La saisie des soldes d'ouverture dans QuickBooks ne se limite pas au compte bancaire.
Il existe deux façons d'entrer un solde d'ouverture dans QuickBooks: l'une est au moment où le fichier de l'entreprise est configuré pour la première fois dans l'ordinateur; la seconde est une « modification » où une transaction prédatée est saisie après que certaines des principales transactions ont été saisies. Le fait de ne pas saisir correctement ces transactions peut rendre le rapprochement de ces comptes impossible.
Étape 1
Créez le solde d'ouverture après avoir terminé l'entretien Easy Step. Lorsque vous installez QuickBooks pour la première fois sur n'importe quel ordinateur, le logiciel vous guidera à travers un entretien de base sous forme de questions et réponses pour vous aider à remplir les informations sur votre entreprise. L'une des dernières questions est « Voulez-vous ajouter votre compte bancaire maintenant? » Cliquez sur le bouton « Oui » et la fenêtre « Ajouter un nouveau compte » apparaîtra.
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Étape 2
Nommez le compte. Si votre entreprise a plus d'un compte courant, un pour la paie et un pour les opérations par exemple, spécifiez le compte que vous créez actuellement lorsque vous le nommez. Saisissez les informations facultatives dans la partie inférieure de l'écran. Cela inclut la « Description » (entrez le compte courant ABC, par exemple). Saisissez également le numéro de compte bancaire et le numéro d'acheminement. L'insertion des informations maintenant permettra aux fonctionnalités bancaires électroniques de QuickBooks de fonctionner. Le "Tax Line Mapping" est automatiquement affecté pour vous au compte Bilan-Actif: Caisse.
Étape 3
Entrez le solde d'ouverture "correct". Le solde d'ouverture « correct » dépend du moment où ce compte a été ouvert. Si le compte est ouvert depuis un certain temps et que vous venez de commencer à utiliser QuickBooks, vous ne voudrez pas saisir un excès de transactions qui ont déjà eu lieu. Choisissez le mois où vous allez commencer à utiliser QuickBooks pour rapprocher vos comptes. Si vous souhaitez choisir avril comme premier mois, cliquez sur le bouton « Saisir le solde d'ouverture » et entrez le solde de clôture du relevé du mois précédent en mars. Vous le trouverez sur votre relevé bancaire. Entrez le dernier jour de mars que la banque utilise sur ses relevés dans la case « Date de fin » et cliquez sur « OK ». Cette donne au mois d'avril un solde d'ouverture afin que vous puissiez rapprocher les QuickBooks avec le relevé bancaire plus tard.
Étape 4
Saisissez le solde sur le nouveau compte bancaire. Si vous venez de commencer à utiliser QuickBooks et que vous venez d'ouvrir votre compte bancaire, entrez un solde nul comme solde de clôture du mois précédent. Commencez à utiliser le programme comme indiqué et lorsque le relevé bancaire arrivera, il facilitera le rapprochement.
Étape 5
Créez des soldes de carte de crédit, de prêt et de passif. Revenez au plan comptable et maintenez les touches "CTRL" et "N" enfoncées. Créez un compte pour chaque carte de crédit, prêt et compte de passif qui se rapporte à votre entreprise. En utilisant la même méthode que la saisie d'un solde d'ouverture pour un compte bancaire, ajoutez un solde d'ouverture pour chacun d'entre eux. Chacun de ces types de comptes devra être rapproché et, en tant que tel, nécessitera un solde d'ouverture.
