Instructions pas à pas pour créer une feuille de calcul Excel

Lorsque vous travaillez avec des données, les feuilles de calcul peuvent être un moyen pratique de tout organiser dans un format facile à comprendre. Les feuilles de calcul sont idéales pour établir des budgets, suivre l'avancement des projets et planifier. À l'ère pré-technologique, les entreprises utilisaient des registres papier pour suivre ces éléments, mais maintenant Microsoft Excel est l'outil de choix. Heureusement, créer et mettre à jour des feuilles de calcul Excel est relativement simple.

Une feuille de calcul a la même configuration, qu'elle soit sur papier ou sur l'écran de votre ordinateur. Tu as Lignes qui commencent en haut et se poursuivent pendant toute la durée des données. Il y a aussi Colonnes, qui commencent sur le côté gauche de la feuille de calcul et continuent vers la droite aussi loin que nécessaire. Le point où une ligne rencontre une colonne correspondante est appelé un cellule.

Dans Microsoft Excel, chaque ligne reçoit un numéro, tandis que chaque colonne a un lettre. La première cellule est donc A1. Si vous attribuez un en-tête à chaque colonne, la première ligne est réservée à cet effet, vous obligeant à saisir un titre pour chaque colonne. Si vous surveillez un budget, par exemple, la première colonne peut être les produits, tandis que la colonne B est l'argent que vous avez dépensé et la colonne C, la taxe que vous avez payée, suivie du prix total dans la colonne D.

Si vous avez Microsoft Office, Excel est inclus dans le package. Accédez à votre liste d'applications et choisissez Microsoft Excel dans la liste. Sélectionner Déposer et Nouveau pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul avec le titre par défaut de Livre1. Au bas de l'écran, se trouve un onglet qui indique Feuille1.

Comme avec Microsoft Word, vous avez un ruban en haut de l'écran qui vous permet de personnaliser le document et de formater les cellules. En dessous de Accueil, vous pouvez mettre du texte en gras ou modifier le type et la taille de la police. Vous pouvez également modifier l'alignement du texte dans chaque cellule pour l'aligner à gauche, à droite ou au centre.

Une chose qui peut être déroutante au départ est la terminologie. Chaque nouveau document que vous ouvrez dans Excel est appelé un classeur. Dans chaque classeur, vous créez une feuille de calcul, que vous verrez sous la forme d'un onglet en bas de l'écran. Par défaut, une nouvelle feuille de calcul s'appelle Sheet1, mais vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit et choisir Renommer pour lui donner le nom que vous souhaitez.

Pour créer une nouvelle feuille de calcul, cliquez sur le bouton + symbole à côté de l'onglet de la feuille de calcul en bas de l'écran. Vous pouvez insérer une feuille de calcul entre deux que vous avez déjà créées en cliquant avec le bouton droit sur un onglet et en choisissant Insérer une feuille. Vous pouvez déplacer les feuilles en cliquant sur l'onglet souhaité et en le faisant glisser vers la droite ou la gauche de l'endroit où il se trouve actuellement.

L'une des fonctionnalités les plus utiles d'une feuille de calcul Excel est sa Somme automatique caractéristique. Pour voir comment fonctionne cette formule, tapez une série de nombres dans une colonne, puis cliquez sur la cellule vide sous le dernier nombre. Sur le ruban, cliquez sur Formules et Somme automatique. Vous verrez la formule de la somme automatique apparaître dans la dernière case - par exemple, =SOMME(A1:A4). Lorsque vous cliquez Entrer, la formule totalise les lignes au-dessus et entre la somme dans la case qui contient la formule.

Vous pouvez également écrire vos propres formules. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec cette fonctionnalité, vous pouvez étendre ce que vous pouvez faire dans l'application. Dans la formule Somme automatique =SOMME(A1:A4), par exemple, la formule demande à Excel de totaliser les éléments des lignes A1 à A4.

Au fur et à mesure que vous commencerez à travailler avec de plus gros volumes de données, vous ressentirez un besoin croissant de tout gérer plus efficacement. UNE tableau croisé dynamique est intégré à Excel pour organiser facilement les informations. Au lieu de trier manuellement les lignes et les lignes d'informations, vous pouvez configurer les éléments pour accéder rapidement aux données dont vous avez besoin.

Avec un tableau croisé dynamique, vous ne réorganisez pas la feuille Excel ni ne modifiez les données qu'elle contient. Au lieu de cela, vous retournez les données d'une manière différente - d'où le nom "pivot" - pour les regarder sous un autre angle. Vous pouvez soit saisir les informations manuellement, soit laisser Excel faire le travail pour vous.

Si vous souhaitez créer un tableau croisé dynamique pour votre feuille Excel, le moyen le plus simple est de laisser Microsoft vous en recommander un. En dessous de Insérer, cliquez sur la flèche déroulante à côté de les tables et choisissez Recommander des tableaux croisés dynamiques. À ce stade, Microsoft vous propose plusieurs options pour organiser vos données.

Si vous vous sentez aventureux, vous pouvez créer votre propre tableau croisé dynamique en fonction des données que vous avez saisies. En dessous de Insérer, accédez à la flèche déroulante à côté de les tables et sélectionnez Tableau croisé dynamique. Vous pouvez choisir d'insérer votre tableau croisé dynamique dans la feuille de calcul existante ou de commencer une nouvelle feuille de calcul avec les informations. Après avoir sélectionné Entrer, vous pourrez commencer à créer votre rapport.

Une autre fonctionnalité Excel utile est la tableau de bord, qui peut suivre vos données en un seul endroit. Alors que les entreprises ont tendance à prendre des décisions basées sur les données, ce type d'informations faciles d'accès devient essentiel. La meilleure façon d'assurer le succès de la création d'un tableau de bord est d'abord de planifier ce que vous espérez gagner en le faisant. Les métriques que vous devez collecter doivent être répertoriées bien avant de commencer à créer.

Lorsque vous êtes prêt à commencer, importez vos données dans Excel si elles ne s'y trouvent pas déjà. Ensuite, ouvrez un nouveau classeur et configurez une ou deux feuilles de calcul supplémentaires en ajoutant des onglets en bas. Les feuilles supplémentaires sont l'endroit où vous cachez vos données supplémentaires. Ajoutez ensuite un diagramme de Gantt en choisissant Insérer, Graphiques et la deuxième option. Pour insérer vos données, faites un clic droit sur le graphique et choisissez Sélectionnez les données.

Parmi les nombreuses utilisations commerciales d'Excel se trouve la création d'horaires. Si vous dirigez une entreprise avec des employés à temps partiel qui suivent un horaire hebdomadaire, Excel peut être utile. Après un bref didacticiel Excel, vous pouvez commencer à créer un calendrier pour votre équipe.

Pour créer un calendrier, ouvrez Excel et saisissez Des horaires dans le Rechercher dans tous les modèles case dans le coin supérieur droit. Choisissez le modèle qui correspond le mieux à ce que vous essayez de faire. Dans ce cas, il est probable soit Horaire des quarts de travail des employés ou Quart hebdomadaire des employés programme. Une fois là-bas, vous pouvez écraser les noms fictifs avec vos propres noms d'employés, ajouter des lignes et supprimer des en-têtes afin de pouvoir modifier les heures répertoriées.

Les macros sont un outil Microsoft pratique qui vous permet d'économiser des étapes fastidieuses en désignant des commandes simples pour accompagner les tâches plus complexes que vous exécutez chaque jour. Créer et utiliser des macros est étonnamment facile, surtout une fois que vous avez compris. Tout d'abord, vous devrez ajouter le Développeur onglet en choisissant Exceller > Préférences > Ruban et barre d'outils. Vérifier la Développeur dans la liste de droite et enregistrez la modification.

Pour créer une macro, choisissez Enregistrer une macro sur le Développeur languette. Nommez la macro, saisissez la touche de raccourci que vous souhaitez pointer vers l'action et appuyez sur d'accord. Exécutez immédiatement l'action que vous souhaitez enregistrer, puis appuyez sur Arrête d'enregistrer dans le Développeur languette. Chaque fois que vous souhaitez effectuer cette action, vous appuyez simplement sur la séquence de mots clés que vous avez spécifiée lors de l'enregistrement de la macro.

Les longues listes de nombres peuvent être ennuyeuses. Vous pouvez pimenter n'importe quelle feuille de calcul Excel en ajoutant des éléments visuels. Un camembert est un excellent moyen d'afficher les pourcentages, chaque section du camembert représentant un segment des informations que vous transmettez.

Pour créer un camembert, vous devez d'abord avoir les données dans une feuille de calcul. Si vous avez interrogé 100 personnes, faites une liste dans une colonne des réponses et du nombre de personnes choisissant chaque réponse dans la colonne juste à côté. Sélectionnez les informations que vous souhaitez inclure dans le camembert et choisissez Insérer dans la barre de menu et Tarte. Sélectionnez ensuite le style que vous préférez.

Un graphique à barres est préférable pour montrer comment quelque chose a changé au fil du temps ou pour comparer divers éléments les uns par rapport aux autres. Si vous avez interrogé un grand groupe de personnes sur les sujets qui les intéressent le plus, par exemple, vous pouvez utiliser un graphique à barres pour montrer comment les hommes et les femmes ont répondu pour chaque domaine.

Après avoir entré les informations dans une feuille Excel, sélectionnez les données que vous souhaitez inclure et choisissez Insérer > Graphique > Bar à partir de la barre de menus. Les informations sont affichées automatiquement sous forme de graphique à barres. Vous pouvez modifier la disposition du nouveau graphique à barres dans le ruban en haut de l'écran, notamment en ajoutant éléments du graphique, en ajustant rapidement la mise en page et en changeant les couleurs utilisées pour illustrer votre Les données.

De nombreuses entreprises trouvent qu'une feuille de calcul Excel est un outil pratique pour organiser et gérer de grandes listes de diffusion. Bien qu'il existe des applications de base de données plus complexes pour les entreprises qui ont des listes de diffusion lourdes, Excel peut très bien fonctionner pour les entreprises qui continuent de créer et de développer une base de données clients. Cela peut également être un moyen rapide et indolore de créer des étiquettes de publipostage à partir d'une petite liste de noms que vous avez saisis en ligne ou à partir de réponses à une promotion.

Avant de pouvoir créer des étiquettes de publipostage, vous devez d'abord créer la liste de diffusion d'une manière qui peut être facilement transformée en adresses. Si vous souhaitez imprimer des étiquettes, vous devrez accéder à Microsoft Word et choisir le type d'envoi que vous souhaitez effectuer à partir du Démarrer le publipostage liste déroulante sous Envois. Si vous souhaitez utiliser la liste que vous avez configurée dans Excel, vous cliquez sur la flèche déroulante à côté de Sélectionnez les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante. Ensuite, connectez votre document Excel.

Aucun didacticiel Excel ne serait complet sans passer en revue la façon d'imprimer le document que vous avez créé. L'impression dans Excel peut être un peu délicate, nécessitant quelques étapes supplémentaires si vous souhaitez un quadrillage ou si vous devez contrôler la zone du document que vous souhaitez imprimer. Étant donné qu'un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul, vous devez également vous assurer que vous n'imprimez que les feuilles dont vous avez besoin.

Avant d'imprimer, sélectionnez les feuilles de calcul que vous souhaitez imprimer. Si vous souhaitez imprimer plusieurs feuilles, maintenez la touche Décalage en cliquant sur les onglets. Choisir Déposer > Imprimer > Afficher les détails. Ici, vous pouvez choisir d'imprimer les feuilles actives ou le classeur entier, ainsi que choisir l'orientation. Si vous souhaitez imprimer des quadrillages ou des en-têtes, vous devez cependant l'indiquer avant de choisir Déposer > Imprimer en sélectionnant Options de feuille sous le Mise en page onglet et en cochant les cases pour imprimer ces éléments.