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एक XLS फ़ाइल Microsoft Excel स्वरूप में सहेजी गई एक स्प्रेडशीट है। PRN फाइल एक प्रिंटर फाइल होती है, यानी प्रिंटर कमांड वाली फाइल। किसी XLS फ़ाइल को PRN फ़ाइल में बदलने के लिए आप XLS फ़ाइल को प्रिंट करते हैं, लेकिन उसे प्रिंटर पर भेजने के बजाय फ़ाइल में प्रिंट करते हैं। पीआरएन फ़ाइल में निहित आदेश प्रिंटर के प्रकार के आधार पर भिन्न होंगे।
स्टेप 1
आप जिस XLS फ़ाइल को कनवर्ट करना चाहते हैं उसे खोलने के लिए Microsoft Excel का उपयोग करें।
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चरण दो
फ़ाइल मेनू से प्रिंट का चयन करें। टूलबार पर प्रिंट बटन का उपयोग न करें क्योंकि टूलबार बटन प्रिंट डायलॉग विंडो को बायपास कर देगा।
चरण 3
प्रिंट डायलॉग विंडो में प्रिंट टू फाइल चेकबॉक्स चेक करें। आम तौर पर यह चेकबॉक्स बंद होता है, जिस स्थिति में एक्सेल प्रिंटर पर प्रिंट करेगा। ओके बटन पर क्लिक करें।
चरण 4
प्रिंट टू फाइल डायलॉग विंडो में आउटपुट फाइल का नाम टाइप करें। यह डिस्क पर आपकी फ़ाइल का नाम होगा। एक्सेल स्वचालित रूप से फ़ाइल नाम में ".prn" नहीं जोड़ता है, इसलिए आपको इसे अपने आप में टाइप करना होगा; यदि आप इसे ".prn" एक्सटेंशन नहीं देते हैं, तब भी यह एक पीआरएन फ़ाइल होगी। ओके बटन पर क्लिक करें। अब आप एक डायलॉग विंडो देखते हैं जो आपको बताती है कि आप प्रिंट कर रहे हैं; जब वह विंडो गायब हो जाती है तो रूपांतरण पूरा हो जाता है।
चीजें आप की आवश्यकता होगी
संगणक
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
एक्सएलएस फ़ाइल
स्थापित प्रिंटर ड्राइवर
टिप
Microsoft Excel आपको फ़ाइल स्थान चुनने का विकल्प नहीं देता है; PRN फ़ाइल डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ स्थान पर सहेजी जाती है। उदाहरण के लिए, Windows Vista इसे आपके दस्तावेज़ फ़ोल्डर में सहेजता है।
पीआरएन फ़ाइल बनाने के लिए प्रिंटर को आपके कंप्यूटर से संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है, आपको बस प्रिंटर ड्राइवर स्थापित करने की आवश्यकता है।
कई प्रोग्राम प्रिंट टू फाइल का समर्थन करते हैं, इसलिए आप कई अलग-अलग फ़ाइल स्वरूपों से पीआरएन फाइलें बनाने के लिए एक ही सामान्य विधि का उपयोग कर सकते हैं।
चेतावनी
चूंकि एक पीआरएन फ़ाइल में प्रिंटर-विशिष्ट कमांड होते हैं, वही एक्सएलएस फ़ाइल दो अलग-अलग प्रिंटर ड्राइवरों के साथ परिवर्तित होकर दो अलग-अलग पीआरएन फाइलें उत्पन्न करेगी।
