का सिंटैक्स है =VLOOKUP (लुकअप_वैल्यू, टेबल_एरे, col_index_num, [रेंज_लुकअप]) और प्रत्येक घटक को सीखना आपको दिखाता है कि इसका उपयोग कैसे करना है। पता लगाने का मूल्य तर्क वह मान है जिसे आप जांचना चाहते हैं, जिसे उसी कॉलम में एक सेल होना चाहिए, जिस तालिका की शुरुआत आप इसे ऊपर या नीचे देखना चाहते हैं। तालिका सरणी सेल की श्रेणी है जिसमें आपकी जानकारी की तालिका होती है, जैसे उत्पाद और उनके अनुरूप मूल्य, और col_index_num वह कॉलम है जिसे आप चाहते हैं कि एक्सेल वापस लौटने के लिए मूल्य खोजने के लिए देखें 1 सबसे बाएं कॉलम को इंगित करता है, 2 अगले एक और इसी तरह का संकेत। आखिरकार, [रेंज देखना] वैकल्पिक है, लेकिन "TRUE" दर्ज करें यदि आप चाहते हैं कि Excel उत्तर को निकटतम मान पर आधारित करे या यदि आप केवल सटीक मिलान चाहते हैं तो "FALSE" दर्ज करें।