माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की विशेषताएं और कार्य

चाहे काम के लिए हो या घरेलू उपयोग के लिए, डेटा को व्यवस्थित करने और सूचियां बनाने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में सबसे अच्छा उपकरण है। हालाँकि Word दस्तावेज़ों में टेबल और कॉलम शामिल हो सकते हैं, एक्सेल जानकारी को अधिक आसान बनाता है। एक्सेल में गणनाओं को स्वचालित करने वाले फ़ार्मुलों को डिज़ाइन करने के लिए कई प्रकार के कार्य भी हैं। हालाँकि एक्सेल पहली बार में डराने वाला लगता है, प्रोग्राम का लेआउट अन्य ऑफिस एप्लिकेशन के समान है, इसलिए यदि आपने वर्ड का उपयोग किया है, तो आप चारों ओर देखने के बाद घर जैसा महसूस करेंगे। एक्सेल के रिबन पर किसी विशेष बटन के साथ अतिरिक्त सहायता प्राप्त करने के लिए, टिप देखने के लिए अपना कर्सर उस पर होवर करें।

एक्सेल की विंडो के मुख्य भाग में एक स्प्रेडशीट होती है -- या कार्यपत्रक - कोशिकाओं का। पेपर स्प्रेडशीट की तरह ही, प्रत्येक सेल में कोई भी संख्या या कोई टेक्स्ट हो सकता है -- इसके साथ काम करने के विपरीत एक एक्सेस डेटाबेस, एक्सेल आपको किसी भी सेल पर बस क्लिक करने और इसे भरने की अनुमति देता है, हालांकि यह आपके लिए सबसे उपयुक्त है परियोजना। कुछ मामलों में, जैसे खर्च को ट्रैक करने के लिए, आप पंक्तियों और स्तंभों की एक संगठित श्रृंखला का उपयोग करना चाहेंगे। दूसरी बार, जैसे टीम के सदस्यों की सूची बनाना, सेल ऑर्डर और स्थिति निर्धारण एक प्रमुख भूमिका नहीं निभाएगा। एक्सेल के लिए एक फायदा यह है कि यह डेटा को पुनर्गठित करना कितना आसान बनाता है: एक सेल का चयन करें और इसे शीट पर एक नए स्थान पर ले जाने के लिए इसकी सीमा को खींचें।

प्रत्येक एक्सेल फ़ाइल, जिसे a. कहा जाता है कार्यपुस्तिका, में एक या अधिक कार्यपत्रक होते हैं। किसी कार्यपुस्तिका में शीट के बीच स्विच करने के लिए, विंडो के निचले बाएँ कोने में टैब का उपयोग करें। Excel 2007 के बाद से, अधिकांश कार्यपुस्तिकाएँ फ़ाइल एक्सटेंशन का उपयोग करती हैं एक्सएलएसएक्स, जबकि पुराने संस्करणों का इस्तेमाल किया गया एक्सएलएस फ़ाइलें। एक्सेल की नई प्रतियां इन पुरानी फाइलों को पढ़ सकती हैं, लेकिन पुराने संस्करण में नई कार्यपुस्तिका खोलने के लिए पुराने पीसी की जरूरत है कार्यालय संगतता पैक.

2007 के बाद से बाकी ऑफिस की तरह, माइक्रोसॉफ्ट ने एक्सेल के मेन्यू को रिबन टैब से बदल दिया है। आप टैब को दृश्य मेनू के रूप में सोच सकते हैं जो खुले रहते हैं -- प्रत्येक टैब में व्याख्यात्मक चिह्नों के साथ संबंधित सुविधाओं का एक सेट होता है। उदाहरण के लिए, होम टैब में सबसे आम विकल्प होते हैं, जैसे कि फ़ॉन्ट और टेक्स्ट रंग, जबकि सम्मिलित करें टैब टेबल, टेक्स्ट बॉक्स और चार्ट सम्मिलित करने के तरीके प्रदान करता है। एक टैब, फ़ाइल, अलग तरह से व्यवहार करता है। फ़ाइल में अभी भी "नया," "खोलें" और "सहेजें" सहित बुनियादी कार्य हैं, लेकिन इन कार्यों को अतिरिक्त विकल्पों के साथ एक पूर्ण-स्क्रीन क्षेत्र में प्रदर्शित करता है, जिसे कहा जाता है मंच के पीछे का दृश्य. उदाहरण के लिए, बैकस्टेज दृश्य में "नया" बटन नई कार्यपुस्तिकाओं के लिए टेम्पलेट्स का खोजने योग्य चयन प्रदान करता है।

सादा पाठ और संख्या रखने के अलावा, कोशिकाओं में शामिल हो सकते हैं सूत्रों, जो हमेशा एक समान चिह्न से शुरू होता है। एक सूत्र के साथ, एक्सेल एक सेल में एक समीकरण का परिणाम प्रदर्शित करता है, लेकिन जैसे ही आप इसके घटकों को बदलते हैं, स्वचालित रूप से उस परिणाम को अप-टू-डेट रखता है। एक मूल सूत्र कैलकुलेटर की जगह ले सकता है: "=2+4" लिखें और एक्सेल "6" प्रदर्शित करता है। सूत्र अन्य कक्षों में डेटा के साथ भी कार्य करते हैं: "=A1+B1" कक्ष A1 और B1 के मान जोड़ता है।

प्रत्यक्ष अंकगणित के अलावा अन्य प्रक्रियाओं के लिए, उपयोग करें कार्यों डेटा पर विभिन्न संचालन करने के लिए। फ़ंक्शंस की क्षमताएं साधारण गणित से लेकर, जैसे कि "औसत" से लेकर सेल की औसत श्रेणी तक, टेक्स्ट को संशोधित करने के लिए, जैसे कि "LOWER" को एक लाइन को लोअर केस में बदलने के लिए। दो शब्द अक्सर भ्रमित होते हैं, लेकिन याद रखें कि प्रत्येक सेल में केवल एक ही हो सकता है सूत्र, लेकिन प्रत्येक सूत्र एकाधिक का उपयोग कर सकता है कार्यों, जैसे "=AVERAGE(A1, B1)+SUM(A2, B2)" दो कोशिकाओं के योग को दो अन्य कोशिकाओं के औसत में जोड़ने के लिए।