जानकारी का दस्तावेजीकरण करने और कर्मचारियों को सूचित करने के लिए एक मेमो तैयार करें।
मेमो प्रारूप में दस्तावेज़ अक्सर इंटरऑफ़िस पत्राचार के लिए उपयोग किए जाते हैं, जैसे कि जानकारी साझा करने या अनुरोध करने जैसे कार्यों के लिए। एक मेमो में आम तौर पर एक हेडर शामिल होता है, जो यह बताएगा कि संदेश किसके लिए है, यह किसके लिए है, दिनांक और विषय। उसके नीचे शरीर है, जहां संदेश ही लिखा है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल दो प्रोग्राम हैं जो मेमो टेम्प्लेट पेश करते हैं। आप अपने ईमेल प्रोग्राम का उपयोग करके एक मेमो फॉर्मेट भी सेट कर सकते हैं।
स्टेप 1
कई टेम्प्लेट डिज़ाइनों में से चुनकर Microsoft Word 2010 का उपयोग करके एक मेमो बनाएँ। "फ़ाइल," "नया" पर क्लिक करें। Office.com टेम्प्लेट के अंतर्गत "मेमो" चुनें, और उस मेमो शैली पर डबल-क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप प्रारूप को संपादित कर सकते हैं और उसमें जानकारी जोड़ सकते हैं।
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चरण दो
Microsoft Excel 2010 का उपयोग करके एक मेमो बनाएँ। "फ़ाइल," "नया" पर क्लिक करें। Office.com टेम्प्लेट के अंतर्गत "मेमो" चुनें। उस मेमो स्टाइल पर डबल-क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। पंक्तियों और स्तंभों को हटाकर या तालिका के शीर्षकों का नाम बदलकर मेमो प्रारूप संपादित करें।
चरण 3
एक ईमेल एक ज्ञापन के रूप में भी काम कर सकता है और इसमें कम स्वरूपण शामिल है। कई फ़ील्ड मेमो पर शीर्षकों के अनुरूप होते हैं, जिनमें "टू," "फ्रॉम," "डेट" और "विषय" शामिल हैं। ईमेल संदेश फ़ील्ड में मेमो की मुख्य सामग्री होती है।
