एक्सेल के साथ चेक कैसे प्रिंट करें

यदि आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हैं, तो पेरोल संचालन का एक महंगा और समय लेने वाला हिस्सा है। हालांकि, प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद, आपको कागज-आधारित चेक बनाने के लिए किसी तृतीय-पक्ष सेवा का भुगतान करने या महंगे सॉफ़्टवेयर में निवेश करने की आवश्यकता नहीं है। आप एक्सेल से पेरोल चेक आसानी से प्रिंट कर सकते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कर्मचारी अपना वेतन जमा कर सकें, प्रिंटिंग के लिए सही कागज और स्याही होना आवश्यक है।

यदि आप एक्सेल से पेरोल चेक प्रिंट करना चाहते हैं तो पहला कदम एक टेम्प्लेट ढूंढना है। आप इन्हें वेब सर्च के जरिए आसानी से ढूंढ सकते हैं। एक्सेल के साथ प्रदान किए गए मूल टेम्प्लेट में चेक शामिल नहीं होते हैं, लेकिन आप टाइमशीट जैसे दस्तावेज़ीकरण का समर्थन करने के लिए उपयोगी टेम्प्लेट पा सकते हैं।

एक बार जब आप एक्सेल के लिए एक चेक प्रिंटिंग टेम्प्लेट ढूंढ लेते हैं और डाउनलोड कर लेते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता और धन के वितरण के लिए विशिष्ट जानकारी इनपुट करते हैं। आप चेक को एक पीडीएफ़ के रूप में सहेजते हैं, जिसे आप तब प्रिंट कर सकते हैं और कर्मचारी को वितरित कर सकते हैं।

चेक-प्रिंटिंग टेम्प्लेट PDF होना पर्याप्त नहीं है। वित्तीय संस्थान धोखाधड़ी को रोकने के लिए मेहनती हैं, इसलिए आप सादे कागज पर चेक प्रिंट नहीं कर सकते हैं और इसे आधिकारिक रूप से पास नहीं कर सकते हैं। अगर संभव हो तो, आवश्यकताओं को प्राप्त करें वित्तीय संस्थानों से आपके कर्मचारी यह सुनिश्चित करने के लिए उपयोग करते हैं कि आपके चेक से इनकार नहीं किया जाएगा। इनमें कागज, आकार और फ़ॉन्ट विनिर्देश शामिल हो सकते हैं।

एक्सेल में चेक-प्रिंटिंग टेम्प्लेट का उपयोग करने और पीडीएफ प्रारूप में चेक बनाने के बाद, अगला चरण यह पुष्टि करने के लिए है कि जिस कागज और स्याही को आपको चेक के लिए उपयोग करना चाहिए वह उस प्रिंटर के साथ काम करता है जो आप पहले से ही कर रहे हैं पास होना। यदि नहीं, तो आपको एक नए प्रिंटर के लिए खरीदारी करने जाना होगा।

जब आप चेक को किसी प्रिंटर पर प्रिंट करते हैं, तो यह आपके द्वारा रोज़मर्रा की छपाई के लिए उपयोग किए जाने वाले भारी कागज़ पर होना चाहिए। उदाहरण के लिए, बैंक ऑफ़ अमेरिका कागज पर चेक की आवश्यकता होती है जिसमें निम्नलिखित विनिर्देश होते हैं:

• 7.75 गुणा 2.75 इंच और 8.75 गुणा 3.667 इंच. के बीच आकार
• 24 पौंड के बीच और 44 एलबी। वजन
• कागज का दाना क्षैतिज रूप से चलता है।

अच्छी खबर यह है कि आप कर सकते हैं खरीदनाचेक-प्रिंटिंग पेपर जो अधिकांश बैंक आवश्यकताओं को पूरा करता है। या तो स्थानीय कार्यालय आपूर्ति स्टोर पर जाएं या ऑनलाइन खरीदारी करें और सुनिश्चित करें कि पेपर आपके पास मौजूद प्रिंटर के प्रकार के अनुकूल है।

आप मानक स्याही कार्ट्रिज का उपयोग करके प्रिंटर के माध्यम से केवल अपने चेक नहीं चला सकते हैं। बैंकों की आवश्यकता है चुंबकीय स्याही चरित्र पहचान चेक के लिए स्याही या टोनर। यदि आप एक इंकजेट प्रिंटर पर प्रिंट कर रहे हैं, तो आपको एमआईसीआर स्याही की आवश्यकता होती है, लेजर प्रिंटर पर अपने चेक प्रिंट करते समय एमआईसीआर टोनर के लिए कॉल करता है।

यदि आप एक्सेल से पेरोल चेक प्रिंट करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको स्याही पर बैंक की आवश्यकताओं पर भी ध्यान देना चाहिए। बैंक ऑफ अमेरिका के साथ, आप अपने चेक प्रिंट करने के लिए डुप्लेक्स मोड का उपयोग नहीं कर सकते हैं। यदि आपके पेरोल चेक दो तरफा हैं, तो बैक को गैर-एमआईसीआर स्याही से मुद्रित किया जाना चाहिए। यदि आप वॉटरमार्क या रासायनिक रिक्तियों जैसी छेड़छाड़ को रोकने के लिए सुरक्षा सुविधाओं का लाभ उठाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपकी मुद्रण प्रक्रिया गंतव्य बैंकों के नियमों के अनुरूप है।