Avantages et inconvénients de la téléconférence

Une téléconférence est un appel de groupe entre collègues, famille ou amis. Une personne initie l'appel et transmet les informations aux autres. Comme son nom l'indique, vous organisez une conférence ou une réunion par téléphone. Il y a un certain nombre d'avantages et d'inconvénients à la téléconférence que vous devriez considérer avant de choisir cette méthode de réunion.

Vous pouvez mettre en place un appel de téléconférence en quelques minutes. Il existe des services de téléconférence en ligne qui vous permettent de vous connecter, de régler la date et l'heure de votre appel et récupérer un numéro de téléphone et un numéro d'identification personnel, ou code PIN, à distribuer à vos participants d'appel presque immédiatement. Les participants à l'appel ont également beaucoup de flexibilité. Les appelants peuvent quitter et revenir à la discussion quand ils le souhaitent.

Un autre avantage de la téléconférence est que vous avez la preuve de qui a participé à l'appel et vous pouvez également faire enregistrer l'appel. Donc, s'il y a des différends ou des questions sur les termes d'un accord verbal conclu par téléphone, vous pouvez simplement vous référer à l'enregistrement ou à la transcription de l'appel. Vous pouvez également envoyer par e-mail à chaque participant une copie de l'appel. Cela aidera vos clients, collègues et employés à être plus efficaces. Par exemple, si vous discutiez d'un projet à terminer, un employé peut rejouer l'appel pour être clair sur son rôle dans le projet.

Dans une réunion normale, une personne est généralement désignée pour agir en tant que parlementaire sur la procédure. Le parlementaire est une personne neutre qui empêche la discussion de dévier du sujet, arbitre les arguments et fait en sorte que la réunion soit courte. Cependant, lorsque vous avez une réunion par téléphone, les gens sont moins susceptibles de respecter et de reconnaître le parlementaire. Par conséquent, une téléconférence peut être difficile à gérer et à officier.

Étant donné que cette téléconférence remplace une véritable réunion en face à face, cela peut être une façon très impersonnelle de mener des affaires ou de discuter de problèmes avec votre groupe. Vous ne pouvez pas regarder dans les yeux d'une personne lorsqu'elle parle ou observer ses mouvements pour évaluer son humeur, sa signification ou ses intentions. Il est plus difficile pour les membres de développer un lien fort les uns avec les autres. Si vous remplacez les réunions en face à face par des téléconférences, les membres de votre groupe pourraient, au fil du temps, commencer à se déconnecter les uns des autres.